文件与资料控制程序--2015版.doc

XXXXXXXX有限公司程序文件 程序文件名称 版本号：A0 编写： 审核： 批准： 2016年11月1日发布 2016年11月2日实施 XXXXXXXX有限公司 发布文件修订履历 序号 制/修订日期 修订内容摘要 版本 总页数 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 一、目的? 为了保证公司质量管理体系文件的充分适宜及有效性特制订本程序。? 二、范围? 质量管理体系需要控制的文件及资料包括：?质量手册?控制程序?管理制度?职务说明书、工程技术图纸（参考技术文件管理制度）客户提供图纸及国家/国际/行业标准?其它特别注明需受控的文件? 定义??? 3.1?受控文件? 列在“范围”内需受文控中心控制的文件与资料，若文件有新版本发出，受控文件复印件将会被更新。? 3.2?非受控文件? 列在“范围”外的文件与资料，根据需要可盖“参考章”，若文件有新版发出将不会被更新。? 四、职责? 4.1?文控中心? 负责按本程序要求执行及维护文件与资料的控制。? 4.2?文件编制者? 负责文件内容的编写，确保编写内容的正确并适宜的发出文件。? 4.3?部门负责人? 负责文件分发需求及确保分发的受控文件在适当的地方正确使用。? 五、程序? 5.1所有受控文件包含以下几大项：? 5.1.1?文件编号、版本、公司名称、文件名称；? 5.1.2?编制、审批、批准、发布及执行日期；? 5.1.3?页数及总页数（有独立控制编号方法的文件除外）；? 5.1.4?目的：列出该程序的目的和程序内容的主旨；? 5.1.5?范围：列出该程序的适用区域；? 5.1.6?职责：列出该程序相关人员的职责权限；? 5.1.6?定义：解释一些在该程序内出现的专有名词或缩写；? 5.1.7?程序：详细描述该程序的各步骤；? 5.1.8?相关文件：列出和该程序描述的活动有关的文件；? 5.1.9?相关记录：属于该程序内产生的记录? 5.1.10文件制订/修订/作废履历表? 5.2?文件编号系统? 5.2.1?公司代码：SJ? 5.2.2?文件类别代码：? 文件按级别可分为：质量手册（代号为M）；控制程序（代号为L）；管理制度（代号为G）；技术文件（详见技术文件管理制度）；职务说明书（代号为Z）；外来文件（代号为W）；以后如有新类别增加由总经办确定增加即可。? 5.3?部门代码如下表： 董事会 A 采购部 B 营销中心 C 工程部 E 财务部 F 企管部 H 生产部 M PMC P 品质部 Q 5.4?文件编号规则：? SJ?——?X?——?X?——?XX——XXX? 文件附带记录表格及版本? 文件发行的流水号? 文件起草的部门代号? 文件的大类别代号? 松井公司代号（SJ永远不变）? 例：SJ-L-H-01表示松井公司企管部制订发出的控制程序，流水号为01号。? SJ-L-H-01-01A表示企管部发布的、流水号为01的控制程序里所涉及的流水号为01的表单，其中A表示版本号。? 5.5?编号说明：? 5.5.1?所有文件编号含表格时设5位数，不含表格时设4位（每一内容算一位）? 5.5.2?第一位为松井公司代号SJ，永远保持不变；? 5.5.3?第二位为该文件的类别（见6.2文件类别代码）；? 5.5.4?第三位为文件起草部门代码，分别用A、B、C?等英文字母表示（见6.3部门代码）；? 5.5.5?第四位数为该文件发行的流水号（01、02、03?）。? 5.5.6?第五位数为该文件所附带的记录表格流水号（01、02、03）及版本号（A、B、C?一个 英文字母）。? 5.5.7?通知类（代号T）说明：? 非技术类通知：各部门草拟通知内容，统一归口企管部编号及发放；?编号构成：SJ?–?T?–?XX?–?XXX? 编号说明：松井--通知--年份--发行流水号? 例：SJ-T-08-052表示松井公司-通知-08年第052个发出? 有流水号数字中如果不够位数，不允许空格，必须在前面加0来补足。? 5.6?公司所有文件与资料按机密级别程度进行以下分级? 5.6.1?绝密级文