项目手册-004-工程项目档案管理规定(装饰公司).docVIP

一、总则 为加强工程项目档案文件的管理，提高档案管理工作水平和档案的利用率，对工程项目投标、施工阶段过程中形成的具有保存价值的文件的收集、积累、整理、归档、保管、借用、鉴定的方法和要求进行规范管理，特制定本规定。 二、适用范围 本规定适用于中寰艺高建筑装饰工程有限公司（以下称“公司”）所有分公司、直属项目部及其它分支机构。 三、管理职责 1、总经理办公室 总经理办公室为公司工程项目文件档案管理的归档部门，负责工程档案的归档、保管、更新、借阅、销毁及日常的维护等工作。 2工程管理中心 工程管理中心为公司工程项目文件档案的审核部门。负责制定工程项目文件档案管理的有关制度，领导、监督、抽查各分公司工程项目文件归档、保管及日常管理工作。 3、分公司行政部（行政助理） 3.1分公司行政部（行政助理）为本部工程项目档案的归口管理部门。宣传、贯彻、执行《档案法》及总部有关方针、政策、制度，根据情况制定本单位档案归档、保管、利用、鉴定、销毁、移交等管理制度，并向工程管理中心上报备案。 3.2统筹规划并管理本单位档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作。 3.3监督、指导本单位设计部、工程部、预算部、项目部文件资料的形成、积累、整理和归档工作。 4、分公司工程部（项目部） 负责形成、积累、整理工程项目的工程资料，除向甲方、地方档案馆移交竣工资料外，还须将一套完整的原始材料，经分公司行政部审核后，向分公司行政部归档。 四、管理流程 1、收集范围 在工程项目投标、施工阶段过程中以及各项职能管理工作中形成的具有保存价值的档案文件，其范围和类型参阅《工程档案归档清单》。 2、归档 2.1归档流程 收集 组卷 审核 整理 备案 归档 ①合同签订后，行政部（行政助理）针对单个项目建立工程档案。向业务部、设计部、工程部、预算部收集合同签订前的投标文件、设计文件、合同等文件资料原件。 ②合同签订后二天内，合同副本由分公司行政部（行政助理）直接邮寄回财务控制中心，合同正本交本单位财务部，每年随会计档案向财务控制中心归档。 ③施工过程中，行政部（行政助理）随时对项目部、工程部、设计部、预算部等形成的工程文件的原件进行收集，有关人员经常使用可以复印，临时借用办理借用手续。 ④工程竣工验收后，行政部（行政助理）将工程文件核查是否缺失，整理、组卷进行归档保存。 2.2归档要求 ①归档的案卷质量必须符合下列标准：归档文件，齐全完整；分类清楚，保持联系；题名确定，容易查找；卷内排列，系统条理；保管期限准确；密级划分恰当；蓝图折叠，符合要求；卷皮书写，正楷整法；案卷装订，整齐美观；声像资料，清楚清晰。 ②文件、图纸要求：线条、字迹、图像清晰、反差良好，书写工整；具备原始性、法律依据性的原件。 ③归档资料使用的载体和书写材料应符合耐久性要求，纸张规范，尺寸一般为A4或A3；符合档案保存要求，不能保存热敏纸，不能有铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸、喷墨打印等书写字迹。会议记录应采用A4横线纸，首页用活页记录封面。 ④档案内容种类齐全、份数完整。每份文件不可缺张少页；所发文件须有领导签发的底稿与文件清样、请示与批复、来文与复文一并归档。计算机起草的文稿应以有修改痕迹的最后一稿为底稿，没修改痕迹的要在归档目录的备注中加以说明。 ⑤案卷内的文件排列应条理系统，编定页号和件号，使之成为一个固定的、互有联系的有机整体，并逐份登录在文件归档目录上。 ⑥工程档案中的投标文件、中标通知、开工、竣工、工程结算、工程质量评定表等重要内容必须为原件并且齐全。 ⑦音像文件应用文字标出资料的对象、时间、地点、内容和制作责任者等内容，以便保存和利用。 ⑧案卷的封面应按规定逐项填写清楚，应按照一定的次序进行排列后，编制移交目录一式二份，卷内目录一式三份。 3、移交 工程项目竣工结算三个月后，分公司行政部将所归的工程档案按要求编好页码、目录，经工程管理中心审核后进行移交。交接双方应根据案卷目录详细清点，并应有分公司工程部、行政部（行政助理）的审核签字后，经认真核对，确定无误后，办理交接签字手续。附移交双方保存交接清单和案卷、卷内目录各一份，使用标准硬质城市建设档案盒保存。 4、保管 档案库房的建设应符合《档案库房建设规范》的要求，在建筑结构上要符合室内承重、通风、避光、防火、隔潮等条件的要求。 每年“五·一”、“十·一”前对库内档案存放情况进行一次清查，核对档案借出、收回情况及各类档案排列情况，发现问