时间管理插图版.doc

卷首语 从容地工作与生活 人的心力有限，不可能长期24小时全速运转，每一个当下多半也只能做一件事，你选择做A，可能就会没时间做B，这是意义的抉择；你决定给A多少时间，则是时间的创造，用法越精实简省，可以拿去生活与睡觉的时间就更多。 时间管理应该是生活或工作领域中，“知行落差”最大的活动之一，你不会否定它的重要性，却总是做不好、做不到。 每次谈到这个主题，我总会想起“帕金森定律”（Parkinson’s Law）：不管你有多少时间，你的工作就是会做到时间用完的那一刻。忙碌的经理人可能一天可以回50封e-mail；一个退休赋闲在家的人，可能写张卡片都要想个半天。这当中的差别在于事情的急迫性与时间的供给量，时间越少、紧迫性越高，人的效率就高；给的时间多、紧迫感低，不是先把时间拿去做别的事，把原本不紧迫的事，拖延成紧迫的事，就是求好心切，把事情越做越大，最后无法收拾。 再举个例子，如果是一星期后交报告，多数人都会写到截止日前最后一秒钟，而且拖到截止日前一两天才动工；换句话说，报告也是可以一两天写完的，那其他五六天都拿去做什么了？更别说有人还会在浪费大把时间后感叹，要是再给我多一天，我应该可以做得更好。 看看彼得?德鲁克（Peter Drucker）讲过的一个例子：他请某个董事长写下自己的时间支配情形，对方自认为与部门主管互动、与重要顾客往来、从事社交活动各占三分之一。但是对照董事长秘书连续6星期记录老板“实际从事的活动”，发现董事长根本没花什么时间在那3件“他自以为”的事情上，反而是经常打电话给各个生产部门，督促他们赶紧为跟自己有私交的客户发货，打乱了生产节奏，造成工作延迟。 人做事会拖延，也会把简单的事变复杂，更会不自觉地把时间拿去做无意义的事，而这些天性使然所造成的结果，经常就是工作无止境地蔓延到你的生活与睡眠。 人的心力有限，不可能长期24小时全速运转，每一个当下多半也只能做一件事，你选择做A，可能就会没时间做B，这是意义的抉择；你决定给A多少时间，则是时间的创造，用法越精实简省，可以拿去生活与睡觉的时间就更多。 精华5分钟 【核心概念】 了解自己的使命、个性、态度、培养有效工作的习惯，你就能重建一个专注、有效、不过劳、改变命运的梦想时间表！ 【有效管理时间4步骤】 根据德鲁克观察发现，想要有效管理时间，可通过4步骤达成：首要记录和分析自己每天的时间支配情形，找出浪费时间的元凶，然后集中时间做最重要的事。 Step1 详细记录时间运用情形 Step2 系统化管理时间 Step3 找出完整的时间区块 Step4 重要的事最优先，一次只做一件事 第一章 创造1天24小时的秘诀 管理大师德鲁克：重要的事最优先，一次只做一件事 根据德鲁克观察发现，想要有效管理时间，可通过4步骤达成：首要记录和分析自己每天的时间支配情形，找出浪费时间的元凶，然后集中时间做最重要的事。 【人物介绍】 彼得?德鲁克 生于1909年，于2005年11月11日辞世，素有“管理学之父”“大师中的大师”等美誉。早在1966年，德鲁克便指出，主管的首要之务是获致成效，而获致成效的第一关键，则是管理好自己的时间。 “人不善于管理自己的时间，”管理大师彼得?德鲁克（Peter Drucker）在《有效的管理者》（The Effective Executive）一书中这样说道。该书出版于1966年，距今已40年。时至今日，无论是经理人、高阶主管、管理者或知识工作者，依旧陷于同样的困境里。 德鲁克认为，最能鉴别主管效能高低的关键因素，或许就是能否珍视时间。 德鲁克很了解主管的处境。他指出，主管的时间通常是属于别人的，若以实际从事的活动来界定主管的角色，则主管应可被界定为组织的“俘虏”。德鲁克亲身观察，许多主管都是用大量的时间，做许多看似一定要完成的事情，但实际的贡献或成效，却是少之又少。 时间管理 Step1：详细记录时间运用情形 时间管理 Step2：系统化管理时间 完成时间纪录之后，就可进第二步骤，即系统化的时间管理。德鲁克指出，管理者必须从纪录中找出无生产力、浪费时间的活动，并且尽可能避免。不过，这还有赖管理者自问几个问题： 1.“如果根本不做这些事情，会怎么样？”如果答案是“不会怎么样”，那就应该停止浪费时间在不会有任何成果的事情上。德鲁克发现，有些大忙人之所以忙，是因为他们从不错过任何事。他以一位自称两年内只有圣诞夜和新年在家吃晚餐的执行长为例，其实很多晚宴根本只是礼貌性邀约，他参加了反而徒增对方困扰；更有多达三分之一的餐会是就算公司任何一个高阶主管都不参与，也不会影响公司业绩。因此，如果一项活动对于组织或自己毫无贡献，就该学习说不。 2.“在时间纪录上的所有活动中，哪一项是可交由其他人完成，而且就算没能做得更好，也可以做得一样好的？”德鲁克在此