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谁动了我的保险箱 一、案例简介 去年4月11日，上海人民广场某大厦内的一家公司发生财物失窃案，6100余元和一些票据不翼而飞。据前台介绍，该公司每天下班前会将当日营业额及一些票据资料放入一个信封内，总公司每周四会派人领取一周所有信封。经警方勘查后发现该公司平时保险箱只是简单加锁，未使用密码，且公司大门钥匙包括离职员工在内人手一把，而保险箱的钥匙就放在前台平日并不上锁的抽屉中。由于无撬锁痕迹，警方判断系内部员工所为。调查期间，公司决定不再使用保险箱，而是将钱统一放到前台抽屉内，并将抽屉上锁，大门也换了锁。然而仅隔几天，该公司又遭遇盗窃，被盗现金22000元及一些票据。 通过警方对监控录像的仔细观察和一系列的盘查，终于在两周后抓获犯罪人员。原来，这名犯罪分子系该公司的前员工，于2月份入职，3月底辞职，但由于离职时公司并未要求其交接相关事宜，因此他便持有了公司大门钥匙。4月10日他本想潜入公司偷窃公司的宣传资料以供新公司使用，后发现公司前台抽屉内有保险箱的钥匙，于是就顺手牵羊拿走了保险箱内的6000多元。而5天后，当他第二次来到公司发现大门锁虽已更换，但只是用力敲打几下，门就自然打开，于是再次盗窃20000余元现金。 二、内部控制分析 案例中，该公司频频发生财物失窃，我认为，主要是由员工离职管理松懈、货币资金管控不足及门禁安保不严三方面的缺陷所致。以下将分别进行分析： 1、员工离职管理制度存在明显漏洞 （1）缺少离职手续移交程序，离职阶段疏于管理 该公司前员工首次行窃之所以能成功，关键是其离职后仍持有公司的大门钥匙，进出自如。而持有大门钥匙正是由于该公司人力资源部门在离职管理制度中缺少离职时相关文件、物品等移交程序所致。不规范的离职管理，势必存在一定的安全隐患和风险。 （2）入职时未与员工签订保密及不竞争协议，离职后易造成商业泄密 该离职员工，原作案动机为偷取公司的宣传资料以供新公司使用，如果当时他顺利获取相关新产品、新技术资料，并将商业机密泄露给竞争对手新东家，对该公司造成的影响将不堪设想。 货币资金内控管理不足 （1）大额现金滞留营业部，未实行限额管理 由案例描述可知，该公司每日留存当日营业额和票据，由总公司一周一次进行汇总结算。第一次公司被偷6100多元，而第二次甚至被盗取20000余元现金。可见，大量结余现金被置放在营业部，存在潜在风险，一旦被盗，将全款遗失，损失惨重。 （2）人人皆知保险箱钥匙位置，缺乏资金安全保护意识 该公司包括离职员工在内每人都有一把大门钥匙，而保险箱的钥匙更是放在浅显可见、人流众多的前台抽屉内。保险箱除了简单加锁，没有任何密码设置，几乎无专人保管库存现金。显然，该公司资金安全保护存在严重疏漏，这无疑给贪财之徒提供了作案机会，增加了公司的财务失窃风险。 3、门禁安保管理不严格 该犯罪分子第二次犯案时，公司大门虽已换锁，但他只用力敲几下，便轻松打开大门。可见，该公司没有相关门禁系统，仅靠单纯的门道及钥匙进行出入管理。而且公司为了方便员工进出，给每人都配备了大门钥匙，这将不利于工作环境安全。 三、启示与建议 1、离职管理方面 （1）规范离职流程，厘清离职手续 离职人员填写《员工离职申请表》→经批准后，移交工作/所借（领）款项清算/离职审计，《员工离职流转单》→财务部办理离职结算手续→人力资源部门出具《解除、终止劳动关系证明》→人事档案、组织、社保、公积金等关系转移、退工手续报备→离职面谈，《员工离职面谈记录表》 尤其，移交时应当列清单逐项移交并作说明，有关工作和文件资料，交接人员应在交接清单上签字确认。有关离职人员在就职期间所领用的公司物品应移交至办公室，并办理交接签字手续。 （2）入职时与员工签订保密及不竞争协议，明确就职期间及离职后保密义务 商业秘密是一个企业的核心内容，它关乎企业的竞争力，对企业的发展至关重要，有的甚至直接影响到企业的生存。所以，与会接触到企业商业秘密的员工签订保密协议是十分必要的。企业在员工入职管理阶段，双方签订劳动合同的同时，还应当签订员工保密及不竞争协议，明确员工的保密范围、就职期间及离职后保密义务和违约责任。 2、货币资金管理方面 （1）实行限额管理制度，超额现金及时存入银行 总公司应当书面规定各营业部库存现金及现金支付的最高限额，超过限额的收支必须通过银行账户办理。从而减少现金库存过大的风险，加速资金周转，提高资金运用的经济效益。 （2）保险箱双重加密，钥匙由专人保管 企业应当配置有钥匙和密码的保险箱，双重加密保证资金安全，同时应当规定仅由出纳人员接触现金并保管保险箱钥匙和密码。 3、门禁安保方面 企业应当安装刷卡或指纹识别等智能门禁系统，既能有效保障工作环境安全，又能在人事考勤管理等行政管理工作中发挥作用，智能管理员工出入情况。 呈报人：XXX 2014年