保会通财务件之记账凭证.docVIP

第四章　　记账凭证 一、会计月 保会通财务软件是以年度为单位进行会计事务处理的，每一个年度又分为12个会计月，每一个会计月的月初日及月末日都可由用户根据需要自行设置，系统默认会计月与公历月相同。用户在制作记账凭证时所输入的制证日期为公历年月日，系统会自动根据所输入的日期来确定其所属的会计月。 二、凭证类别 凭证类别是凭证编码的先导，用户若需要将凭证进行分类，则必须在年度初始尚未处理任何账务之前，将其类别设置好，类别字只能是数字或大写英文字母，长度要么是一位，要么是两位，设置了凭证类别之后，所有的凭证编号都必须输入相应的类别字。 三、凭证号 凭证号码由其类别码（若已设置凭证类别的话）和当月的顺序号组成，在一个会计月内，凭证号码必须连续或分类连续，不得有空缺。在录入凭证号时，若设置了类别，则必须先输入类别字，之后可以按工具栏上的图标或按【F2】来产生一个连续可用的凭证号，按或【Ctrl+F2】产生一个最大的凭证号。 四、凭证取数标志 凭证的取数标志就是根据凭证数据的使用类型人为地将凭证分类，凭证的取数标志用一个数字来表示，即0、1、2、…、9。新增凭证时，系统默认其标志数为“0”。由此可见，按凭证数据的使用类型可将凭证至多分成10类。 凭证取数标志可以被保会通账簿取数函数识别，因此引入凭证取数标志的一个主要目的就是更好地为生成报表服务。如将普通凭证的标志数设定为“0”，损益转利润、收支转结余凭证的标志数设定为“1”，这样在做利润表、收支表的取数公式时将会更简洁有效。 在编辑记账凭证时，使用工具栏上的框可操作凭证标志数。 五、凭证目录 凭证目录就是凭证号及其相关字段的集合，即每一条凭证目录由其制作日期、凭证号、所属会计月、制作员、复核员、附件张数和取数标志构成。用户在凭证打开对话框中的列表视图内所看到的就是凭证目录。 六、凭证分录 凭证分录是记账凭证的具体的经济内容，它由摘要、会计科目及其发生额构成。在每一条分录中：摘要不得为空值，会计科目必须是最低明细科目，借贷方发生额不得同时存在，也不得同时为零。必须遵循“有借必有贷，借贷必相等”的原则，不允许单边凭证。 七、凭证编辑 凭证编辑就是凭证的录入过程，也称为制作记账凭证。要求用户录入制作的年、月、日、凭证号码、附件张数及凭证分录。 在分录录入过程中，会计科目栏可以直接输入科目代码，也可以按【F2】键调出会计科目目录选取。在科目录入处敲回车键，若未录科目或科目不是最低级会计科目，系统会自动调出会计科目目录框供你选择科目。 录入金额时，可以按【F12】键调用计算器进行计算，并将计算结果送到当前位置。 录入分录金额时，若该分录的科目是按多维子目核算的，不能在分录金额录入区内直接录入金额，此时屏幕下方会出现“记账凭证附表”编辑区。用户可在此区域内录入该科目的所有明细内容。记账凭证附表的格式与会计科目的核算模式有关。用户在编辑记账凭证附表时可以发现，记账凭证中的金额在不断随附表中的金额的变化而变化，且总为附表中金额的合计数。请注意在录入附表前，应将凭证录入区中的编辑框置于正确的金额方向，然后才能激活附表编辑区进行编辑。附表编辑区是否显示摘要和科目代码可使用右键菜单来定制。附表中若未录入摘要或摘要为空，系统会以凭证编辑区中该条分录的摘要来填充。按多维子目核算的会计科目在一张凭证中同一科目同一方向的分录只能有唯一一条。 在凭证编辑过程中可以按工具栏上的或【Ctrl+S】键保存凭证。当一张凭证编辑完毕。按文档窗口的控制按钮关闭文档窗口，然后可继续编辑其它凭证。 用户也可以使用剪贴板功能，将已存在的记账凭证进行复制粘贴。还可以调用事先定义好的分录模板来生成记账凭证。 八、凭证分录模板 在日常处理会计事务中，会经常处理一些金额来源很有规律的凭证，这些凭证在不同的报告期内处理的方法都相同，不同的只是金额，而金额要么来源于账簿，要么来源于报表，比如：提发工资凭证、收入、支出结转凭证等，我们将这些凭证的分录分别保存下来，并用取数公式代表它们的金额，在需要的时候，调出它，即可生成一张记账凭证，象这样的凭证，称之为凭证分录模板。 九、凭证的复核登账 记账凭证的复核过程就是登账的过程，只有通过复核后，才能登账。复核时系统将自动检查凭证的合法性。 记账凭证的复核有两种方式：一是先浏览后复核，当用户认为该凭证正确无误时，可以按F11键或在鼠右键菜单中选择【复核登账】来实现复核登账；二是用户可以在记账凭证对话框中选择要复核的凭证，使用右键菜单中的【复核登账】功能直接执行复核登账而不浏览凭证。 在没有做结账之前，任何一张已复核了的凭证都可以由复核员取消它的复核，取消复核后的凭证与复核前的凭证一样，制作员可以对它进行修改、删除，其他人可以再次复核等操作。取消复核操作方法与复核登账