会展信息管理6.pptx

会展信息管理 第六讲 会展项目运营 信息管理主讲教师：张晶 PHEmail：686808@ 目录会展项目运营信息管理的流程会展项目运营信息化的主要内容 会展项目运营信息化的实践应用会展项目运营信息管理的流程会展项目运营信息化的主要内容会展项目运营信息化的实践应用一、展前阶段1.展览项目的立项与审批会展名称、举办地点、举办时间、会展的频率、办展机构、会展的规模、会展定位2.会展项目预算管理场地租用、新闻发布会、开幕式、宴会、礼品等。 支出费用： 展会收入：赞助及展位费、广告费、代理费、门票等。3.会展项目日常管理 记录事件信息及时间安排，形成日程文件 通过提醒功能跟踪重要的事件，控制事件进度，检查收支4.会展项目进程管理 记录展会运营中参展商活动、展览相关新闻稿和图片的信息发布、展会通知和通告发布等内容的进程。 一些典型的信息管理手段网页的开发制作和信息发布胸卡设计和印刷参展商和观众预登记其他展前管理的工作(邀请、邮寄标签、打印等）MIS在展前的主要功能与作用1. 管理展会项目的立项、策划、新闻发布会、高峰会议、研讨会议等运营2. 综合管理评估展览项目的收支和盈利情况3. 有效管理展位销售情况及发掘参展商客户4. 系统管理专业观众信息5. 实时与展览服务商协调沟通6. 及时收集相关展会信息和参展商信息 二、展中阶段1.现场接待和组织管理2.观众信息的采集、录入、处理3.参观卡、IC卡、电子标签卡的管理4.门禁管理5.现场分析报告的制作回程票的信息管理1. 会议的会中管理会议征文信息管理安全信息管理2. 展会的展中管理查岗情况记录门票销售信息管理信息的采集观众入场时采集的实时信息会后采集的信息现场调查（观众入场时的调查，观众意见反馈，参展商问卷调查）三、展后阶段 会展信息的整理，数据规范化处理 会展收支情况的报表，统计分析报告，展会效果 评估 展后信息的保存 展后回访 商业线索追踪服务后续跟踪服务 收集客户的意见和建议 及时通报展会信息 保持长期的感情联系为下届招展、招商作准备提高展会整体质量（通过提高参展商的质量来提高展会总体质量）减少展会相关工作人员的工作量展后的一些典型任务与会人员房卡的收缴1. 会议的会后管理建立送客用车记录每个往来帐目的清算执行撤展预案2. 展览的展后管理回收租用物品每个往来帐目的清算会展项目运营信息管理的流程会展项目运营信息化的主要内容会展项目运营信息化的实践应用参展商信息库建设招展代理管理招展联络管理展位实时管理参展费用管理展览服务商管理观众邀请管理潜在展商招展代理原始展商资料数据库销售管理招展计划会展运营信息管理流程招展资料管理观众信息数据库直接招展间接招展招展记录管理展位分配合同管理参展费用管理展商满意度调研展商分类展商资料整理参展手册展商信息反馈展商资料数据库展商信息分析总结展会现场活动管理展会宣传一、展商信息建设展商数据库的内容 厂商公司信息和联系人数据库 客户原始记录 统计分析资料 企业投入记录 潜在参展商数据挖掘 参展商分类管理 参展商参展史 记录管理 参展商分级管理信息来源 行业企业名录（电话黄页） 商会和行业协会 政府主管部门 专业报刊 同类展会 各地专业网站 工作人员录入：六大来源 原有数据导入 外网，参展商通过外网注册填写多次展会间的信息复用 参展商参加历届展会的信息带入 工作人员历届展会信息的参考 跨展会查询和报表会刊中一般参展客商信息内容及规范公司或单位的名称；公司或单位的住址、邮编、网址、电话以及联系人姓名等信息；公司或单位的简况，包括发展沿革、产品与服务特点等。对于公司或单位的名称，须核实其是否规范，一般要求使用法人名称；如使用简称，则应是公众熟知或约定俗成的；对于公司或单位的联系信息，须核实其是否准确；对于公司或单位的简况资料，应按文字规范和简洁的原则，进行必要的修饰和梳理；经过编辑且改动较多的简介文字稿，应反馈参展客商认可；国际化程度较高的展览会，其简介文字需有英文版。二、招展代理管理利用合作单位合作招展扩大展览会销售，支付相应的代理佣金。 透明代理：主办方和代理方都知道参展合同金额，并且严格按照参展合同金额支付佣金。 不透明代理：主办方不知道参展合同金额，只有代理方知道，代理支付金额遵照代理合同。 半透明代理：代理支付金额部分为佣金，部分为其他（如奖励、惩罚、广告费、邮费、宣传费、劳务费等）招展人员管理招展人员个人信息、登录管理、销售情况查询、当前工作查询招展过程管理电话记录、交往过程、当前状态、交费情况、展会服务预订情况招展收费管理反映当前和总体参展商应收、已收、欠款等情况。参展商反馈信息管理参展商展后回访管理展会招展业务的核心就是展商管理。招展过程就是对客户跟踪的过程，也就是让潜在的展商、代理商、展团能参展成为真正的展商、代理商和