接到是临时会议处理流程.docVIP

·报业大厦项目部· 临时会议及接待参观处理流程 1、报出公司或部门名称  在电话接通之后，接电话者应该先主动向对方问好，并立刻报出本公司或部门的名称，如：“您好，九鼎物业公司……”。应该注意要作到彬彬有礼。 2、确定来电者身份及部门  接下来还需要确定来电者的身份及部门。在确定来电者身份的过程中，尤其要注意给予对方亲切随和的问候，避免对方不耐烦。 3、听清楚来电通知的内容并作好记录  了解清楚来电通知的内容并作好记录。电话的接听者应该弄清楚以下一些问题： 1）、临时会议：本次来电通知使用的会议室？使用会议室的时间？是否属于内部会议还是外部的交流会议？如是外部交流会议大概有多少人次需要接待？开会是否需要使用话筒或投影机等器材？使用话筒或投影机等器材使用时间？是否需要准备几壶开水？是否需要接待人员倒水？如使用报告厅是否需要摆放签到桌？ 2）、临时参观：本次参观的单位？参观的时间？参观的人次？参观的路线？是否需要接待人员跟从？是否需用专用电梯？是否需要在大厦餐厅就餐？如就餐的标准？ 4、复诵来电要点 电话接听完毕之前，不要忘记复诵一遍来电的要点，防止记录错误或者偏 第 1 页 共 3 页 洛阳九鼎物业管理有限公司 ·报业大厦项目部· 差而带来的