办公自动化系统(oa)运行管理y规定.doc

办公自动化系统(OA)运行管理规定 QB/HS-BG-07 为提高工作质量及工作效率，节约办公成本，加快公司办公自动化及信息化建设，根据公司实际情况，特制定办公自动化(以下简称“OA”)运行管理规定。 一、总则 OA适用范围 公司内和管理局域网连接部门，包括：总经理办、生产部、供应部、投标部、销售公司、人力资源部、售后服务中心、企管部、质检部、仓储部、审计部、办公室。除特殊情况外，以上部门在发布公司通知或文件时不再另行通知。 OA使用人员 各部门领导指定的本部门信息负责人及部门内部有工号人员。 二、用户注册与注销 1、公司新进符合使用OA系统的人员，由人力资源部在一个工作日内将人员的姓名、部门、岗位等基本资料送交办公室信息负责人，信息负责人应在一个工作日内完成OA用户注册。公司OA用户离职前，须到办公室OA注销手续后，方可办理离职手续。 2、各部门对没配置专用电脑的OA用户，要合理安排电脑共用。 三、操作要求 1、考勤管理 (1) 员工在8：15—8：45必须登录”OA”系统进行上班考勤登记，并始终使OA系统处于“在线”状态，确保信息和联络通畅。及时查阅相关信息和处理各类文档。 (2) 员工在16：45—17：20登录下班考勤登记，并查阅一天的工作情况，确保当天所有工作及信息的完成与传达。 (3) 信息负责人如因出差或请假等原因离厂超过1天，应将处理文件的权限委托本部门其他人员，在“外出情况”中登记并告知管理人员，返回单位后应及时收回权限。 2、文件管理 (1) 电子文件严格按发文范围发送，各部门信息负责人为文件发送及接收负责人，负责将文件精神传达给相关部门及人员。各部门收发的电子公文由专人登记、下载保存及管理。 (2) 各部门上报、下发的普通公文(包括文件、会议通知、公告、简报、信息等)原则上统一采用OA发送，特殊情况经批准方可打印出纸质文件。正式文件及其他需领导亲笔签发的文件，仍按原流程起草、审核、签发、打印，最后统一由办公室编号、扫描，通过OA发送至收文部门或个人。 (3) 电子文件发送后，工作人员应根据公文的缓急程度对所发公文的接收情况进行检查、催办、督办，发现问题及时与有关部门人员联系。 (4) 办公室对OA系统上电子公文每年底整理一次，刻录成光盘，存入公司档案室。 3、信息发布及回复 (1) 信息发布按相关栏目和权限及要求进行，相关版块，版主及栏目发起人为版块栏目管理人，组织对公司行政管理、技术管理和其他事务进行交流、沟通。 (2) 凡涉及回复的，均应在发布时标记“邀请阅读”。相关人员按职责对相关信息，应及时给予回复。公司通知、企业制度、指令等栏目内容涉及全体员工的，部门负责人必须在一天内给予回复，并代表部门人员发表看法及执行情况。其他栏目，若下级要求必须回复的，格式为（请回复）；并应在三天内给予回复。急办的内容，负责人员必须在1小时内给予回复，特别急的事情，请电话另行通知。 (3) 申请栏目内容发布，应有项目经理或负责人的审核意见。 (4) 论坛、内部讨论区、人员去向、档案等栏目，员工可自由参与。 (5) 负责人员按职责对相关信息，必须及时给予回复；如若未回复，则第一次由公司OA管理员在OA栏目上发布批评，第二次OA管理员发布公告并通知其直接上级；第三次OA管理员直接通报总经理，核实后，由财务部门给予5-50元的罚款并通报批评。 (6) OA管理员未及时通报的由其直接上级给予批评与警告；经两次发现未及时通报的，由财务部门给予5-50元的罚款，三次发现未及时通报的由财务部门给予100元的罚款。 4、保密要求 1、根据不同部门、不同岗位、不同角色，确定权限和设置用户组要求。需更改权限人员，须提交书面申请，由总经理批准后，由OA管理员授予。公司员工调动、离职或违反公司纪律的，OA管理员须及时调整、取消或暂停其权限。 2、操作人员要妥善保管好自己的密码并及时更新，不得将用户名及密码外泄。 3、严禁在OA平台上传涉密的文件、文章、报告和信息。确属工作需要的，要采取加密的措施，并严格控制管理。 4、未经部门领导同意，任何人不得随意外泄OA系统中的内容，并严禁下载。 5、如发生泄密情况，将按公司制度及相关规定进行处罚。 四、奖惩制度 1、OA系统采取竞争上岗制度，对于工作态度不积极、系统操作不熟练、工作流程不能及时处理或自身能力不能胜任者取消其上岗资格。 2、每次按照规定时间在办公系统内考勤登记满勤并及时处理办公系统内部消息、公告及工作相关内容人员，给予满勤奖金30元。每月允许3次有正当理由的迟到考勤登记，超过3次者取消当月满勤奖金。 3、对于当天公告、工作流、通知