办公自际动化系统简介.doc

办 公 自 动 化 系 统 内 容 简 介 2011.4.26 概述:??? 办公自动化（OA，Office Automation），是70年代中期发达国家为解决办公业务量急剧增加对部门生产率产生巨大影响问题的背景下，发展起来的一门综合性技术。 而后经过三十几年的发展，如今已步入了以知识管理为核心的第三代。主要目的是把部门的知识有形化、实用化、制度化、系统化、充分利用组织的知识资源，通过协作和交流，简化员工工作，提高员工的办公效率和质量，从而达到提高部门竞争力的最终目的。 主要模块功能介绍： 1、收文系统 主要完成收文所涉及的一系列操作：公文上报、登记、拟办、中转、转发、处室拟办、领导审核、承办单位办理、归档、相关单位查询公文等。在系统中特别注重数字化数据的一次性录入，减少重复劳动，提高办公效率。 2、发文系统 主要完成发文所涉及的一系列操作：处室拟稿、领导审签、文字初审、文字复审、领导签发、文书印发等。 3、待办事宜系统 待办事宜系统是整个办公自动化系统的重要组成部分，通过这个模块，领导只需查看、处理待办事宜系统中的文件，领导批示、审批、审阅的工作都可以完成，极大地方便了领导办公。同时工作人员需要经常查看待办事宜，办理领导交办的事项，以免本人的待办事宜延误。 4、文档管理系统 （1）、信息量大： 收录了上级单位下发的多种文件及本单位发布的文件。对于有关单位的相关政策、制度的制定具有指导意义。 （2）、信息及时、准确： 文件从下发当天就可以进入办公自动化系统，由于从编辑、采编都采用计算机网络实现，因此信息不仅及时、而且准确。 （3）、便于重复引用： 由于文档管理系统的整个流程均以数字化的方式传输，因此只需一次输入，其它单位就可以方便地引用，减少了文字的重复录入，提高了工作效率。 5、政务信息系统 由于政务信息产生的整个流程均以数字化的方式传输，因此只需一次输入，其它单位就可以方便地引用，减少了文字的重复录入，提高了工作效率。 6、全文搜索功能。 在系统中提供了功能强大的全文搜索功能，无论系统中存有成千上万的海量信息，您都能在几秒内找到需要的信息。 7、会议管理系统 提供了会议安排、会议通知单、会议纪要、会议议题归档库；可以对归档库中的内容按指定的方式进行查询和统计。 8、远程信息上报系统 远程信息上报的目的是为信息采编工作提供信息来源。主要由下级单位或二级单位使用，方便地向上级单位报送本单位的信息。 9、电话及通讯名录 电话及通讯名录系统提供本单位及所属单位的通讯名录信息服务，联网用户可以将本单位人员的通讯名录输入本系统，以方便查询和交流。 10、电子邮件系统 本系统在整个办公自动化系统中的作用非常关键，它不仅是系统中各种流程衔接的纽带，同时Notes邮件系统也可以非常方便地促进工作人员之间信息的交流。在本系统中可以起草、发送Notes电子邮件、发送文件等，可以传输任何电子文件，系统内部发送电子邮件只需5-30秒就可以到达指定收件人信箱。 部门使用办公自动化的益处： 1、效提升员工办公效率 办公自动化系统能帮助部门建立一个完整的工作平台以打破时间、空间的限制，让部门的所有员工可以在任何地方、任何时间都能够在一个统一的工作平台完成日常的工作，大大地提高了办公效率。 2、提升部门反应速度 对部门而言，业务流程始终是创造价值最核心的要素之一，通过工作流作纽带，能将各个业务部门甚至上下游厂商之间连成一个整体，责权分明，大大提高了工作效率。不仅如此，哲程工作流系统可以帮助部门对流程进行不断的优化改造，找出流程中的瓶颈，避免人为因素的干扰，提升公司的竞争力。 3、提升部门执行力 在传统的管理模式下团队协作不好，领导不知道下边在干什么，成员不知道其他人在做什么。通过哲程协同系统，领导可以非常清楚的知道员工的工作情况，可以根据具体情况指导工作，团队成员之间协作也可以更加紧密，大大提升了部门的执行力。 办公自动化系统的特点： 1、集成化： 软硬件及网络产品的集成，人与系统的集成，单一办公系统同社会公众信息系统的集成，组成了“无缝集成”的开放式系统。 2、智能化： 面向日常事务处理，辅助人们完成智能性劳动，如：汉字识别，对公文内容的理解和深层处理，辅助决策及处理意外等。 3、多媒体化： 包括对数字、文字、图像、声音和动画的综合处理。 适用行业： 政府部门 日常办公资料收录、存放、交流得以方便，处理办公事务高效简洁。 建筑业 对项目进度管理、工程合同管理、资金管理都