NITWORD义第六单元.pptVIP

任务一 制作信函 1.1 邮件合并 一、基本概念和功能 “邮件合并” 具体地说，就是在邮件文档（主文档）的固定内容中，合并与发送信息相关的一组通信资料（数据源：如Excel表、Access数据表等），从而批量生成需要的邮件文档，因此大大提高工作的效率。 二、适用范围 需要制作的数量比较大且文档内容可分为固定不变的部分和变化的部分（比如打印信封，寄信人信息是固定不变的，而收信人信息是变化的部分），变化的内容来自数据表中含有标题行的数据记录表。 任务一 制作信函 1.1 邮件合并 三、基本的合并过程 邮件合并的基本过程包括三个步骤，只要理解了这些过程，就可以得心应手地利用邮件合并来完成批量作业。 1、建立主文档 主文档是指邮件合并内容的固定不变的部分，如信函中的通用部分、信封上的落款等。建立主文档的过程就和平时新建一个Word文档一模一样，在进行邮件合并之前它只是一个普通的文档。 2、准备数据源 数据源就是数据记录表，其中包含着相关的字段和记录内容。一般情况下，我们考虑使用邮件合并来提高效率正是因为我们手上已经有了相关的数据源，如Excel表格、Word表格或Access数据库。如果没有现成的，我们也可以重新建立一个数据源。 需要特别提醒的是，在实际工作中，我们可能会在Excel表格中加一标题。如果要用为数据源，应该先将其删除，得到以标题行（字段名）开始的一张Exce