东风有限 办公室业务信息化管理的创新与提升主报告.docxVIP

办公室业务信息化管理的创新与提升东风汽车有限公司总裁办公室2013年6月目 录前言2实施背景4管理内涵8主要创新做法10实施效果22前 言东风汽车有限公司(简称东风有限，英文缩写“DFL”)是东风汽车集团股份有限公司与日产（中国）投资有限公司携手组建的迄今中国最大汽车合资企业。东风有限于2003年6月9日创立，7月1日正式运营，现任董事长徐平，总裁中村公泰。? 东风有限注册资本为人民币167亿元（同期折合约2400亿日元或20亿美元），双方各拥有50%的股份。东风汽车公司以其包括相关子公司、关联企业股权在内的现有资产进行出资，日产汽车公司以相应的现金出资。公司注册地设在湖北省武汉市经济技术开发区，目前拥有员工7万名。东风有限是中国首家拥有全系列商用车、轻型商用车及乘用车产品的汽车合资企业，主要有十堰、襄阳、武汉、广州、郑州等制造基地，公司商用车使用“东风”品牌，乘用车使用“Nissan”、“启辰”品牌。东风有限在广州建立乘用车研发中心，在武汉建立东风汽车股份有限公司商品研发院，保留和发展了商用车研发中心。东风有限仍然属于中国汽车行业迄今为止规模最大、合作层次最深、领域最广的合资项目。规模最大。从资本规模上看，公司注册资本达到167亿元，超过国内任何一家合资企业。这也是日产公司历史上仅次于美国的第二大海外投资项目；人员最多。合资公司员工数达到7万人，是目前国内汽车行业人数最多的合资企业；——公司产品涵盖商用车、轻型商用车、乘用车、零部件和汽车装备，是国内汽车行业第一家全系列产品的合资公司，也是日产公司在海外唯一的一个全系列合作项目；合作业务范围不仅涉及双方的研发、生产和销售，而且日产方还将向合资公司提供包括产品规划、采购、物流、质量控制、品牌管理、市场开拓、销售网络、金融服务等各方面经验，涉及整个价值链的各环节。2012年，东风有限共销售汽车136.5万辆，市场占有率7.07%，销售收入1473亿元，圆满完成年度目标。实施背景东风有限总裁办公室分析企业内部实际、外部形势与原OA系统的局限性，开展办公室业务信息化管理创新与提升工作,具体背景如下：一、信息化平台应用是东风有限提升创新管理水平的必由之路（一）以东风有限13中期事业计划为指引，推进信息化平台的应用。东风有限发布13中期事业计划，在实现强势增长战略的同时，有效推进优化运营与倍受信赖战略。中期事业计划的确定和发布，给东风有限内部管理提出了更高的要求，高效信息化的管理水平对事业计划的达成起到促进作用。（二）东风有限作为国内汽车行业最大的合资公司，办公室管理创新势在必行。东风有限注册资本为人民币167亿元，产品涵盖了商用车、乘用车、零部件和汽车装备，拥有员工7万余名。总部位于武汉，下属事业部、工厂/子公司位于十堰、襄阳、广州、郑州等地。公司规模大、人员多、地域范围广。部分传统的管理方式很难满足现代化管理需求，东风有限要想在市场中立于不败之地，必须有创新的管理为今后长足发展作保障。因此，总裁办公室开发、应用信息化管理创新平台，为东风有限健康、快速发展贡献力量。（三）总裁办公室提升管理水平的客观需要。全面提升管理水平是总裁办公室的不懈追求，只有从工作实际出发，注重分析工作中不足之处，实现改善创新，才能不断提升部门管理水平，促进公司综合竞争力的提升。应急管理：过去应急信息传递不够及时，公司缺乏应急管理人员共享和学习的信息平台，相关应急管理流程有待进一步规范。公文管理：部分业务功能不完善，不能满足业务需求，如没有文件归档，公文检索、公文正文检索、公文目录维护等基本的但又需要普遍使用的功能。档案管理：东风有限过去无统一的档案信息管理系统，公司各单位库存档案以纸质档案为主，档案收集、整理、提供利用等均为烦琐的手工操作，很难提高档案归档率、查全率和查准率。东风有限大部分工厂/子公司在上世纪六、七十年代建厂，有大量历史档案因年代久远、保管条件不佳等原因，濒临损毁，对历史档案采取扫描等数字化手段予以抢救势在必行。随着公司各业务领域信息技术的普遍使用，公司数字信息的数量迅速增长，致使公司的档案管理与档案保护工作亟待新的管理技术支持予以创新。立项前，东风有限无统一的档案信息管理系统，个别单位自行购买版本不一的档案管理软件，软件没有与公司档案管理实际相契合，使用效果不佳。使用档案的系统与外部系统没有接口，档案系统仅仅局限在内部单位，档案对其他单位没有共享性。部分单位没有档案网上申请权限功能或由于系统权限功能的不完善，仍然通过电话等手工方式申请查看档案，档案的利用率不高;东风有限针对不同单位实行多点维护，管理成本高。会议室管理：立项前偶尔出现会议室的预定、使用状态不清晰、职能部门会议室资源使用紧张等情况，给会议预定带来诸多不便。对内传播：过去没有推出4个影像窗口与5个传播栏目时，公司对内宣传传播手段