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目 录 一、总则 2 二、办公室职责 2 (一) 文件管理办法和记录管理程序 2 (二) 公文处理办法； 13 (三) 办公用品管理办法 14 (四) 行政印章管理办法 17 (五) 小车的管理 22 (六) 职工假期管理 30 中铁大桥局股份有限公司大瑞铁路澜沧江特大桥 办公室管理细则 一、总则 为了规范项目部办公室的管理，根据中铁大桥局集团第五工程有限公司办公室管理文件中的各项管理办法，结合我项目部的实际情况，特制定本办法，望各部室遵照执行。本办法仅适用于澜沧江特大桥项目部。 二、办公室职责 严格按照公司办公室管理办法，负责制订项目部办公室管理办法并监督实施。 (一) 文件管理办法和记录管理程序 1、目的 保证公司文件处于受控状态和使用有效的版本，防止文件错用、误用、丢失、误传和损坏。对记录进行有效管理和控制，为产品质量和质量体系运行情况提供客观的证据； 2、适用范围 (1) 与质量体系有关的文件和记录管理； (2) 本公司在用的技术文件、标准、规范及有关记录的控制与管理； 3、术语和定义 (1) 文件是指管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法经营和进行公务活动的重要工具，为一定的办事目的而产生，并起到沟通信息，宣传说理和办事凭证的作用； (2) 记录是指完成的活动或达到的结果提供客观证据的文件； (3) 文件和记录管理是指公司及公司各单位、各部门与上级、外界及关系企业(包括公司内部)来往文件与记录，自产生到归档全过程的办理与控制； (4) 管理文件是指本公司在管理活动中所依据的法律、法规、规章、规程，所形成的各项规章制度、指令、计划、通知、内部质量审核报告，以及来自上级、外界及关系企业的文件等； 4、职责 (1) 公司办公室负责制订本程序并监督实施； (2) 公司办公室负责公司文件的管理和控制，每半年定期检查文件使用部门的文件控制和使用情况，记录检查结果； (3) 各部门和各单位文件管理与控制日常运行的具体记录，内容要真实、准确及时，并接受主管部门的检查和监督指导； (4) 各部门和各单位对各自范围内的记录进行管理和控制，相关支持性文件由归口管理部门制定； 5、文件分类 (1) 文件分为外来的法律、法规、标准等文件和内部制定的文件； (2) 文件可以是文字的，也可以是硬拷贝或电子媒体； 6、文件的拟稿 (1) 涉及公司整体事务或以公司名义的文件由公司办公室或具体业务部门拟稿，公司所属各单位的文件由各单位办公室或业务部门拟稿； (2) 所有文件的拟稿应填写统一的发文稿纸，用钢笔黑墨水书或计算机打印稿； (3) 文件的拟稿应保留并附在发文稿纸后存档备查； (4) 文件的拟稿不滥用简称，对难懂的术语应加简单注解； 7、文件的审核和签发 (1) 以公司名义对外发出的文件由公司职能部门负责人审核，总经理或分管领导签发，必要时分管领导或相关部门会签，公司以内发出的文件，由公司职能部门负责人审核，公司分管领导签发，各单位发出的文件由单位负责人签发； (2) 联合行文，由所有联署机关负责人会签； (3) 记录由公司各部门或公司所属单位各部门编制，部门负责人批准； 8、文件的编号 (1) 公司及公司所属各单位发出的管理文件由其办公室按公文编号规则即“单位代+年号+序号”统一编号，以一年为单位，按文件顺序一编到底，并登记在一本《制文薄》上； (2) 记录的编号由编制部门根据管理的需要和识别的要求编制； 9、文件的复核，文件印制前，办公室应复核审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。文件用印前，要全面检查文件印制质量； 10、文件的发放 (1) 发出的文件应符合批准的送发范围和数量； (2) 发出文件需填写《发文薄》，并办理相关签字手续；公司以《制文薄》、《收文薄》为有效文件清单，公司各部门以《发文薄》和《收文薄》为有效文件清单，公司各单位以《制文薄》、《收文薄》和《发文薄》为有效文件清单； (3) 发文可采取多种不同的方法：发往本地的，可专人送达收文单位或收文单位派专领取；发往外地的，可用邮寄或电子媒体，但应及时了解收文情况，并在“备注”栏作好记录； 11、文件的收文和保管 (1) 收到文件应在《收文薄》上登记，并填写《文件处理单》后送分管领导批示，按领导批示的范围传阅并跟踪管理，及时传阅、承办、催办； (2) 为确保文件在使用处为有效版本和防止文件的损坏、丢失，公司办公室每委度发布一次新发文件和作废文件清单，保持文件的整齐、清晰、易于识别和检索，并提供和保持适宜的环境，防止损坏、变质和丢失； (3) 工程管理应编制有效技术文件清单，每季度发布一次新发技术文件和作废技术文件清单，每年底编制当年技术文件目录，技术文件应管理有序，保持清洁，每年定期检查一次，对破损