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会议活动执行要求 会议准备内容 主要工作要求及内容说明 相关责任人 联系方式 备注 一、前期事项准备 1、活动选址 要筹备一次活动，需要事先了解活动的主题、达到的目的、邀请参会的人员人数和情况，来决定活动的内容和方式，以及经费预算。以此为根据来选择适合的住宿酒店和会场。酒店形象好、使用年代较短、交通方便，之前可根据实际情况与酒店销售经理进行公关。 入住酒店的房价，要事先询问携程网的协议价格，与酒店最终确定的价格要比携程网的协议价格低。 会议筹备负责人 会场课桌布置根据具体人数而定，30人可摆放成“会议”形，30人以上摆放成“课桌形”。 会场的层高要高于3.15米，否则会有压抑感。层高不高于4.5米 2、预算审批 根据活动内容，做费用预算，提交领导审批。费用内容可以包括：讲课费用，租车费用，主持人费用，住宿费用，餐饮费用，会场租赁费用，茶歇费用，旅游费用，会务费用 签字流程：产品线经理 - 市场部经理 - 总裁 3、活动安排和发文 预算审批通过后，把活动日程和内容整理成文，发布给销售系统，向分销商和客户传达。要尽早发通知，保证足够的时间让业务员与客户沟通。 业务员，销售经理，市场经理 4、客户报名信息收集 客户信息包括：地区，地区市场经理，地区销售经理和业务员，医生姓名，医生单位，医生联系电话，往返目的地的交通方式，往返目的地的时间，医生的民族等。客户的信息务必准确，因为涉及到酒店房间数的确定、用餐安排和活动车辆的租用等涉及较多金额的环节。 分销系统运营助理 梁尽祎：1605 赵敏娜：1924 5、住宿房间数量、用餐地点和车辆使用次数的预估 根据参家活动人员的信息收集，与酒店方面沟通，做出住宿房间数量和用餐情况的估计，要有一定的浮动数量。在参加活动人员信息基本收集完成之后，进一步与酒店确认房间数量和用餐人数。车次的使用根据活动安排，排出车辆的使用时间，预估的车辆座位数目，提交给租车公司。 会议筹备负责人 6、讲课专家的邀请 预算审批通过后，根据活动主题，邀请相关领域的专家。讲课题目要提前与讲课专家沟通后，尽早确定。之前要让与专家对接的同事，向专家说明会议的参会人员。 客服中心 邢佳 邢佳：1921 二、前期物品准备 1、水 会议期间的矿泉水，需贴上纳通水标 市场部 会务专员 韩再辉：2032 2、易拉宝、横幅 根据会议主题，选择相应产品的易拉宝。根据会议题目，制作横幅。 市场部 会务专员 韩再辉：2032 横幅可通过酒店制作，把尺寸和题目要提前交给酒店相关负责人 3、播放设备 笔记本电脑，翻页器，投影仪 会议筹备负责人 4、纳通小笔记本、中性笔、桌旗、纳通纸袋、温馨提示卡、咖啡搅拌棒、纸杯 会议当天要使用的物品。 市场部 会务专员 韩再辉：2032 5、展览器械 根据会议内容，向物流中心调拨器械到会议当地。 会议筹备负责人 把出库单保存好，后续清点时需要用到 6、小礼品 陶瓷刀，骨科尺，卷尺，解剖光盘等。 市场部 会务专员 韩再辉：2032 7、茶歇 以简单，优质，丰富为准，记得准备抽式纸巾。 香蕉等水果需当天购买 三、前期准备的其他 1、确定主持人 负责会议串场和专家介绍，保证会议开始时间的预留，大概需要30分钟时间。 2、指路牌 与酒店协商，制作指路牌 四、客户报到注册 1、现场停车位安排 如果活动规模是比较大的，还要与保卫处取得联系，准备好停车场地，安排好停车引导人员。 2、接机、接站 客户信息确定下来之后，根据航班信息、火车车次信息，与租车公司洽谈租车车辆的使用次数，明确单次出车费用和全天包车费用之后，根据实际情况租用车辆。要准备一台机动车辆，临时调用。 专家接机完成后，需专人全程陪同，包括用餐、旅游、讲课结束后的活动安排 3、签到、住宿安排 事先与业务员和代理商沟通，确定参会客户的住宿情况。原则上2人入住1间标准间。如果客户要求单独住宿标准间，须提前让代理商把房价差额补齐。 在接待台的工作人员需要把客户的返程信息、返程时间、住宿房间号提前确定下来。并且把用餐时间和地点说明。 业务员，代理商，签到负责人 4、酒店房间的布置 方便面、矿泉水、水果、小食品、温馨提示卡。把酒店房间内的消费品撤掉，收费电视、长途电话断掉。 五、会议现场 1、摄像和维持现场秩序 在会议期间，负责会议场面的摄像工作。提醒大家把手机设置成震动状态。主要负责不要让观众在专家前面不停的走动。所有人员均从后排走动，包括拍照、摄像，要适可而止。 会议主持人 主持人在会议开始时，提醒大家把手机调成振动模式 2、会议播放设备的调试和话筒传递 提前与酒店工作人员沟通，调试好播放设备。当到了互动环节需要