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归档文件整理 平湖市档案局 监督指导科 联系电话： 归档文件整理 一、基本概念 二、价值鉴定 三、整理装订 四、分类 五、排列 六、编号 七、编目 八、装盒 一、基本概念 1.归档文件 2.归档文件整理 一、基本概念 1.归档文件：指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 办理完毕：是指文件相应的文书处理程序上已经办理完毕，至于在实际工作中的贯彻执行不一定已经全部完毕，有可能还要长期执行。- 一、基本概念 2.归档文件整理：将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 二、价值鉴定 根据国家档案局2006年8号令，制定本单位的文件材料归档范围和文书档案保管期限表。-8号令 镇街道机关样本 二、价值鉴定 1.机关文件材料归档范围 2.不归档范围 3.文书档案保管期限 二、价值鉴定 1.机关文件材料归档范围 归档范围主要来自四个方面的文件材料。即：上级机关、同级机关和非隶属机关、下级机关单位的来文和本单位形成的文件。 - 备注：归档文件＝收文+发文+无文号文件(例) －不归档文件 二、价值鉴定 2.不归档范围 ①上级机关的来文中不归档的： 普发性不需本机关办理的文件材料； 任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料； 供工作参考的抄件等。 二、价值鉴定 2.不归档范围 ②本机关形成不归档的： 重份文件； 无查考利用价值的事务性、临时性文件； 一般性文件的历次修改稿、各次校对稿； 无特殊保存价值的信封； 不需办理的一般性人民来信、电话记录； 本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料； 有关工作参考的文件材料。 二、价值鉴定 2.不归档范围 ③同级机关形成的不归档的： 不需贯彻执行的文件材料； 不需办理的抄送文件材料。 （大部分均指普发性文件） 二、价值鉴定 2.不归档范围 ④下级机关报送不归档的： 下级机关报送的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。 二、价值鉴定 3.文书档案保管期限 保管期限的划定：永久和定期两种。定期分为30年、10年。 三、 整理装订 1.文件整理 2.文件修整 3.装订方法 4.装订材料 三、 整理装订 1.文件整理 归档文件按“件”整理，一文一件。文件正本与定稿，正文与附件，原件与复制件，转发文与被转发文，来文与复文11一般情况下为一件。报表、名册、图册等一册（本）为一件。 注意事项 整理时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后。 三、 整理装订 2.文件修整 破损文件已修复，字迹模糊或退变得到复制。书写材料、纸张、装订材料符合档案保护要求。 三、 整理装订 3.装订方法左侧装订的：文件左、下侧对齐。左上角装订的：文件左、上侧对齐。 4.装订材料 线装。用缝纫机在文件左侧或左上角轧边（针眼间距尽可能大一点）。 四、分类 分类：是指将归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的异同，分成若干层次和类别。 四、分类 1.分类方法与分类方案 2.分类步骤 四、分类 1.分类方法与分类方案 ①年度----机构----保管期限分类法 ②保管期限----年度----机构分类法 ③机构----年度----保管期限分类法 ④年度----问题----保管期限分类法 ⑤保管期限----年度----问题分类法 ⑥问题----年度----保管期限分类法 ⑦年度----保管期限分类法 ⑧保管期限----年度分类法 年度----保管期限分类法 即先将归档文件按“年度”分类，再在各年度内按“保管期限”分类。 保管期限分永久、30年、10年三类。 文书档案分类方案 四、分类 2.分类步骤 第一步：先按年度分类 第二步：再按保管期限分类 2.分类步骤 ①按年度分类 年度的界定： a.一般文件以签发日期（即落款日期）为准，确定其所属年度。 b.跨年度形成的文件材料。跨年度会议、案件、请示批复的文件材料统一在闭幕年、结案年、批复年归档。 2.分类步骤 ①按年度分类 年度的界定： c.几份文件作为一件时。“件”的日期，应以排在前面的文件的日期为准。如：正文与附件为一件，以正文为准；请示与批复以批复件为准。 d.文件没有标注日期。需考证和推断文件的准确日期或近似日期。 2.分类步骤 ②按保管期限分类 将经过了年度分类之后的文件材料，对照本单位制定的《文书档案保管期限表》，再分成永久、30年、10年三大类。 五、排列 ㈠事由原则 ㈡排列方法 五、排列 ㈠ 事由原则 事由原则：即同一事由的相关文件应当排列在一起。 事由：是指一件具体的事，或一个具体的问题，或一段较紧密的工作过程等。