gst-qp-4021 5 文件控制程序.docxVIP

海湾安全技术有限公司程序文件Program Files文件名称Document Title： 文件控制程序 编号/版号Number/Version: GST-QP-4021/5 生效日期Effective Date: 2013.3.20拟制Prepared by: 王梅 日期Date: 审核Reviewed by: 康婧 日期Date: 批准Approved by: 李向阳 日期Date: 受控状态Controlled Status: 受控 分发号Distribution No.: 01会签栏Approved by:制造中心 张秋凤 人力资源与行政中心 周波 研发中心 李向阳 销售服务中心 郑立元 质量中心 陈文中 供应链管理中心 张咏来 总工办 王爱中 技术服务中心 赵玉全 财务中心 李海波 对外事务部 宋日新 设施中心 李成刚 后勤管理部 许建国 信息中心 高阳 体系管理部 康婧 更 改 记 录修订状态简要说明更改类型更改单号更改人更改日期0完善文件分类及简化文件管理文件换版1 目的 对文件进行控制，以确保公司内所有场所均使用文件的有效版本。 2 适用范围 适用于海湾安全技术有限公司的所有文件，包括质量管理、有害物质过程管理、测量管理、环境/职业健康安全管理体系、管理制度等文件的控制。 3 职责 3.1体系管理者代表负责保证体系所需的过程的文件建立、实施和保持；3.2体系管理部负责质量体系/有害物质过程管理体系/测量管理体系手册、程序文件的策划、组织、发放，以及归口管理工作，负责体系文件编写规则的制定；3.3环境健康安全部负责环境/职业健康安全管理体系手册、程序文件的策划、组织、发放，以及归口管理工作；3.4 办公室负责管理制度编写规则的制定及公司级管理制度的管理；3.5各部门负责与本部门有关的程序文件、作业指导书、管理制度的编制、使用、修订、保管、归档；3.6各部门负责识别并收集与本部门有关的全部外来文件（此处仅指公司外部文件）。当收集的外来文件与公司其它部门有关时，文件识别部门负责发放到相关部门。各部门负责本部门外来文件的更新、管理工作，保证外来文件的版本有效；3.7各部门对本部门公布在网上的电子文件的有效性负责；3.8 信息部负责定期对文件服务器上的资料进行备份；3.9公司内所有员工当发现任何文件与实际工作不符或不适用时，均有责任以口头或书面形式向部门主管及以上人员/体系管理部/环境健康安全部/办公室/文件拟制部门提出。工作程序4.1文件的分类。4.1.1 按文件的来源，分为内部文件和外来文件。 内部文件 a） 内部文件包括体系文件和管理制度两大类。以下仅对体系文件进行分类解释，管理制度由办公室另行规定。b） 体系文件按文件类别分为：1)管理文件：(包括手册、程序文件、作业指导书)；2)技术文件：包括设计文件、产品标准、生产作业标准、检验作业标准、操作规程等；3)记录。c）体系文件按层级分成四个层次，下层文件为上层文件提供证据和支持。1) 手册；2) 程序文件；3) 作业文件（包括作业指导书、技术文件）；4) 记录。手册程序文件作业文件记录外来文件a）组织所确定的策划和运行体系所需的法律、法规、组织应该遵守的法律、法规；b）组织所确定的策划和运行体系所需的国际/国家/部级/行业/地方/企业标准；c）上级下发的政府公文、质量、测量、有害物质管理、环境/职业健康安全等相关管理文件；d）第二、第三方审核标准、审核资料、检验报告等；e) 供应商提供的相关文件，如产品符合性声明、国家权威机构或第三方检验机构的产品检验报告、材料学分析报告、产品的材质分解表、豁免声明等，包括与质量、有害物质管理等相关的文件。f) 客户提供的产品信息、要求等资料。4.1.2 按文件存储的介质分为纸质文件和电子文件。电子文件：指本公司各部门在研发、生产、管理等活动中形成的具有查考价值的，能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的文件。4.1.3 按文件受控情况分为受控文件和非受控文件。4.2 文件的编写文件应清晰可辨，易于识别。体系文件编号方法及编写格式见《体系文件编写导则》。 管理制度编号方法及编写格式见《管理制度总则》。4.3 文件的审核、批准、生效4.3.1文件审批权限4.3.1.1体系管理部/环境健康安全部负责《××手册》的拟制，管理者代表负责《××手册》的审核，总经理负责《××手册》的批准；4.3.1.2相关职能部门负责程序文件的拟制，相关职能部门负责人负责程序文件的审核，总经理/管理者代表负责程序文件的批准；4.3.1.3 各职能部门负责本部门作业指导书、技术文件、记录的拟制、审核、批准。 4.3.2文件的审批、生效4.