光伏外贸部作计划书20131224.doc

外贸部工作计划书 1．外贸业务部的定性及定位 公司的外贸部门在工作性质上有别于公司的其它部门。首先，直接同客人的接触使它一直处于工作的前沿，部门对于市场的变化及客户的要求有很深入的了解，工作繁琐而又要求细心。其次，从形象上讲，外贸部门在很大程式度上代表了公司的形象，是公司文化的体现，由于他们主要是同外界打交道，其一言一行及工作的效率，工作作风，都在体现着整个公司的文化。再次，外销部门是公司与客户之间的一座桥梁，客户通过同外贸部门的沟通交流间接地理解了公司的运作，文化。公司的产品及服务是通过外贸部门的工作推出去的，同时客户的各种信息也是通过外贸部门的分析研究后转达给公司内部其它部门的，故在这点上可以说外销部门是公司与客户之间的纽带。 基于这些特点，就要求本公司的外贸工作人员：在做事的时应有原则，但又能灵活处理事情，做事认真负责，始终抱以微笑，性格不急不燥，能听取客户的不同意见（有好有坏），对于突发事件的发生，要能镇静处理，有沟通能力，工作协调能力，工作组织能力及能承受工作压力。在本部门内各位员工之间要充分合作，互相协调，工作任务分配明确，工作要有序，坚持按照规范的业务流程式操作，工作交叉检查，这样可避免引起问题的发生，争取创造一种活泼，轻松的工作环境氛围，但在工作上又不失其严谨的一面。外贸部门有其特性，但它不是孤立存在的。它是以生产部及其它部门为基础的、在工作中要能同本公司其它部门进行有效的沟通。处理事情方面应就事论事，以第一时间处理事情为原则。 2．外贸业务部门的工作流程 1）外部 2）内部 3）所需资料表格 4）工作的特点及要求 大概讲，工作主要包括同外部的联系及内部的系统工作。同外部的联系主要包括，同客户的有效沟通，这是部门工作的中心及重心。以及同其他供应商的联系。同外部的沟通面较广，且工作都是通过一步一步的合理安排来完成的。各个环节之间要安排仔细。工作不能断层，同内部的交流主要是与其它部门的配合，包括，技术部，生产部，物流部等其它部门。 外贸基本流程 1）询盘与报价 在报价之前了解询盘的虚实。报价时QUOTATION SHEET要详细，列明货物品名，型号（中英），单价，数量，价格条款，付款方式，包装规格及柜型等，最后注明报价日期及报价有效期。 2）订单及生产。 报价之后，经过洽谈，收到客户的订单，做形式发票或合同给客户。得到客人的订单确认并收到定金或信用证后，做相应生产计划单，交负责人签字确认后，下发到PMC和生产部。 3）所需单据。 通常价格条款是FOB和CIF（CF),如果做信用证，上面有明确规定，要仔细审证并看是否可以满足信用证上对所提交单证的要求如：商业发票（CI），装箱单（PL）几正几副，是否需要验货报告，CO，FORMA或其它的特殊的证明。装船离港后需要给客人发装船通知（shipping advice)，以便客人及时付款。 4）验货。 如果客户要求验货，提前两周确定验货时间，有利于我方协调生产进度。在验货未完成时，及时跟踪验货情况，以免耽误了交货期造成可以避免的损失产生。该项在信用证付款条件下尤其要注意。如果客户没有要求验货，质检人员要做好质检工作，创质优口碑以争取更多的客户。 5）出货。 提前下发“运输申请单”给到物流部，FOB情况下提前与客人沟通确认货代事宜。方便报告人员制好报关单据，做好出货准备。准备出货前2天录入ERP的销售订单，下推发货通知，以便仓库提前准备好。 从主要工作的特点来讲，主要是在通过沟通交流的方式来完成工作任务的转达，协调生产部，采购，物流等等其它部门完成订单。细致表述客人的要求，把文字或比较抽象的订单转化成实际的货物。故外贸部门最主要的工作方式是：如何能进行有效的沟通。协调各方面的联系。及进行有序，有效的工作安排。它以其它部门为基础，又起到组织其它部门的作用业务部的工作主要是文字型的，且工作繁琐，联系广，要求用一定的资料表格来规范部门的工作。做到各种信息都有记录。 报价单：（QUOTATION FORM）在业务联系中很多时候要用到报价单，报价单填写要标明产品规格参数，价格条款，交货时间，报价有效期等。报价单由业务员与该客人资料一并留存。 在报价时，如为非标产品，业务员要跟进技术研发提供的BOM（bill of material)给到财务做成本分析。其中如利润低于部门规定的百分比后要请部门主管或经理确认是否可以操作，如在规定的利润范围内，则业务员可马上操作。这里要求公司部门要对利润百分比做一规定，如在多少以上可以马上操作，如低于多少则要求征的部门主管或经理,甚至高管的同意。因为客人要求不同，数量不同，交货条件，交货方式，付款方式，熟悉程度等不同故有此要求。 形式发票：（Proforma Invoice）这是在客人确认订单后开给客人的订单书面确认形式。发票中要求标明所有合