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国外高校档案管理对我国的启示 　　摘 要 通过介绍国外高校档案管理的经验，对我国高校档案管理提出一些建议，希望对提高档案管理水平有所帮助。 　　关键词 国外高校；档案管理；信息化技术 　　中图分类号：G472.4 文献标识码：B 　　文章编号：1671-489X（2016）09-0157-02 　　学生的学籍档案占高校档案的很大一部分，这直接关系到学生的毕业和就业情况。高校档案管理建设是一个学校成长和发展的运动轨迹，是一个学校多年积累的文化沉淀，是体现一个学校文化和价值的重要表现。但是，国内高校普遍没有认识到档案管理工作的重要作用，工作中仍然存在很多现实问题，所以做好高校档案管理工作是一项长期而艰巨的改革任务，也是实现高校档案管理现代化发展的必经之路。 　　1 国内高校档案管理的现状 　　国内高校档案管理工作普遍存在或多或少的问题，这跟我国高校历史发展有着紧密的联系，具体体现在以下几个方面。 　　1）学校档案管理意识淡薄。高校普遍存在这样的问题，无论是领导还是教师，重视都是教育教学。其实教学和档案管理是相辅相成的，学生的档案反映了学生最真实最全面的资料，教师要想管理好学生，首先应该了解学生的基本情况，才能针对性地解决问题。 　　2）管理制度不健全。首先，学校对档案的管理工作不重视，也没有制定专门的针对档案管理的制度，更没有专门的档案管理工作人员；其次，没有建立档案管理工作人员的考核和竞争制度，很多高校的领导认为档案管理就是一个办公室文职工作，没有多大的工作压力，也不需要很高的工作技能，所以对工作人员的要求也就相对放宽。正是因为这些不重视，导致档案管理人员工作涣散，积极性不高，甚至出错都置之不理。 　　3）硬件条件差，管理工作落后。很多高校没有把档案管理作为一项专门的工作，所以在对其投资上就显得捉襟见肘。在信息化的今天，好多学校还是采用比较原始的手工抄录和登记方法，费时费力，效率低下，由此产生的大量的纸张资料不仅不利于保存，还不利于后期的检索和查阅。 　　在社会转型的今天，高校的档案管理应该作为一种服务来满足各界的需求，不应是被动的服务方式。随着我国档案事业的发展，档案管理应该是公开给每一个合法公民的，不应该作为尘封的文件被深藏在档案资料室，这是彻底改变我国档案管理工作的一个非常重要的理念。 　　2 国外的高校档案管理 　　国外的高校档案管理，尤其在加拿大、英国、美国等先进的西方国家的档案管理工作水平都居于世界前端，他们不仅使用先进的计算机等设备辅助档案管理，更是利用信息化技术把档案资料细化分类、整理和归档，使得档案资料分类明确，检索快速省时，保存节能永久，使档案工作更加细致化、信息化，使之真正发展成一种专门的职业。不仅如此，外国的档案管理是面对每一个合法公民的，健全的法制使得档案管理更加公开化。这些特点都是值得我国高校去学习和借鉴的。下面就详细列举加拿大和英国的高校档案管理的特点，以希望对我国高校档案管理工作有所启发。 　　加拿大档案管理特点 早在1978年，加拿大就颁布了《加拿大内阁关于开发公共文件的指示》的法律文件，为档案管理提供了法律依据。档案的主要形式包括室内阅览资料、电子邮件、档案复制、电话查询等。档案资料公开的合法化是加拿大社会文明的一个重要进步，他们有专门的档案管理人员，档案管理人员有具体工作任务和职能，他们把档案管理工作看作一种神圣的工作。文件中主要叙述了三种公开文件： 　　1）开放性档案，指公民办理合法手续就可以参阅的文件，一般都是普通的公开的历史或者学校资料等； 　　2）限制性文件，指在有限的时间或者范围之内才能参阅的文件，这个需要有关部门的审核之后才能够得到有关文件，一般指科学研究文件； 　　3）保密性文件，指特定的人有权看到的文件，这些文件一般都有保密期限，在期限到达之前一般不对外公开，期限到后便可以作为公开性文件向公众开放借阅。 　　加拿大的这种档案管理法制化推进了其档案管理事业的发展，使档案管理具有一种必要的公共性。加拿大的档案管理水平也是处于世界领先地位，首先，加拿大投入大量资金，使用先进计算机设备辅助档案管理；其次，在档案的分类、检索、整理工作上也是采用相近原则，使读者能够更快更准地找到自己所需要的档案资料；最后，在档案管理的细节上，加拿大做得也比较好，缩微工作制度化、现代化，使得档案管理工作更加具体化。 　　英国档案管理特点 英国档案管理的特点主要在于它的服务性。英国利用一切可以获得的资源为大众服务，包括查阅文件、复制资料、公开发行和举办展览等。具体体现在以下几方面。 　　1）档案管理的亲切、贴民。在英国，档案管理作为社会发展的一部分，是社会文明发展的必然产物。作为社会的文化机构，档案管理部门在档案管理设施上更多考虑服务大众，在许多档案馆里面都设