功单返份文件归档整理工作流程.docVIP

单份文件归档整理方法操作简图 流程：各部门年终移交由档案室统一整理归档 流程 操作步骤 控制措施与质量标准 1、收集 1、每年的1-2月份，由档案室通知各部门做好上年度文件材料的收集工作，提出具体要求，并附上《文件材料归档范围及保管期限表》； 1、收集的范围：领导和各部门上年度处理完毕的文件材料； 2、收集的时间：每年的1-2月份，由档案室提出要求； 3、收集的要求： 应归档材料须齐全、完整； ②注意收集在电脑上起草文件的电子版本。 2、档案室应做好接收的登记汇总工作，对各部门移交文件材料的种类、数量、时间、存在问题进行登记； 3、档案室依据归档范围，参考本单位收发文登记本和印章登记本等，检查各部门移交的文件材料是否齐全，并办理交接手续 。 2、归档判断 确定文件是否归档 依据归档范围，需归档的转入下一流程；不需归档的剔除。 3、装订 1、一般应去掉文件上原有的易生 锈的金属物； 1、要求：装订方法应尽量不破坏档案原貌，有利于保管利用。 2、推荐使用的装订方法有：不锈钢钉、线装。（白乳胶粘贴、缝纫机车缝等方法不再使用） 2、将文件的订口对齐，用不锈钢钉或线在文件的左上角或左侧装订。 3、有电子版本的可用袋装，不另装订。 4、注意件内稿本、文本的排列。 4、分类 1、分年度:把文件材料按形成年度分开 文件的“形成年度”是指文件的成文日期 2、分机构(问题)或文号:在同一年度内按机构（问题）或文号分开 1、按文件的形成或承办部门来确定应归入的机构。 2、综合性的文件材料放入“办公室”或相应的综合办文部门。 3、分保管期限:同一机构（问题）或文号内按不同的保管期限分开 分类方法应保持相对稳定 5、排列 1、先把同一保管期限的文件排在一起 1、可按每个机构永久、30年、10年三条流水号排列归档文件； 2、也可按整个单位每年只编永久、30年、10年三条大流水号。但同一保管期限内各机构（问题、文号）的排列顺序应保持相对固定； 3、尽可能将有内在联系的（如同一次活动、同一项工作、同一个会议的）文件材料排在一起； 2、在同一保管期限内，把同一机构（或问题、文号）的文件排在一起 3、最后在同一保管期限、同一机构、问题或文号内按成文时间的先后排列 6、编号 在文件上方空白处盖上档号章 1、档号章必须清晰、端正。左侧装订时最好盖在左上方； 2、把其中的全宗号、类别号、期限、年度、机构（每年归档文件只编永久、30年、10年三条流水号者可不填机构代号）、件号（件号必须 做到不重号、不空号）填好； 3、使用与单份文件归档方法相配套的新型档号章，其中的项目可一次完成。 7、编目 依据分类方案和室编件号的顺序编制归档文件目录，以系统、全面揭示归档文件材料的貌。 1、编目的项目必须准确、齐全，以便于检索； 2、必须登记的项目有：文件题名、责任者、文号、成文日期、全宗号（没有的可暂空）、页数、归档年度、保管期限、机构名称或代码（不分机构排列的单位不著）、件号； 3、题名中的关键词不能准确反映文件内容时，应将主题词登记； 4、文件题名一般要求照实抄录，不得随意改动。如文件没有 题名或虽有题名但无法揭示出文件的实际内容和成份，应重新拟写。 将重拟的题名附于原题名后，外加“[ ]”； 5、有副题名的应录入； 6、“任免通知”等公文的标题通常只标注一个或部分人名，编目时可在题名之后，加上该文任免的本单位有关人员的名字，并外 加“[ ]”； 7、有附件的应将附件的题名完整登记。如几份文件合在一起算作一件的，应将除首件外的其他文件作为附件来处理，题名在“附件”栏内标识清楚； 8、页数：“一件”归档文件中有有效字符的页面总数。 8、装盒排架 1、将整理好的归档文件装入档案盒内 1、不同保管期限的文件不能装在同一盒内； 2、分机构编流水号的，不同机构的文件不要装在同一盒内。 2、填写档案盒背上的项目 完整填写档案盒背上的项目：全宗名称、全宗号、类别号、年度、期限、机构、起止件号 3、盒内文件目录、填写备考表中的项目 包括盒内文件材料情况说明、整理人、检查人、整理时间 4、排架 1、将装盒后的档案实体按编号顺序放入档案柜内； 2、只编三条大流水号的，按永久、30年、10年的顺序排列； 3、每个机构编三条流水号的，在同一保管期限内按机构顺序排列。 9、打印 目录 打印归档文件目录一式两份 1、分别打印永久、30年、10年目录； 2、归档文件目录的件号按顺序排列，打印的字迹要求清晰。 10、编检索工具 1、拟写“归档说明” 内容包括：本年度立档单位主要工作概况；本年度内