2014第一章会议管理总结复习.docVIP

第一章 会议管理 第一节 会前筹备 一、会议筹备方案的拟定 （一）相关知识 1、会议筹备方案的内容 （1）确定会议的主题与议题 三要素：要有切实的依据；必须要结合本单位的实际；要有明确的目的 （2）确定会议的名称（固定的与不固定的（根据会议的主题来确定）） （3）确定会议的议程 （4）确定会议的时间和地点 （5）确定会议所需设备和工具，要满足会议的需要 （6）确定会议文件的范围，并做好文件的印制和复制工作 （7）确定会议与与会代表的组成 （8）确定会议经费预算 （9）确定会议住宿和餐饮安排 （10）确定会议的筹备机构，大型会议需要确定筹备机构与人员分工。 2、会议筹备方案的作用 （1）确保会议的周密组织 （2）确保会议服务质量和沟通协调到位 （3）确保领导的意图得以贯彻执行 3、电话会议及视频会议的知识 （1）电话会议 特点：①方便灵活，准备时间短，回复迅速，花费少（在电子通信会议中）； ②缺少身体语言，难以互动交流，缺少文本，难以传递大量细节信息； ③可以搭配其他通信方式如fax\email增进信息的传输与交流； ④适用于分公司不远、规模不大的企业。 要求：①准时发出开会信息 ②认真分发会议书面材料 ③合理安排会场信息传输设备 ④按时接通电话 ⑤互相通报出席情况 ⑥做好会议记录 （2）视频会议 特点：①实现声音和图像同时传送 ②打破了空间的限制 ③节省时间、费用 ④交流效果好 ⑤视频会议局限（初始的准备时间较长、投入成本高） 要求：①发出开会信息 ②分发文件信息资料 ③布置会场 ④设置与检查会场信息传输设备 ⑤做好会议信息准备 ⑥采用先集中后分散的形式 ⑦汇总情况信息 4、远程视频会议筹备方案的特点 （1）节省时间和金钱，交流更加直接与简短 （2）预先了解业务——提前预约——提出要求 （3）会议程序、议程、材料提前寄给与会人员 （4）有专人负责设备的正确摆放和正常运行 5、会务机构分工的要求 （1）要根据会议的规模和类型组织人员队伍 （2）会务机构要分工明确、责任到人（每一个环节都要有专人负责） （3）加强协调，定期沟通 （二）示例分析 （三）工作程序 （1）组建会议筹备委员会 （2）划分筹备机构各小组，指派方案编写负责人 （3）形成筹备方案（与领导沟通，确定内容） （4）上交领导审核方案，再行具体安排和部署 （四）注意事项 1、电话会议语言使用注意事项 　　内容集中；做好时间估算；内容简明易懂；不使用方言 2、安排座位的注意事项 （1）中、大型会议事先划分好区域，贴上标识牌、指示牌、座位名签 （2）（4）广告、赞助和捐助。 （5）公司分配。 （6）其他收入项目。 2、会议经费使用的主要方面： （1）文件资料费 （2）邮电通讯费用 （3）会议设备和用品费 （4）会议场所租用费 （5）会议办公费 （6）会议宣传交际费 （7）会议住宿补贴费 （8）会议伙食补贴 （9）会议交通费 （10）其他开支 3、会议经费使用的监督方法 （1）报告和会议。 （2）授权与自我控制。 （3）质量。 （4）损益平衡表。 （5）比率分析。 （6）审核时要逐项细审。 （二）示例分析 会议筹备前需要对会议经费进行精确预算，并反映在会议筹备方案中。 上报领导审批后应监督经费的使用。要本着节俭的原则进行预算。 （三）工作程序 会议经费使用的程序为： 1、申请经费。 2、主管领导审批。 3、财务部审批。 4、财务人员提取现金或填写支票。 5、经费支出。 6、审核会议经费支出。 （四）注意事项 1、会议经费使用中的各种票据管理。 2、会议经费预算的制定是控制会议成本、提高会议效率、节省时间和资金的重要手段。 3、一些费用的名称要具体规范。 4、购买会议用品要充分考虑各种用品，耗材的价格比，力求价廉物美。 5、遵守公司领用现金、消费价格和用品报销的各种财务制度和规定。 6、有些会议用品或纪念品要在预算后附录详细的物品报价表。 （五）相关链接 三、处理会中突发事件 （一）相关知识 1、会中突发事件的类型 （1）人员问题。 （2）健康与安全问题。 （3）行为问题。 2、会议应急方案实施的原则 3、处理会中突发事件的方法 （1）处理人员问题 （2）处理健康与安全问题 （3）处理行为问题 （二）示例分析 （三）工作程序 处理会中突发事件程序为： 1、向领导报告。 2、启动会议应急方案。 3、实施应急方案。 4、必要时向公共应急机构请求支援。 5、善后工作（向受害者及其家属进行安抚、与媒体沟通） （四）注意事项 1、处理会议突发事件的责任分工。 2、突发事件与规章制度。 第三节 会后落实 一、会议总结工作的内容和要求 （一）相关知识 1、会议总结的目的 （1）检查会议目标的实现