秘书的职责及其重要性理论与实践.pptVIP

文秘的职责及其重要性（理论与实践） 个人基本情况 2002-2005年 中国人民大学公共管理学院 管理学硕士 2000-2001年 南开大学国际商学院 MBA研修 1993-2005年 山东陵县 副镇长、党政办公室主任、党委副书记；副校长 1990-1993年 莱阳农学院 研究实习员 1986-1990年 莱阳农学院农学系 本科生 2005-2007年 德州学院历史社会学系副主任 副教授 德州学院公共政策研究所 所长 专业研究领域 公共管理与公共政策分析；地方政府治理 联系方式： Email: mpashiyu@126.com Tele: 主讲内容 秘书及其角色定位。 秘书工作及其重要性。 秘书工作应该具备的素质和能力。 个人的几点体会。 一、秘书及其角色定位 1.秘书溯源 “秘书” (Secre—tnfius)，意“可靠的职员”。英文是Secretary，有两种含义：一是大臣，二是书记。前者指英国王室参与机要事务、掌管机秘文书的辅臣，后来沿用为英、美国家主管政府机关事务的部长或副部长；后者指从事文字记录的人员，后来泛指文书和事务工作人员。 据国际秘书联合会的解释。“秘书应是主管人员的特殊助手，他(或她)掌管办公室工作技巧，能在上级没有过问的情况下表现出自己的责任感，以实际行动显示出主动性和正确判断的能力，并且在所给予的权力范围内作出决定”。 秘书工作在我国历史悠久，政权肇始，文字初兴，当人类社会发展到有“主其政”的首领之时，便出现了“辅其政”的秘书人才。史料表明，秘书工作发轫到现在约有4000多年的历史，传说中的黄帝有两个秘书，一个是仓颉（相传他创造中国文字），专门记其言，一个是沮诵，专门记其行。 2.秘书的定义 现代意义上的秘书，是具备专业技能职务资格、围绕着领导层或个人进行各项事务的辅助决策和管理，帮助组织或个人实现“效能最大化”的管理类应用型技术人才 。 3.秘书的主要类型 秘书作为职业名称是对一个复杂广泛的从业群体的统称，近几年随着社会的发展和行政管理分工的深化，同时也伴随着市场需求的增加和秘书职业化的推进，秘书的工作类型日益增多 。 按照秘书的来源与服务对象可以分为公务秘书和私人秘书。 按照秘书的工作性质划分，可分为党政秘书，企业秘书、商务秘书等。 按照秘书的业务内容可以分为各级领导的行政秘书、法律、教育、医学等各类专业秘书、文书处理和保管的机要秘书、负责总务后勤工作的事务秘书还有负责来信来访工作的信访秘书、从事口头或者书面外文翻译工作的外文秘书、负责各级各类会议的承办、组织和协调的会议秘书等。 随着国家秘书资格认证制度的推行，在新的秘书国家职业标准中，以前我们习惯称呼的秘书级别中的初级、中级、高级三个级别分别由国家资格五级、国家资格四级、国家资格三级所代替，并在此基础上增加了国家资格二级 。在工作要求上，国家职业资格五级秘书、四级秘书、三级秘书和二级秘书的能力要求依次递进，高级别涵盖低级别的要求。 一级秘书？大秘？ 4.秘书的角色定位 3.秘书工作的特点 机要性 。 辅助性。 综合性。 技术性。 秘书工作的机要性 秘书的主要工作是围绕领导和管理层来进行的，是“上情下达、下情上报、沟通内外、联系左右”的重要枢纽。要具备严谨自制的职业素养，言谈举止时刻要符合工作职责的要求，养成保守机密的良好工作作风。 韩国最高龄的秘书，被称为秘书界“圣母”的金圣姬曾经在其著作中专门强调秘书人员“嘴紧”的问题，她说：“秘书的基本素质中，最重要的莫过于‘嘴紧’了。我能把饭碗保到今天，全靠‘哑三年，聋三年，瞎三年’。” 作为秘书，即使是对一句话、一封邮件、一页文件也不能大意，不能说的决不说，不能透露的决不透露，做到守口如瓶，滴水不漏。秘书应该将“秘密”看的和自己的命一样重要”。 秘书工作的辅助性 秘书作为领导工作的直接“助手”，经常要辅助领导进行文书处理、政策决议、事物管理等事务，并能够辅佐和协助领导完成各项具体工作，因此要树立“服务意识”，养成“谦虚谨慎、戒骄戒躁”的职业素养，具备明确的职业角色定位，甘当幕后英雄，绝不能在工作中“越级越位”。 秘书工作的综合性 秘书工作事务性工作多，管理对象复杂广泛，需要处理和协调各种工作关系。作为综合办公部门，秘书部门的工作涉及其他各个部门的职责范围，在工作过程中，秘书经常既是工作的统筹组织者又是工作的协调落实者，要正确处理个人及部门之间的分工与协作，