014文件与资管制程序.docVIP

浙江和丰鞋业有限公司 文件编号：HF-XZ-B-014 文件版本：A0 文件与资料管制程序 页 码：1/4 生效日期：2013/10/30 制（修）订记录 日期 版次 内容更改记录 制（修）订人 2013/10/21 A1 新制订 万国元 会 审 生产部 行政部 商务部 采购部 财务部 审计部 技术开发部 管理代表 董事长 浙江和丰鞋业有限公司 文件名称 文件与资料管制程序 文件编号 HF-XZ-B-014 制订部门 行政部 制订日期 2013-10-21 版 次 A0 修改次数 第0次 修改日期 文件页次 第2页；共4页 1. 对于与管理体系有关的管理和技术文件及资料进行控制，确保各部门使用有效的文件和资料。  2. 适用范围 适用于与管理体系有关的书面或非书面媒体形式的管理和技术文件资料(包括适当范围的外来文件) 。 3. 职责 3.1 董事长确定编制管理体系文件责任部门并批准发布管理手册。 3.2 管理者代表组织编写管理手册、程序文件、作业指导文件。  3.3 行政部负责管理体系文件的发放、更改的管理。  3.4 各有关部门负责管理体系文件和资料的管理。 4. 工作程序 4.1 文件及资料的分类。 4.1.1 文件及资料分为如下几类： A. 管理手册。 B. 程序文件。 C. 作业指导文件：操作流程；作业标准或规范；业务合同（协议）；质量记录。 D. 外部文件：法律法规、行业标准、政府部门通知及客户等相关方要求。 4.1.2 文件资料应为受控文件，以电子版形成发放至指定专人。 4.2 文件的编写。 4.2.1 董事长确定编制管理体系文件的责任部门。 4.2.2 管理者代表组织编写。 4.3 文件的审批。 4.3.1 管理手册经管理者代表审核,由董事长批准，程序文件、作业指导文件经相关职能部门经理审核，由管理者代表批准。 4.4 文件的发放。 4.4.1 受控文件的发放可为书面、磁盘、网络传输三种形式。 4.4.2 书面文件的发放: 4.4.2.1 由行政部文件管理人员根据实际需要确定发放，在“文件发放记录表”上列出清单，并经行政部经理签名批准后，由文件管理人员发放。 4.4.2.2 文件领用人在“文件发放记录表”上签名。 4.4.2.3 当文件使用人的文件破损严重，影响使用时，应到行政部办理更换手续, 浙江和丰鞋业有限公司 文件名称 文件与资料管制程序 文件编号 HF-XZ-B-014 制订部门 行政部 制订日期 2013-10-21 版 次 A0 修改次数 第0次 修改日期 文件页次 第3页；共4页 4.4.2.4 当文件使用人将文件丢失后，应填写“文件领用审批单”，办理申请领用手续，但必须在领用申请单中作出说明。 4.4.3 电子文件的发放管理 4.4.3.1 管理体系文件的标准稿保存行政部主管的电脑中，并加密。密码每月初变更一次，并电话通知使用人。使用人为各部门经理和联络人员。 4.4.3.2 管理体系文件在公司内部电脑中可按照密码查阅（体系文件为只读文件）。 4.4.3.3 管理体系文件修改时，行政部电脑中的标准稿应同时修改,保证为有效版本。 4.4.3.4 以电子文件形式发放至有关人员的体系文件，由接收人负责保存，不得用软盘复制体系文件。 4.4.4 磁盘文件的管理 4.4.4.1 管理体系文件除了存储在行政部的电脑上以外,还应该使用磁盘(MO盘或USB硬盘)进行备份并做好相应的标注。 4.4.4.2 管理体系文件修改时，应同时修改相应磁盘中备份的内容，保证磁盘中存储的管理体系文件为有效版本。 4.4.4.3 以磁盘形式发放至有关人员的体系文件，由接收人按规定负责保管，由行政部收发、修正。 4.5 文件的更改。 4.5.1 文件需更改时，应由文件更改提出人填写“文件更改审批单”说明更改原因，由行政部更改。 4.5.2 文件更改批准后，由文件管理员实施更改。标注修改内容的部分，然后由文件管理员发放更改后的文件，并填写有关文件发放、回收记录表，然后进行销毁。 4.6