2015第四章 .pptVIP

第四章 Outlook 2003使用技术 认识Outlook 2003 Outlook是Office系列软件之一，它是用来管理邮件、传真、约会、任务文件、日历、日记和便笺等任务的程序。 Outlook可以说是个人最佳电子秘书。 Outlook 2003的窗口说明 邮件： 用来收发电子邮件、删除电子邮件及管理电子邮件等一般与邮件相关的操作，都可在此窗口完成。 日历： 可用来规划个人每日行程，例如：可以记录约会、规划会议、邀请等记录事件外，并能随时提醒即将进行的事项。 联系人： 一个完善的电子通讯簿，上面可以记录亲朋好友、往来客户的详细信息。 任务： 用来记录个人各种待完成或例行任务的列表、并可指派他人任务，跟踪任务进度等。 便笺： 就像是一个电子便条纸，可以随时记录重要的信息，并可设置类别和颜色，便于数据的整理和查询。 文件夹列表： 以列表的方式来显示及管理文件夹。 快捷方式： 将常用的文件夹以快捷方式的方式添加到此窗口中，以加快打开文件夹的速度。 日记： 记录曾经做过的事情，例如编辑word或excel等office的文件，完成某项任务、邮寄信件等，在日记中都可留下完整的记录。这样，就可以利用日记来查询哪些事项曾经在何时处理过。 设置电子邮件账户 当你不止有一个电子邮件帐户时，可以再添加其他的账户；而发现电子邮件帐户设置错误时，也可以修改其内容。 1、添加、修改电子邮件帐户 接收电子邮件之前，必须先设置电子邮件帐户的数据。在Outlook中可以设置多组电子邮件帐户。外出时，也可以利用添加电子邮件帐户的功能，在所在地方的计算机上设置电子邮件帐户，以便立即接收邮件。 添加、修改电子邮件帐户的操作方法： 在菜单栏中选择工具命令中的“电子邮件帐户”命令 2、电子邮件帐户的高级设置 除了基本的名称、帐户、接收、发送服务器地址设置以外，用户可以针对电子邮件帐户做更进一步的设置。例如：邮件帐户的易记名称、答复地址、联机类型、在服务器保存邮件备份等。 操作步骤： 1、工具里选择电子邮件帐户 2、在“电子邮件”区选择查看或更改现有电子邮件帐户。 3、出现“电子邮件帐户”后，选择想要进行高级设置的帐户，选择“更改”命令。 4、出现“Internet电子邮件设置”界面后，选择“其他设置” 按钮，选择“常规”选项卡和“高级”选项卡。 电子邮件基本操作技巧 设置好邮件帐户后，既可以开始撰写及接收邮件。在此问题中，将介绍如何撰写、阅读、答复、删除邮件等操作方法；另外还有介绍如何在邮件中外挂其他文件及共享附件。 1、撰写电子邮件 Outlook 2003默认会以Word 2003来编辑邮件，让用户在邮件的编辑上更加的方便。撰写电子邮件的方法： 1、移动光标到功能窗格中选择“邮件”，然后选择工具栏的“新建”按钮。 2、出现“邮件”窗口后，进行编辑 一封信件想要同时发给很多人，只要在输入的收件人之间加上“；”即可。 2、在邮件中附加其他文件和项目 word、excel、powerpoint、图片文件、声音文件或其他软件制作的文件都可以随邮件发送。 如果想要将Outlook中的联系人、日历、任务等信息传给其他联系人时，则可以利用插入项目的方式来完成。 操作步骤： 打开邮件窗口，输入“收件人”的电子邮件地址、主题、邮件内容后，选择“插入文件”按钮。 新邮件桌面通知 Outlook 2003的邮件通知功能是当接收到新邮件时，会以浮动窗口的方式，显示发件人和主题内容，以加速了解新邮件的大概信息。 操作步骤： 在菜单栏中选“工具”命令中的“选项”选择“首选参数”选项卡，然后选择“电子邮件”区的“电子邮件选项”按钮 建立通讯组 如果经常写信给一群相关的人员，用户可以先为这群人员建立一个联系组，这样一来，写信的时候只要在“收件人”栏填入组名称，属于这个组的所有成员便能收到这封信。 用户可以根据需要或成员的相关性，建立多个不同的通讯组，例如：小组讨论成员。 操作步骤： 移动光标到“新建”按钮的下拉菜单，从子菜单中选择“通讯组列表”，选择“成员”选项卡。 存档 就像桌面上堆积的纸张一样，随着创建项目的增多，Microsoft Outlook 邮箱也逐渐增大。在使用纸张的环境下，您可以随意地放置文档，只保留那些重要但很少使用的文档。还可以根据文档存放时间的长短，丢掉不太重要的文档，如报纸和杂志。 可以在 Mi