浅析现代化电子档案管理模式.docVIP

浅析现代化电子档案管理模式摘 要：为了适应全球化、经济化工作的需要，进行电子档案管理形式的更新是必要的，这也适应了当下信息化、网络化等的工作需要。随着计算机体系的不断更新，现代化电子档案管理方式不断得到更新，这体现在一系列的社会实践活动中，出现了一系列的电子档案。这是信息社会发展的重要产物，是当下档案体系的重要组成部分。为了满足时代的需要，档案管理人员需要与时俱进，进行电子档案特点的有效认识，进行档案管理工作的认真研究，推动当下档案管理的日常工作。关键词：信息时代；电子档案；管理；电子化；应用特点；应用模式1 电子档案特点及其优势的分析伴随着国际全球化的趋势，世界的电子信息体系越来越完善，电子计算的应用是非常普及，是当下办公的重要手段。在当下这个科技发展时代，电子计算机及其现代通信技术的结合，更有利于信息技术工作的开展，其进行了一系列的电子档案的产生。广义上来说，电子档案就是工作过程中出现的具备一定价值的信息记录资料。这里面涉及到不同形式的电子档案形成、存储及其管理形式，相对于传统的纸质档案技术模式，新型的档案管理具备更大的挑战，这需要档案工作人员给予充分的重视，积极做好电子档案的管理工作，提升电子档案的整体管理效益。根据对当下电子档案管理形式的分析，其文件记录的形式是多样化的，并且其整体的变化性比较大。一般来说，档案管理工作都是需要由档案人员进行操作的，其整体工作效率比较低，这是因为其受到了传统档案归档方法的克制。比如较为落后的查阅检索形式，这就难以进行档案作用的充分发挥。这就需要进行一种新型的档案管理形式的应用，比如进行电子档案形式的应用，利用计算机的方法将这些信息以数字化的形式存储起来，积极做好相关的存储及其归档工作，从而提升其整体应用效益。相对于传统的纸质档案，电子档案具备非常大的优越性，比如电子档案信息的非直读性特点。在实践应用过程中，电子档案通过数字编码形式的应用，将这些内容进行载体的记录。为了更好的进行电子档案的管理，需要做好相关的压缩边及其加密技术处理工作，保证其内部内容的充分解压及其解密，从而满足实际工作的需要。为了更好的进行电子档案的管理，需要落实好元数据及其信息背景的分析。这是因为电子档案的元数据必须进行文件信息的依附，否则就无法进行电子文件原貌的恢复。电子档案的应用前提是电子文件，其一系列的传送，需要进行网络操作，这就需要进行文件背景信息的分析，更有效的进行档案的隐患控制，从而满足实际工作的需要。通过对电子档案的分析，更有利于进行电子档案的优越性的分析，电子档案的应用，更有利于简化档案管理工作程序，更有利于提升其工作效率。在当下信息化时代的今天，信息网络体系的普及，更有利于推动电子档案的管理及其信息利用工作，这就进一步的提升了工作人员的自身工作效率，进行其劳动强度的降低，更有利于提升其归档质量，更有利于进行其检索速度的提升，避免档案管理人员的枯燥性。在电子档案应用过程中，做好微机管理是必要的，从而有利于遗漏文件的有效查缺补漏。这就是传统的纸质档案所不具备的优势，因为在传统纸质档案的工作过程中，由于其文书立卷工作的特点，经常出现文件的不合理收集情况，从而导致其归档过程中的麻烦。通过对微机网络管理形式的优化，更有利于提升电子档案的效益，这就需要保证微机管理的效益，进行工作人员自身工作时间的简化，提升其整体业务水平。通过对档案管理电子化的应用，进一步的提升文档的保密性。在传统的纸质档案应用过程中，档案的检查需要进行整体利用，查阅人员可能仅仅需要进行一部分资料的查看，却需要进行整卷档案内容的查看，这是非常不利于文档管理的保密性的控制，通过对电子化档案管理形式的应用，更有利于提升档案管理工作的保密性。更有利于进行档案管理工作质量的提升，更有利于进行查阅及其使用，保证文档卷宗的高质量及其高水平性。从而有利于档案的查阅及其有效使用。这就需要做好电子档案微机管理工作，保证档案管理工作效益的提升，保证档案工作的有效查阅及其使用，从而满足当下工作的需要。2 电子档案管理体系的健全在电子档案的管理过程中，进行整体体制的健全是必要的，这需要进行电子文件的整体管理标准的优化，进行文件管理及其档案管理的统一化的协调，保证这两者的统一性的发展。这就需要相关档案人员做好自身的本职工作，保证文件的形成、归档、查阅利用等环节的协调。这都需要档案部门做好相关的统一监督工作，做好相关的指导工作。这也需要保证电子文件的科学化、合理化、统一化等的标准要求，保证对电子文件信息归档过程中的原始性及其真实性的控制。除了要做好上述的工作，进行电子档案的可转换性的控制也是必要的，从而提升电子档案的整体安全性，保证电子文件的不同载体上的应用，保证其有效的相互转换，这里面涉及到文件的签字、印章等的工作需要。这里需要进行计算机的更高功能的开发利用，提升电子文件及