改革归档规则幻灯片.ppt

改革归档规则完善整理方法 ——归档文件材料整理方法讲解 朱学红 一、《归档文件整理规则》的制定 2000年12月6日国家档案局发布了中华人民共和国档案行业标准DA/T22-2000《归档文件整理规则》，并于2001年1月1日实施。这个标准的出台， 是我国机关档案工作改革的一项重要举措。传统的档案整理方法是以“卷”为单位进行分类整理的，而《规则》从我国机关档案工作的现状出发，适应档案管理现代化的需要，为新形势下规范、高效地进行归档文件整理工作提供了依据，因此对我国机关档案工作的持续发展具有重要的意义。 （一）对档案管理现代化的意义 当今社会，人们对获取信息的要求是全面、准确、迅速，仍然以传统的、手工业式的、小生产式的方法管理档案的状况，已不能适应机关工作发展的需要。全面地实现档案管理现代化，是档案界迫在眉睫的任务。《规则》的出台，是国家档案行政管理部门的重要举措，具有重要的意义。 1.为以计算机技术为中心的现代科学技术在档案管理工作中的有效应用奠定基础。 先进技术手段引入给档案工作提供了许多新的发展契机。电子文件已成为信息记录和历史记录的重要形式，计算机一次输入多次输出，随机生成各类目录，强大的文件级检索功能，全文扫描，网络检索，复印、缩微等提供利用的技术手段带来了种种便利，衬托出一些传统档案管理手段的落后，也使得原有的部分规范要求、包括立卷变得不再必要。 以卷为单位整理的档案，进行计算机条目输入时，要人为增加检索层次，我们要输入案卷目录，再在案卷目录下面输入文件目录。档案案卷繁琐、复杂的组织形式，增加计算机软件的研制难度，此外案卷的集合装订方式，也给通过扫描、缩微等方式实现档案的数字化、信息化，以及更好地开发档案信息资源这一工作设置了障碍，影响了计算机技术的有效应用。 而《规则》以文件级思路，就从根本上避免了这些弊端。 2.促进机关文档一体化管理的实现 文书处理和档案管理是相互衔接的机关工作的两个流程，具有许多共同之处。文档一体化的目的，充分利用文书处理取得的成果，简化文件整理归档工作，提高工作效率。在实行计算机辅助管理的条件下可以轻松地实现。其实现方式是；调整归档文件整理工作流程，改变原有的每年集中整理归档的习惯做法，使办理完毕的文件能够直接进入档案整理环节，“随办随归”，从而使归档文件整理变成一项日常工作。同时，应尽量以文书处理环节生成的项目来组织检索条目，使归档工作更加贴近文书、业务人员的工作实际，免除档案管理环节中再做大量的重复的数据准备工作。如输入案卷目录并重新组织文件目录等，节省档案员的时间，推动文档一体化的最终实现。 3. 为设计合理的电子文件整理方法打下基础 目前机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输、和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录越来越多，产生了大量的电子文件。电子文件在存在形态和利用方式上与纸质文件不同，具有自己的特点。由于其占用载体空间小，一张普通的3寸磁盘就可以记载成百上千个电子文件，因此整理电子文件时不可能依照传统做法，从物理上按不同检索单位（卷）将文件分隔开。同时由于电子文件利用必须依靠计算机进行，具有了检索方式高效、灵活的特点，与纸质文件相比较，不必进行过多复杂的组织就能满足利用需求。这些特点使电子文件整理方法可以大大简化。《规则》从简化、高效出发提出的文件级整理思路，即满足了现阶段归档文件整理工作的需要，与电子文件整理在目的、原则等方面具有许多共同之处。因而为制订、规范电子文件整理方法奠定了良好的基础。《电子公文归档管理暂行办法》2003年9月1日国家档案局第6号令发布施行。电子文件是以数码形式记录存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传输的文件。 （二）《归档文件整理规则》的特点 从“简化整理、深化检索”思路出发，对归档文件整理工作的许多环节进行了调整或简化，使〈规则〉体现出了鲜明的特点。 1.简化 （1）取消案卷，实行文件级管理免除了繁琐、复杂的组卷过程。 （2）分类方法固定为年度——保管期限——机构（问题）３种，并允许各单位视本单位的具体情况组合及简化分类层次。 （3）装订以“件”为单位进行，对装订材料不做统一规定，只要符合档案保护要求即可，装订方法也不限于三孔一线。 （4）文件的排列方法强调按事由排列，时间、重要程度作为参考因素，可根据实际情况选用。 （5）取消案卷、卷内文件两级目录，只编以“件”为单位的归档文件目录。 （6）无需编页号，目录上的页号改为页数。 （7）归档文件直接盖归档章装盒保管。无需拟定案卷目录和填写案卷封面，只需在档案盒上填写全宗名称、年度、期限、件号、盒号。可见简化立卷的了一系列程序。减轻了