贯标文件正文分析报告.doc

文件和资料控制程序 ZT13J-CX-1 1. 目的 通过对质量、环境、职业健康安全管理体系文件的控制，确保集团公司质量、环境、职业健康安全管理体系覆盖的所有场所及时得到和使用有效的体系文件。 2. 适用范围 适用于集团公司机关、工程指挥部（项目经理部）、工程公司质量、环境和职业健康安全管理体系文件的控制。 3. 职责 3.1 集团公司董事会、总经理办公室是本程序的主管部门，负责集团公司质量、环境和职业健康安全管理体系文件的核稿、登记、编号、标识、发放和处置，对所属单位的质量、环境、职业健康安全管理体系文件管理进行检查和指导。 3.2 质量部负责 A 类文件编制的策划、换版和发放范围的界定等。 3.3 B 类属质量管理的技术标准、设计图纸、标准图、技术性作业指导书由科技部门负责，属于环境与职业健康安全法律、法规文件由发展规划与风险管理部负责管理。 3.4 集团公司（子分公司、工程指挥部和项目经理部） 各职能部门负责本部门体系文件的管理，并负责对口检查和指导下属单位执行的有效性。 3.5 各级办公室负责本单位质量、环境和职业健康安全管理体系文件的发放、管理和控制。 4. 工作程序 4.1 质量、环境和职业健康安全管理体系文件的分类 A 类：《管理手册》、《程序文件》。 B 类： 质量技术标准、设计图纸、标准图、技术性作业指导书及与环境和职业健康安全有关的法律法规文件。 C 类：质量、环境和职业健康安全管理体系其它文件（包括外来文件）、记录。 4.2 文件的批准和发布 4.2.1 《管理手册》由总经理批准发布;《程序文件》由管理者代表批准发布。 4.2.2 B 类质量管理文件执行《技术文件管理程序》，法律法规类文件由发展规划与风险管理部公布《有效法律法规目录》，使用单位自行购买。 4.2.3 C 类文件由拟文部门的单位分管领导审批发布。 4.3 文件管理与控制 4.3.1 文件编号 A 类文件由质量部统一编号，B 类文件由文件使用单位自行编号，C 类文件的编号由各级行文单位办公室按司办（2002）34号《中铁十三局集团有限公司公文处理办法》的有关规定办理，记录由发生单位自行编号。外来文件由管理职能部门识别和控制。 4.3.2 受控文件标识 质量、环境和职业健康安全管理体系文件要加盖受控章、编号，作唯一性受控标识。《管理手册》、《程序文件》由集团公司董事会、总经理办公室负责受控标识，记录按照《记录控制程序》的规定标识，各级制发的受控文件由本级办公室负责受控标识。 4.3.3 文件发放、接收 行文单位办公室根据拟文部门提出的发放范围进行文件发放，并填写《发文登记簿》。文件受控管理方式，由文件接收单位在确保文件有效性的前提下自行确定。 纸质文件：各级办公室收到文件后，应在《发文登记簿》上签收，并按《文件回执单》清点文件和签名。文件回执单要及时退回发文单位，文件回执单若与文件不符时要及时通知发文单位。同时，对收到的文件要及时在本单位《收发文登记簿》上登记并由下属有关业务部门签收、在《收发文登记簿》上登记和具体承办。集团公司机关各部门收到文件后，应在《发文登记簿》上签收，并在《收发文登记簿》上登记和具体承办。 电子文件：集团公司网上发布的电子文件，各单位办公室应及时下载，在《收发文登记簿》上登记并由有关业务部门签收，在《收发文登记簿》上登记和具体承办。集团公司机关各部门文件管理人员应及时阅知和承办。 文件发放部门应确保对质量、环境、职业健康安全起关键作用的岗位人员都能得到有关文件的现行版本。 当文件破损需要更换时，应到原发文机关办公室办理更换手续 ,交回破损文件,领取新文件，加盖受控印章，受控号不变。 当文件丢失时，应及时报告本级文件管理部门， 由文件管理部门通知相关单位声明该文件作废（注明所丢文件的名称、编号），文件丢失部门应在《收发文登记簿》上注明。需重新领用新文件时，由文件丢失部门填写《领用（复制）文件申请单》,文件管理部门负责办理领取新文件，加盖受控印章并重新编受控号。 4.3.4 文件复制 管理体系文件不允许私自复制。若工作需要，由需要复制文件的部门或单位填写《领用（复制）文件申请单》，本级文件管理部门负责复制，复制文件作为受控文件一并管理。 4.3.5 文件作废、销毁及保留 文件作废，由文件原拟制部门以书面形式通知本级办公室，办公室负责通知文件持有单位（部门）或人员。 非存档文件作废后，做销毁或保留处置。各级办公室负责收回本级持有的作废文件，填写《文件销毁清单》并统一销毁。需留作资料保存的作废文件，由留存部门或人员提出申请，经本级办公室认定，并在原文件上标注“作废留存”标识后，方可保留。归档的作废文件要在原文上标明“作废留存”标识保存。 机构撤销时，由被撤销的部门或单位办公室负责把《管理手册》、《程序文件》等有效的