第6章 会议沟通.pptVIP

二、 会议秘书的职责 准确记录会议要点 发放会议纪要 确认执行人、完成时间以及所需资源 在主持人右手落座 * Evaluation only. Created with Aspose.Slides for .NET 3.5 Client Profile . Copyright 2004-2011 Aspose Pty Ltd. 第六章 会议沟通 Evaluation only. Created with Aspose.Slides for .NET 3.5 Client Profile . Copyright 2004-2011 Aspose Pty Ltd. 现代经理人不是在开会便是在旅行，旅行的目的是到其他地方开会。——彼得.德鲁克 思 考: 喜欢开会吗？为什么？ 开会有用吗？ 如果让你来组织一次会议，你会如何做好会前准备？ * Evaluation only. Created with Aspose.Slides for .NET 3.5 Client Profile . Copyright 2004-2011 Aspose Pty Ltd. 6.1会议目的与类型 一、会议的定义 群体或组织中相互交流意见的一种形式，它是一种常见的群体活动。 * Evaluation only. Created with Aspose.Slides for .NET 3.5 Client Profile . Copyright 2004-2011 Aspose Pty Ltd. 交流信息 给与指导 解决问题 作出决策 一个有效的会议，应该能使与会者心情舒畅并积极参与，使大家以有效的方式得以沟通，从而获得有用的信息或达成一致的合作协议。 二、会议的目的 * Evaluation only. Created with Aspose.Slides for .NET 3.5 Client Profile . Copyright 2004-2011 Aspose Pty Ltd. 谈判 目的是解决双方利益上的冲突，采用互动方式讨论，力求达成一致意见。 通知 目的是为了传播信息，采取单项的方式，一般没有讨论。 解决问题 目的是为了利用团体的力量解决问题。通常将待解决的问题摆在桌面上，与会者应提出解决的方法。 在这类会议上，人们会为探求解决问题的方法而努力，不会停留在过去的状态中。 三、会议的种类 * Evaluation only. Created with Aspose.Slides for .NET 3.5 Client Profile . Copyright 2004-2011 Aspose Pty Ltd. 决策 目的是为了在不同的方案中权衡利弊做出抉择。 与会者不仅会讨论和决策，而且还要遵守会议的决议。 交流 目的是在于集思广益，常采用“头脑风暴法”讨论，即安排5-7人，每一位与会者都可以将自己对问题的看法，并从相互间的发言中得到启发，激发灵感，产生创意。 这类会议鼓励讨论。 三、会议的种类 * Evaluation only. Created with Aspose.Slides for .NET 3.5 Client Profile . Copyright 2004-2011 Aspose Pty Ltd. 6.2 会议的组织 会前准备 会议过程控制 会后工作 * Evaluation only. Created with Aspose.Slides for .NET 3.5 Client Profile . Copyright 2004-2011 Aspose Pty Ltd. 一、会前准备 明确会议的必要性 如果没有必要开，就尽量不要开。 确定会议的目标 议题：讨论出现的问题，或分析将要遇到的问题； 明确议题之后确定具体的目标。 准备会议文件 确定会议主持人 会议成败很大程度上取决于会议主持人。 * Evaluation only. Created with Aspose.Slides for .NET 3.5 Client Profile . Copyright 2004-2011 Aspose Pty Ltd. 一、会前准备 确定与会人员 对会议内容比较了解并与其工作相关的人员参与。 出席：有发言权也有表决权 列席：有发言权没有表决权 旁听：只是学习，可以参与意见 会前协调——火腿蛋（母鸡和小猪） 预定会议场所 补充最新信息。 * Evaluation only. Created with Aspose.Slides for .NET 3.5 Client Profile . Copyright 2004-2011 Aspose Pty Ltd. 不开会的原则 如果已经有每周的例