第14讲书面沟通吉大总结.ppt

在这种信函中，你不得不拒绝某人或某事，或者提出批评而非表扬。 主要目的是告知读者坏消息，让读者阅读、理解并接受该消息，同时保持组织或撰写者自己有良好的形象和信誉。 包括否定信、拒绝信、纪律警告 负面性信函 负面性信函的基本结构： 缓冲语开头； 令人信服的理由； 明确而婉转的陈述； 有益的、友好的、积极的结尾。 负面性信函 缓冲语可以包括以下几种： 表示谢意，即对顾客购买产品或关注你的公司表示谢意； 表示赞扬，即对顾客以某种正常渠道或理智的态度反映公司存在的问题表示赞赏； 表示同意，即有可能的话，对顾客提出的有关意见加以肯定； 表示理解，即对顾客对产品、服务及公司的抱怨表示理解。 负面性信函 负面性信函举例 尊敬的田波先生： 我对于贵公司在今年5月即将举行的公司交流研讨会的计划非常感兴趣，同时我相信这一倡议一定会得到各公司的广泛支持和欢迎。 也非常感谢您邀请我作大会发言。不过十分遗憾的是，今年5月我将出访欧洲考察，因此届时我不能出席研讨会。 在此我愿意推荐我的同事张阳，他将是另一个理想的发言者。他在人力资源部已任职8年，在此期间，他曾亲自组织了数次颇为成功的活动。我相信，如果时间允许的话，他会很乐意参加此研讨会，并作大会发言。是否采纳我的建议，请告知。如果可以的话，我将让他与您联系。 预祝研讨会圆满成功！