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洞悉数字的意义,做出正确的决策
观赏棒球比赛时,我们总会看到许多统计数字,并据以评断球员的表现优劣。这些数字不用观众计算,就会自动出现在电视萤幕上,比方说,王建民的投手自责分率、铃木一朗的打击率。如果是球迷或专家,就会知道这些数字代表什么意义,也会知道球员的表现要用多个数字去综合评估,不能单看一个数字。商场上也是如此,数字无所不在,而且多半都是用简单的比率呈现。你或许知道数字是怎么算出来的,甚至自己也会算,但就算你不知道、不会算也没关系,因为总会有精密工具或专业人士,帮你做算术的工作。身为职场上专业经理人的你,你的工作是什么?就是应用你的专业知识和经验,解开数字背后的意义,做出正确的决策。养成好的数字习惯《管理是什么》一书指出,哈佛商学院学生在入学第一年,都要阅读一篇名为〈如何不迷失在数字中〉(How to Avoid Getting Lost in the Numbers)的文章。文长只有5页,对象是在进行个案分析时,对自己处理数字的能力不太有把握的学生。文中指出,处理数字的能力并非与生俱来,而是一种取径或方法(approach),最重要的是如何拆解(attack)数字,读出数字的意义。有些分析师将这样的过程描述为「严刑拷打资料,直到它们招认为止」。数字的表象只是一道门,必须穿透它,才能抵达要去的地方。据说,很多哈佛MBA学生在读过文章后,都会很惊讶地发现,原来所谓的「数字」,往往和常识比较有关,而且通常不会超过高中程度以上的数学。重要的是要能看出数字的意义,而非玩弄分割数字的游戏。该文提出了一些基本观念和实用技巧,以协助读者建立起良好的数字习惯。在拿起计算机之前,先问自己为什么要计算数字,又会如何詮释计算出来的结果。如果确认计算是有必要的,或许可先凭直觉或经验去猜测答案。得出答案后,接著再追问:计算结果有何意义或隐藏意涵?得出的数字是好是坏?若计算结果违反猜测和直觉,令人讶异,很可能就是值得进一步思索的讯息。进行计算工作时,一定要放慢速度,尽可能在纸上记下所有重要的「运算步骤」,以及每个数字的「单位」。此外,最好还能为每一个步骤都设定标题,提醒自己是在「计算什么」。例如,若是只在纸上写下15÷3=5,往后再看这道算式时,可能就会看不懂。反之,若是註明单位,改写成「每天15个零件/3名工人=1个工人1天生产5个零件」,则日后再读取时,可立即得知计算目的。若是运算过程不只一道,最好能有耐心地写明计算过程,并加上註解:计算每周产能(1个工人1天生5个零件)×(3个工人)=每天15个零件(1天15个零件)×(每周6个工作天)=每周90个零件计算目前的产能利用率目前实际产出=每周60个零件产能=每星期90个零件产能利用率=60÷90=0.67=产能的67%;或是未被利用产能=每周30个零件得出产能利用率是67%之后,接著还要针对计算结果,写下对于数字的归纳或詮释,以进一步追问数字的意义。例如,「在不触及产能最大极限的情况下,实际产出还有一些成长空间」「在不扩充产能的情况下,目前产出还可增加50%」「如果实际产出还有成长空间,那是多大的成长空间?」或是「如果要将既有产出扩增50%,会造成额外的成本支出吗?」简单的计算,还要写下每一个步骤,看来似乎有点蠢。然而,这种层层推演的陈述与计算方式,确实能让数字的计算,产生出意义。有些动作或习惯,虽然基本,却很重要。了解数字所代表的意义如前所述,在计算前,一定要先问自己为什么要计算。至于让你知道应该做什么计算的,并非算数能力的优劣,而是在面对数字或商业情境时,你所能展现的理解力、判断力和管理能力。以公司的过去和同业的表现为师在詮释计算结果时,有相当部分是取决于商业知识和经验的不断累积,如此才能在看到某个数字或比率时,判断数字对公司是好是坏,或无关紧要。优秀的经理人会针对某些数字,尤其是有标准化运算方式的数字,建立起一个合理的数值范围或期待,以引发有意义的行为。一旦数字出乎意料或超出合理数值,就可以采取适当的行动。例1:贾伯斯为什么沮丧?虽然苹果(Apple)在个人电脑市场的占有率很小,但是在中小学及大学的销售量,苹果长久以来都是领导者。1999年,苹果执行长史帝夫?贾伯斯(Steve Jobs)拿到了一个数字:苹果的个人电脑在中小学的市场占有率为12.5%。对此,贾伯斯感到很沮丧。表面的数字:苹果电脑1999年在中小学及大学的市占率为12.5%。数字背后的意义:苹果电脑1998年在中小学及大学的市占率为14.6%,一年间下滑了近2个百分比;反观竞争对手戴尔电脑(Dell),其在1999年的市占率为15.1%,超越了苹果,成为领先者。如果你是贾伯斯,在看到今年的市占率时,你先是要知道苹
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