集团差旅管及费用报销制度.doc

XXXX集团 差旅管理及费用报销制度 目的： 为强化对集团范围内因公出差事项的日常管理，规范审批程序，明确相关流程，统一报销项目及费用开支标准，在确保因公出差人员基本工作与生活需要的前提下，严控差旅成本，结合集团实际，特制定本制度。 适用范围： 集团所属各中心（部门）、各分支机构及子公司、全体员工。 三、 内容： 1、差旅事项的审批、确定与管理： （1）集团本着节约开支，提高工效的原则严格控制人员出差频次和出差人数，凡能通过电话、传真、信函、电子邮件、委托运送等便捷方式办理的事项，非特殊情况不得派人专程办理，确因工作需要必须派员办理的，也应尽量减少出差人数和差旅时限。员工因公出差一律实行派遣制，未经派遣，任何人不得私自外出。 （2）集团员工因公出差，应首先从考勤管理部门领取《出差申请审批单》，注明出差申请人姓名、所在单位名称、具体职别、出差目的地名称、预计起始及所用时间、出差事由、同行人员名单、费用预估等内容，并按如下规定履行审批程序： ① 国内出差：集团总部副董事长及执行总裁出差，由董事长或其授权委托人核准，副总裁出差，由执行总裁核准，各中心总监或部门负责人出差，由主管副总裁审定，报执行总裁核准，其他员工出差，当日能够返回的，由所在单位（部门）领导直接核准，1天以上3天以内者，由所在单位（部门）领导审定，主管副总裁核准，超过三天者，由所在单位（部门）领导和主管副总裁分别审定，执行总裁核准。各分支机构及子公司根据以上原则参照执行。 ② 国外出差：集团员工国外出差一律由执行总裁（总经理）审定，董事长或其授权委托人核准。 ③ 未按程序审批，不得派员外出，否则，所发生的一切费用由出差人和差遣人自行承担，出差期间按缺勤对待。出差过程中如需变更原审批项目，必须事先向审批人请示，经审批人同意后，方可实施变更，未经请示批准私自变更的，因变更所发生的各项费用由出差人自负，延迟时间以缺勤论处。 ④ 《出差申请审批单》每次分正本、副本填写，审批完成后于出差前持正本到人事（考勤）管理部门办理公差请假手续，审批单正本交人事（考勤）管理部门留存，以便核对考勤，副本自行保管，待出差结束报销费用时作为必要凭据。 （3）差遣人员出差必须做到定任务、定地点、定时限、定人数、定路线，指令明确，不得含混不清，弹性过大。 （4）出差人员在外期间必须经常与所在单位或出差差遣人保持联系，通讯工具应每天24小时开通，如在一个地方停留时间较长，须将驻地固定电话号码告知所在单位或出差差遣人以便随时取得联系。 （5）出差期间，非特殊原因或有业务关联，任何人未经批准不得私自投亲靠友、参与游玩活动，更不得借道回家，否则，一经查实，将从严追究当事人责任，相关费用自行承担。 （6）出差完毕返回后，出差人应及时向出差差遣人汇报差派事项办理情况并凭返程所乘交通工具相关票据到考勤管理部门履行销假手续。 2、差旅费预借与报销审批： （1）差旅费开支项目主要包括住宿费、交通费、生活补助费、通讯津贴和勤杂费用等，报销管理方式因具体项目、对象不同而有所差异。出差人员（董事长除外）住宿费实行限额报销办法，超支自负，节余不补；生活补助费、通讯津贴实行定额包干办法；短途交通费（含市内交通费）除集团董事长、副董事长、执行总裁、副总裁、分支机构及子公司总经理据实报销外，其他人员均采用定额包干办法；长途交通费按职位级别划分的交通工具等级据实报销；勤杂费用根据具体情况经审核批准后据实报销；外出参加会议或接受培训由组织者统一安排吃住的，其住宿费、生活补助费凭相关票据据实报销，其他费用报销按出差相关规定执行。 （2）员工因公出差确需预借差旅费、公务费者，一律遵照集团财务支付结算制度中的相关规定和要求执行，任何人不得例外。 （3）员工每次出差，不论人数多少，原则上须由一人负责借款，报销时经手人与借款人应保持一致，如遇特殊情况，经主管领导批准，方可例外执行。 （4）借款额度的核定依据为：从出发地到目的地的往返交通费、住宿费以及公务费、办理专项事务所需的其它费用（如招待费、采购费、活动经费、固定费用等）。 （5）出差人如携带礼品或计划招待相关客人、购买物品、参加相关活动、办理专项事务等所需费用必须在借款前另行出具书面申请，按规定程序审批后方可计入差旅费用申请额度，报销时不得突破审批限额，遇特殊情况必须突破的，应在事项办理前向差遣人说明情况，由差遣人按照层级管理程序逐级上报审批，未得到明确答复前不得先斩后奏，违者后果自负，超出费用部分由当事人自行承担。 （6）出差借款只能用于申请事项，不得转作它用，更不能公款私用，否则以挪用公款论处。 （7）市内外出办理业务所需费用额度在200元以下的，原则上不预借费用，由当事人自行解决，返回后按规定程序审批报销。 （8）出差人员返回后必须在7日内办理财务报销手续，其审批、办理程序严格按