7文件资料管理程序.docVIP

1 目的 规范公司能源管理体系文件和资料并进行控制。 2 适用范围 适用于公司能源管理体系要求有关的文件资料的管理， 3、名词和定义 3.1、文件：指信息及其承载媒体，典型的有纸或电子形式（如：手册、程序、作业指导书、图样、报告、标准、各种图表、记录、表单）。 3.2 、外来文件：指与能源管理体系有关的法律法规、有关产品的国家或行业的标准、顾客或供方提供的文件等。 3.3、能源管理手册：规定公司管理体系的文件。 3.4、 程序文件：指为进行某项活动或过程所规定的途径。作为第二层次管理体系文件。 注1：程序可以形成文件，也可以不形成文件。 注2：当程序形成文件时，通常称为“书面程序”或“形成文件的程序”，含有程序的文件可称为程序文件。 3.5、作业指导书：是描述在公司内为完成某一过程而进行说明的文件(如生产准备工作、检验工作)，作为第三层次管理体系文件。 3.6、标准：指应达到某种程度的文件，如：产品标准，作为第三层次管理体系文件。 3.7、记录：阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件（如：能源绩效参数，能源检查结果、内部审核结果、校准数据）。 3.8、受控文件：指对文件的拟、修、废、审核、批准、更改、分发、回收等均应纳入程序，实行控制的文件。 3.9、非受控文件：指文件在发放以后不加以控制，修订或废止时，旧文件不须由拟定部门收回的文件。 注3 ：非受控文件仅作为参考用，无须按照文件和资料控制程序去执行。 3.10、废止：因生产管理状况等因素变化不再适用的，按规定程序审批后决定废除的文件，由拟定部门收回并进行适当标识或销毁。 3.11、附件：文件正文的辅助内容，帮助正确掌握和使用文件。 3.12、文件发行日期：指文件的发行时间。 3.13、文件实施日期：指文件生效日期。 3.14、 发文号：指受控文件的分发登记号，， 5 内容及要求 5.1 公司文件的系统结构、代号及编号。 5.1.1 公司文件的结构共分四层,：手册、程序文件、制度（作业指导书、规定等）、记录 5.1.2 第一层文件：手册的编号： SOPONYSC －X X X X -X X 第一层次文件手册的代号，SOPONYSC:索普公司能源管理手册 ②—文件发布年号，用4位阿拉伯数字序列表示，例“2014”； ③—版本、修改次数号，用英文字母表示，例“A/0，第零次修改。 5.1.3 第二层文件：程序文件的编号： SOPONYCX—X X X X -X X 第二层次程序文件的代号，SOPONYCX代表：索普能源管理程序； ②—程序年号，如：2014 ③程序文件序号，如：01、02***； 5.1.4 第三层文件: 除第一、二、四层文件外，其余全归第三层文件，外来文件不编号 SOPOWR- ×× — 索普文件 — 序号。如：01、02***。 5.1.5 记录编号： SOPOJL －×× — SOPOJL:索普公司记录 ②— 记录序号，如：01、02***。 6.2 文件的控制 6.2.1文件应在发布前得到批准，以确保文件是充分与适宜的. 6.2.2文件分为“受控”和“非受控”。在文件的批准页上加盖状态标识章状态标识章分为“受控”和“非受控”、“废止文件留用作参考资料”三种。 6.2.3归档保管及管理 a)在主控部门归档并保管。 b)编号和状态标识不齐全的文件，不能作为工作的依据， c)各门要指派专人负责本部门的文件管理，建立本部门的“受控文件清单”，确保受控文件清单的有效性。 d)公司文件、记录、表单等不允许随意涂改。 6.2.4当发生以下情况时，文件需重新修订或者换版： a)当公司经营环境、产品结构、组织机构职能发生重大变动； b)手册、管理体系文件依据的法规和标准有重要更改； c)文件修订次数较多； 6.2.5外来文件及资料的控制与管理 a)外来文件及资料的接收与登记 无论是部门或个人以任何途径获得的外来文件及资料， 7.2、外来文件清单； 7.3、文件发放、回收、销毁记录表。“六心”服务评定标准 “六心”服务的评定是与公司考核结果、员工的服务态度和服务质量、工作能力和工作态度挂钩的，在严格考核的基础上进行评定的，对此，公司对各个门店的员工将实行动态管理的办法。现根据公司的规章管理制度，制定店铺员工“六心”服务评定考核办法，以促进管理的制度化、科学化、规范化、精确化。 1、什么是“六心”服务？ 所谓的“六心”是指信心，热心、用心、耐心、诚心和细心，而“六心”服务则是指用“六心”的标准来为每一位顾客提供最优质的服务。 2、“六心”服务评定的目的 （1）促使管理者公正、公平、客观地评价员工的工作表现，并对员工进行指导、培养和激励，引导员工纠正自己的工作态度和提高自己的服务质量。 （2）规范员工的服务态度，提高顾客的满意度，使得产品的服务质量深入人心