采购制度和流程探究.doc

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采购管理制度及流程 第一章 总则 第一条 为加强采购工作的规范化管理,提高采购工作效率,特制定本制度。 第二条 本制度适用于集团总部及所有控股子公司的对外采购事项(不含厨房设备、零星办公用品)。 第三条 本制度责任管理部门为集团采购部。 第二章 工作职责 第四条 采购部及人员职责   1、钻研本职工作,努力学习新技术,了解新产品,注意对市场信息的收集。   2、廉洁高效,勤俭节约,讲究职业道德,不徇私舞弊,努力降低采购成本。 3、负责公司生产与经营所需的工程类、物资类、服务类采购计划拟订、报批与执行; 4、负责供应商的开发、管理及维护工作。 5、对各类采购实施过程进行跟进落实。   6、协助财务部对采购款项进行处理。 7、负责采购事项及供应商相关信息的保密工作。 第三章 采购工作管理规范 第五条 采购原则 1、竞争比价原则。凡以非招标形式采购的,均需询价、比价3家以上供应商。将相关信息详细收集(含商家名称、联系方式、具体报价信息等)并对质量、价格、服务等综合评估后,填写《询价、比价信息表》,选择意向供应商并报批。询价、比价、议价的结果需不超过市场平均价格标准。 2、适时适量原则。采购部根据整体采购需求计划、供货周期和市场整体行情走向等,编制分项采购实施计划。确保采购执行中在时间上适时到位,不因采购延迟到位影响相关流程,在采购量上供需平衡,不造成积压浪费。 3、全程监督原则。采购部的重大采购合同需经相关部门采购合同会审。采购部不得单独完成合同谈判、签订及采购验收。督审部对采购过程进行全程审计监督。 4、“舍远求近原则”。凡各项目均应就近采购,能在本地市场建立良好供应商的,价格相差不大的,均在本地市场采购。 5、“直供原则”。减少采购环节,一步到位,直接与厂商、一级代理商建立供求关系。 第六条 采购计划 1、项目工程部的采购,由工程部根据现场和设计图纸以及预算合同,编制并向采购部提交《项目整体物资需求计划表》,和《项目整体施工进度计划表》,明确合适到货期以及详细物资需求等信息; 2、《项目整体物资需求计划表》之外的各类采购,由物资需求部门填写《物资采购申请单》报采购部审核。 3、各类采购申请需明确采购物资的名称、规格、质量执行标准、数量、价格、使用日期等交给采购部门采购采购部收到部门提交的,未经领导同意,不得私自变更、替换现有原供应商;如有更适合供应商,采购部必须提交书面,批准后方可变更。明确品名规格、数量、质量要求、技术标准、验收条件、违约责任及供货期限等。物资规格购单、发票账单上的品名、规格、数量、单价是否相符、无损坏入库单采购员、仓管员签字入库单一式三份,一联留存,联交给财务,联交给采购员 第十一条 付款与核算 (一)预付款采购   1、按合同约定需要预付购货款的,由采购员提供采购申请单、合同复印件、付款(注明付款事由、付款金额、对方单位名称、开户银行及账号),办理付款批准手续交公司财务部门办理预付货款业务。   2、货物发票已到,验收合格并与购货合同、发票及清单核对无误后,采购员粘贴好报销票据(,财务部审核后,由总经理签字,财务。(二)现采购  采购员必须凭有总经理签字的借款单向财务部借款,采购回来后,采购员持购货发票到仓库办理入库手续,由质监部门、仓管员验收,并入库单采购员粘贴好报销票据(),财务部审核后,由总经理签字,然后办理报销手续。   (三)后付款采购 第十二条 供应商管理 1、采购部负责供应商的拓展、选择、过程管理、履约评估和结果应用。根据供应商的合作情况,对供应商库进行不断调整完善。 2、任何类供方在合同执行过程中出现以下严重问题之一,须降为不合格供方,并且两年内不得参与或为公司提供任何产品或服务。严重问题是指: ■在其事先知情的情况下,仍提供不合格产品或服务; ■因质量问题被政府或行业机构通报或媒体曝光; ■不履行合同; ■有欺骗或欺诈行为; ■破产或有经济问题; 第十三条 审计监督 督审部负责对采购全过程进行审计监督。 第四章 管理流程 第十四条 物资采购管理流程 1、物资采购管理流程图:见附件1; 2、物资采购管理流程说明 物资采购流程说明 活动编号 活动名称 执行角色 活动内容 1 编报物资需求计划 物资需求部门 1、项目工程部的采购,由工程部根据现场和设计图纸以及预算合同,编制并向采购部提交《项目整体物资需求计划表》,和《项目整体施工进度计划表》,明确合适到货期以及详细物资需求信息; 2、《项目整体物资需求计划表》之外的各类采购,由物资需求部门填写《物资采购申请单》报采购部审核。 2 编制物资采购计划 采购员 1、向设计、预算部门提供相应物资信息与价格咨询; 2、根据工程部提报

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