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Excel财务管理中的应用——数据管理篇目 录 第一节 创建数据清单 3 第二节 编辑与查询数据记录 7 第三节 排序数据记录 8 第四节 设置排序条件 10 第五节 自动筛选数据 12 第六节 高级筛选数据 14 第一节 创建数据清单 　在中文Excel 中，排序与筛选数据记录的操作需要通过“数据清单”来进行，因此在操作前应先创建好“数据清单”。“数据清单”是工作表中包含相关数据的一系列数据行，如前面所建立的“员工工资表”，这张电子报表就包含有这样的数据行，它可以像数据库一样接受浏览与编辑等操作。这与使用中文Visual FoxPro 6相类似，只是在中文Excel 中可以很容易地将数据清单用作数据库，而在执行数据库操作时，例如查询、排序或汇总数据时也会自动将数据清单视作数据库，并使用下列数据清单元素来组织数据： ·数据清单中的列是数据库中的字段　·数据清单中的列标志是数据库中的字段名称　·数据清单中的每一行对应数据库中的一个记录 那么数据清单与电子报表的区别是什么呢？ 其实没有多大的区别，前者的第一行含有列标题，后者是包含数据清单在内的数据库，而且还有标题！所以，您能很容易的建立数据清单。如员工工资表中的“姓名”、“年龄”、“职务”、“工资额”，这些就可以作为数据清单中的列标题，使用鼠标器选定如图1所示的单元格区域，一份数据清单就建立好了。 图1 选定这个区域建立数据清单 其实，若选定一个区域，中文Excel 也会在需要的时候自动建立一份数据清单，只是该数据清单将包含所有的单元格，自动找到的列标题也不一定正确。 注意：在每张工作表上只能建立并使用一份数据清单。您也应避免在一张工作表上建立多份数据清单，因为某些数据清单管理功能(如筛选)等一次也只能在一份数据清单中使用。 一旦建立好了数据清单，还可以继续在它所包含的单元格中输入数据。无论何时输入数据，初学都应当注意遵循下列准则： 1.将类型相同的数据项置于同一列中 在设计数据清单时，应使同一列中的各行具有相同类型的数据项。这一点在前面建立“员工工资表”时就体现了出来，这是初学者一眼就能看明白的。 2.使数据清单独立于其它数据 在工作表中，数据清单与其他数据间至少要留出一个空列和一个空行，以便在执行排序、筛选或插入自动汇总等操作时，有利于中文Excel 检测和选定数据清单。 3.将关键数据置于清单的顶部或底部 这样可避免将关键数据放到数据清单的左右两侧。因为这些数据在中文Excel 筛选数据清单时可能会被隐藏。 4.注意显示行和列 在修改数据清单之前，应确保隐藏的行或列也被显示。因为，如果清单中的行和列没有被显示，那么数据有可能会被删除。 图2 进入“边框”选项卡 5.注意数据清单格式 如前所述，数据清单需要列标，若没有的话应在清单的第一行中创建，因为中文Excel 将使用列标创建报告并查找和组织数据。列标可以使用与数据清单中数据不同的字体、对齐方式、格式、图案、边框或大小写类型等。在键入列标之前，应将单元格设置为文本格式。 6.使用单元格边框突出显示数据清单 如果要将数据清单标志和其他数据分开，可使用单元格边框（不是空格或短划线）。 其操作步骤如下： 步骤一、右击选定的单元格，然后从快捷菜单中选择“设置单元格格式”命令，进入“单元格格式”对话框后单击“边框”选项卡。 步骤二、单击“外边框”按钮后，从“线条”区域的“样式”列表窗中选择一种线型，参见图3。 　 图3 选择边框线的样式 步骤三、从“颜色”下拉列表中选择边框线的颜色，接着在“预览窗”中单击要使用边框线的边线，参见图4。 图4 单击要使用边框线的边线 步骤四、单击了每一条要使用边框线的边后，单击“确定”按钮，然后在中文Excel 的工作窗口中单击数据清单外的任意一处，就能在屏幕上看到所加入的边框线了，如图5所示。 图5 上述操作的结果 　　7.避免空行和空列 避免在数据清单中随便放置空行和空列，将有利于中文Excel 检测和选定数据清单，因为单元格开头和末尾的多余空格会影响排序与搜索，所以不要在单元格内文本前面或后面键入空格，可采用缩进单元格内文本的办法来代替键入空格。 　 图6 进入数据记录单 第二节 编辑与查询数据记录 对于数据清单中的数据记录，中文Excel 允许您做与Visual FoxPro 6中相同的编辑操作，即可新建、删除数据记录、按某些条件查询数据记录，而且操作更加简单，只需要从“数据”下拉菜单中选择“记录单”命令，进入图6所示的数据记录单对话框就能完成这些操作。 注意：图6所示的数据记录单对话框中，“新建”按钮的上方显示的是“当前记录号/总记录数”。 在数据记录单中，查阅数据记录与Visual FoxPro 6中建立表单的操作相类似，这里就不多说了。若要制定一个查询条件，只需