酉阳县档案数字化规范.docxVIP

数据格式及质量要求 一、目录录入 为保证数字化档案目录格式一致性，在严格遵守档案目录著录规范的前提下，就档号、保管期限、及各门类档案著录项、各著录项字段属性特作以下要求： （一）档号组合规则 传统模式 档号由“全宗号”、“目录号”、“年度”、“保管期限”、“案卷号”等字段组合形成，各字段之间用“-”进行连接。具体规则为“全宗号-年度-目录号-保管期限-案卷号”，例如：“207-1-2014-永久-123”。 简化模式 档号由“全宗号”、“年度”、“保管期限”、“馆编件号” 等字段组合形成，各字段之间用“-”进行连接。具体规则为“全宗号-年度-保管期限-件号”，例如：“207-2014-永久-123”。如果有分类标识则档号由“分类标识”、“全宗号”、“年度”、“保管期限”、“馆编件号”等字段组合形成，各字段之间用“-”进行连接。具体规则为“分类标识-全宗号-年度-保管期限-件号”，例如：“0001-207-2014-永久-123”。 （二）保管期限命名规则 传统模式 传统模式保管期限为：永久、长期、短期。 简化模式 简化模式保管期限为：永久、30年、10年等。 （三）简化模式一件多条记录规则 简化模式中如果出现同一件档案需要分成多条记录进行录入的情况，则保持“档号”一致，通过“序号”字段进行区分。例如：档号同为“207-2014-永久-123”的3条记录，则序号按照 顺序分别记录为“1”、“2”、“3”。 (四)各门类档案目录著录及数据项要求 1、传统文书档案数据项要求 （1）、案卷目录数据项要求 序号 字段名称 字段代码 字段类型 字段长度 值域 约束条件 备注 1 档号 ArchivesNo VARCHAR 50 非空 M 由“全宗号-年度-保管期限-案卷号”组合 2 全宗号 QZH VARCHAR 50 M 3 年度 ND INT 4 M 4 目录号 MLH INT 4 M 5 保管期限 BGQX VARCHAR 50 M 6 案卷号 AJH VARCHAR 50 M 7 标题 Title VARCHAR 5000 M 8 责任者 ZRZ VARCHAR 500 M 9 密级 MJ VARCHAR 10 0 10 部门 BM VARCHAR 255 0 11 总件数 ZJS INT 4 0 12 开始页 BeginPage VARCHAR 50 0 13 结束页 EndPage VARCHAR 50 0 14 总页数 TotalPage VARCHAR 50 0 15 开始时间 BeginDate VARCHAR 50 0 16 结束时间 EndDate VARCHAR 50 0 17 开放范围 OpenScope VARCHAR 50 0 其中包含“完全公开”、“内部公开”、“不公开” 18 备注 BeiZhu VARCHAR 500 0 注1：约束条件取值：M（必填）、O（可填）（以下含义相同）。 （2）、卷内文件目录数据项要求 序号 字段名称 字段代码 字段类型 字段长度 值域 约束条件 备注 1 档号 ArchivesNO VARCHAR 50 非空 M 由“全宗号-年度-保管期限-案卷号”组合 2 全宗号 QZH VARCHAR 50 M 3 年度 ND INT 4 M 4 保管期限 BGQX VARCHAR 50 M 5 目录号 MLH Int 4 M 6 案卷号 AJH VARCHAR 50 M 7 序号 XH Int 4 非空并0 M 8 密级 MJ VARCHAR 10 0 9 标题 Title VARCHAR 1000 M 10 责任者 ZRZ VARCHAR 300 0 11 文号 WH VARCHAR 300 0 12 文件日期 FileDate VARCHAR 50 0 13 主题词 ZTC VARCHAR 300 0 14 开始页 BeginPage VARCHAR 50 0 15 结束页 EndPage VARCHAR 50 0 16 总页数 TotalPage VARCHAR 50 0 17 名字所在页 MZSZY VARCHAR 100 0 在条目中存在大量名字信息时，原则上一页录一条，同时标明名字内容在本卷档案的第几页，多页则通过逗号进行分隔。例如：“2,5,7” 18 开放范围 OpenScope VARCHAR 50 0 其中包含“完全公开”、“内部公开”、“不公开” 19 备注 Beizhu VARCHAR 50 0 注1：文号中的年度一律用半角“[]”括号（以下含义相同）； 注2：责任者表示发文机关（以下含义相同）； 2、简化文书档案数据项要求 序号 字段名称 字段代码 字段类型 字段长度 值域 约束条件 备注 1 档号 ArchivesNO VA