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从行政机关办文实际谈公文新规范 公文，即公务文书，是法定机关、团体、企事业单位等在公务活动中传达意图、联系事务、交流信息、记录情况等直接形成和使用的各种形式的成文性文字材料。国家行政机关公文是行政机关实施领导和管理、依法行政、进行公务活动的重要工具，是办事、办会、办文的中介和有效载体。它是反映机关形象的门面和窗口，是体现领导和管理者素质的重要渠道，讲究的是格式规范、文种规范、处理程序规范、写作规范。因此，备受各级领导高度重视。 2000年8月24日，国务院发布了《国家行政机关公文处理办法》，从2001年1月1日起正式施行。2001年5月28日，省政府发布了《四川省国家行政机关公文处理实施细则》，从2001年7月1日起执行。 新规范分为总则、公文种类、公文格式、行文规则、发文办理、收文办理、公文归档、公文管理、附则九个部分。总的来说，有以下五个特点：（1）国务院领导高度重视，历来公文处理办法都是由国务院办公厅发布，而此次却以国务院名义发布；（2）要求公文用纸一律用A4纸；（3）增加了对行政机关负责人的要求：高度重视，模范遵守，加强领导和检查；（4）明确了除政府办公室以外的其他职能部门除“函”外，一般不向下一级政府正式行文，用语上也不应有祁使语句；（5）强调了职能部门之间在公文处理中的协调配合问题。 第一章 总 则 一、公文具有法定效力、规范体式，要求简洁严肃，一般不用形容词。 二、公文处理的原则：实事求是、精简、高效。 第二章 公文种类 公文种类主要分13种：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。与原来相比，取消了“指示”，增加了“意见”。 一、必须正确使用“请示”、“报告”和“函”。“请示”、“报告”均属上行文，文头纸的印制与平行文和下行文不一样（天头很宽，便于领导批示），格式要求也不一致；签发人必须是单位正职或委托主持工作的负责人，且不能用“发”字，也不能直接抄送领导个人。“函”是不相隶属的机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项时使用的一种文种，如同级部门之间商洽问题、请求批准或批准事项等都应用“函”，而不应用“请示”、“报告”或“批复”。 （一）请示：需要上级机关批复、答复，为事前行文（不能抄送上级机关的下级部门），结束语一般为“请批示”或“请审示”。 （二）报告：只需要上级机关阅知、了解，属事中、事后行文，结束语一般为“专（特）此报告”。 （三）函：分为三种（商洽函、询答函、请批函），请批函又分为请求批准函、审批函（复函）两种。如向同级职能部门要钱、要物、要人等，可以用“××××关于请求批准××××的函”，而回复应用“××××关于同意××××的复函”。 请批函的结束语：“可否？请予审批。”（中间用“？”表示拿不准，请对方表态）；“可否，请予审批。”（中间用“，”表示希望对方批准）。而回复方一般用“特此函复。”（句号一定要，因是一句完整的话）。 当前，普遍强调和谐，在公文往来中，即使是上级安排工作或下达任务，往往都用“函”的方式行文。 请示与请批函的比较 项目 文种 类型 主送机关 内容范围 行文语气 办复方式 请示 上行文 有领（指）导关系的上级 请求批准、指示 尊敬 批复 请批函 平行文 平行的不相隶属的职能机关 请求批准职能事项 互相尊重 复函 （审批函） 二、意见：行文面最宽，格式最多，上行、平行、下行均可。格式上，可以有主送机关，文末落款；也可以不要主送机关，在标题下面用括号标注成文时间，文末不落款。作上行文时，具有答复上级的征求意见或向上级建议的作用，同上下文格式，须标识签发人，且要有主送机关。作平行文时，用于提出自己的观点或意见，供对方参考，也要有主送机关，与函件相同。作下行文时，提出主要的观点或思路，对下级具有指导作用。“意见”中一般不用“要”等祈使语气。 “意见”与“方案”的区别：“意见”偏重于思路和观点，较为宏观，起指导作用，下级可根据上级的“意见”出台实施的“方案”。“方案”则是较为具体的具有可操作性的东西，在实施中，就按照“方案”操作。先有“意见”，后有“方案”。 三、会议纪要：不加盖印章，文尾不用“抄送”，而用“分送”。目前有的机关仍使用“议事纪要”，这是不规范的。随着省政府对会议纪要格式的更改，县政府办公室相应的对会议纪要格式作了调整（县政府办公室于2009年1月21日从网上发出了关于调整县政府会议纪要的通知）。 四、命令：从国务院到基层，各级政府均可使用（如宪法规定国务院及其各部委、县级以上人民政府可以使用“命令”，组织法规定乡镇人民政府可以使用“命令”），但《细则》上有具体规定，不可乱用，县政府各部门和乡镇政府不用。签发人必须是政府主要领导。 五、公告：一般来说办公室、部门内设股室和乡镇政府各办公室不使用，以