8.电子文件管理办法8.电子文件管理办法.doc

电子文件的管理办法 一、电子文件相关释义 电子文件指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。 电子档案是指具有保存价值的、按一定方法整理而成的、已归档的电子文件及其与之相适应的软件、参数和相关数据。 逻辑归档指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。 物理归档指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。二、电子文件的归档范围 公司主要职能活动中产生的电子文件，归档前要对其进行鉴定。具有重要凭证、依据和参考价值的电子文件，应按照归档范围进行归档。 （一）电子文件性质代码 R-草稿性电子文件;U-非正式文件;O-正式电子文件;N-无纸电子文件;T-文本文件；I-图象文件;G-图形文件;V-影像文件;A-声音文件;M-多媒体文件;P-计算机程序;D-数据文件。 （二）电子文件信息类型 字处理文件;指用计算机字处理技术形成的文字文件、表格文件等，归档时应重点收集定稿电子文件和正式电子文件。 2.图像文件：指用扫描仪、数码相机等外部设备获得的静图像文件。 3.图形文件：指采用计算机辅助设计或绘图获得的静态图形文件，归档时应注意其设备依赖性、易修改性等问题，不要遗漏相关软件及各种数据信息。 4.影像文件：指用数码摄像机等视频设备获得的动态图像文件。 5.声音文件：指用音频设备获得并经计算机处理的文件，归档时应注意收集其属性标识和相关软件。 6.多媒体文件：只用计算机多媒体技术制作的文件，其中包含声音、图像、图形、影像等两种以上的复合信息形式。 7.数据库文件：指采用数据库系统制作的数据文件及可能产生的各种相关辅助文件。 8.超文本文件：指采用WEB技术制作的浏览器文件。 （三）电子文件环境类型 计算机程序：指计算机使用的商用或自主开发的系统软件、应用软件的版本等。 数据文件：指用计算机硬件系统进行信息处理等过程中形成的各种管理数据、参数等。 （四）电子文件载体类型 目前主要有光盘、磁盘、磁带等介质的载体类型。 电子文件的保管期限 参照文件材料保管期限规定执行。 四、电子文件的归档方式、要求 电子文件的归档方式包括逻辑归档和物理归档。河南公司以物理归档为主，待条件成熟方可实行逻辑归档。 文件形成部门或信息管理部门应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门移交，并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上。 （一）物理归档方式的基本要求 档案部门要与职能部门一同制定电子文件的归档计划。 业务部门根据归档计划，在应归档电子文件产生式标注一定的标记。 要把电子文件经办过程中的情况随时记录在一个相应的文件中。 办理完毕的电子文件应在规定期限内进行物理归档。 （二）物理归档整理工作过程 1.检查并清除计算机病毒，对光盘、磁盘、磁带等介质的电子文件应注明是否已经做过检毒和清毒处理。 2.档案部门应拒收含有隐患的数据文件，要把问题最大限度地解决在归档之前。 3.把带有归档标识的电子文件进行分类、组盘。分类不宜过细，要适中。分类方法按照存储载体类型—年度—保管期限进行分类。 4.把通过分类的电子文件重新排列，填写必要著录项目，编制机读记录和要存放载体的编号。 5.归档的电子文件要编制简要检索工具，其基本著录项为：档号、序号、题名、责任者、保管期限、文件机读时间及位置等著录内容。 五、移交、保管 1.电子文件的形成部门一般应在每年六月底前将上年度办理完毕的属归档范围的电子文件向档案部门移交归档，电子文件归档移交前，各承办部门应检查本部门电子文件的真实性与完整性，要做到移交及时、数据完整、内容准确、编目规范、账目一致、手续清楚等。移交清单一式两份，交接双方签字后各执一份。 2.档案部门负责电子文件归档前的监督、指导工作以及归档检查验收和接收后的同意编目、保管、开发利用。档案部门要检验号承办部门移交的电子文件，做好外观完好、整洁无损，记录的字节数、检索条目等著录项目与登记一致，确保上机测试无病毒和准确率。凡检验不合格的，由形成部门负责重新制作。 3.电子档案移交最少要制作二套，一套封存保管，一套查阅利用。 4.接收入库的电子档案，每两年要抽检一次，抽检率不低于40%，发现问题要及时补救。 5.随着计算机技术和设备的发展更新，库存电子档案要在完整、准确有保障的前提下，同步更新复制。复制或补救新版后，旧版或有问题的载体仍需保存三年。 6.对电子档案的复制分为相同载体的原样复制和不同载体的转换复制。相同条件下，要优先考虑载体的可靠性和先进性。 7.磁性载体上的归档电子文件，每四年要复制一次。需抢救的光盘应及时复制，原载体保留时间不少于四年。 8.保