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公司OA办公自动化系统管理制度 第一章 　总 则 第一条公司办公自动化系统（以下简称OA系统）是以建立起来的覆盖全公司管理人员的办公信息管理系统，实现网上办公和信息资源共享。OA系统是公司信息化建设的重要组成部分，是提高公司办公整体管理水平的重要手段。 第二条 OA系统运行应坚持优化业务办公流程程、提高办公效率和降低管理成本原则，利用OA系统处理办公业务应符合公司公文管理及其它业务管理的有关规定。 第三条 为保障公司办公自动化系统（以下简称OA）安全、有效、规范运行，根据企业网建设及OA系统实施要求，结合本公司实际，特制定本办法。 第四条OA系统由总部技术处负责升级、网络维护，保障网络服务器始终在线，保持正常的运行状态，并建立服务器运行日志。 第五条人资处负责OA系统的建设、管理、运行和维护检查工作。并经行系统使用的培训。 第六条各部门有专人负责本部门相关电子文档的保存，各部门发起流程应有专人负责OA流程的跟进与追踪。 第二章 系统实施的目标 第七条 OA系统的运行是为了达到公司内部无纸化办公及对外信息交流。系统正式运行后，系统所有用户必须在每个工作日上午、中午的上班后一个小时内，中午和下午下班前一个小时内分别进入系统浏览一次。 第八条 为公司实行信息化战略目标。首先是全面实现公司内部办公无纸化；进阶实现公司成员企业之间的信息交换、网络办公等。 第三章 系统运行操作管理 第九条 在公司内，有签章的电子文件(包括打印版)与相同内容的纸质文件，具有同等效力，各部门可以将电子文件作为公司内部贯彻执行工作和办理的依据。 第十条 公司内部各类会议通知、有关工作情况通报、部门之间的信息传递、日常请假申请，以及其他只在系统内部需要贯彻的、部署性的、告知性的、事务性的文件等，只通过OA系统传递和办理，不再发送纸质文件。 第十一条 公司员工应熟练掌握OA系统的操作方法，在使用OA 系统处理办公业务时，应遵守以下规定： 1、通过OA 系统发布的信息、发起的协同，OA使用人员视同知晓，应及时登录系统获取办公信息，处理相关业务。 2、公司员工应保证通过OA系统发布、流转的信息和文件的内容完整准确，并对所发布的内容负责。 3、公司员工应保证OA系统处理办公业务的响应时间。网上公文及协同处理流程涉及到的工作人员处理时间原则上不超过2个工作日。如有出差、请假、培训等特殊原因离开时，须通过代理设置功能委托相关人员代为办理。 第十二条OA系统公共信息管理实行实名制，不得在OA系统上发布与公司工作无关的公告或调查；应避免在讨论区发布私人事务，尊重他人权益及隐私，言论应遵守国家相关法律法规。 第四章 网上办公业务管理规则 第十三条 发文 公司各管理部门发布正式公告，由各部门职员拟稿，交部门主管审核修订后后，提交人资处复核编码，人资处根据文件性质提交给相关部门领导讨论，通过后文件传递给人资处正式发布并对文件存档，并分发到各相关部门和人员。 第十四条 收文（包括纸质文件和网发文件） 1、公司收文，总经办收到政府及相关企业、合作伙伴来文后登记，传递给总经办负责人，如需接收办理的扫描后上传OA系统。在提出初步处理意见后提交公司领导阅示，领导阅览后批示意见，总经办根据领导批示意见转交相关部门办理。 2、部门收文，由部门文员完成收文登记、部门领导拟办、领导批示、转到具体办事人办理自动归档。 3、工作流的建立、变更和注销 部门因工作需要新建、变更、注销工作流时，经本部门负责人提出申请，经人资处审批后，由系统管理员在接到通知后4个工作日内进行工作流的新建、变更及注销。 第十五条 其他办公事项 1、日常请假 单位人员请休病假、事假或公出，须经OA系统传递填写请假单，并根据情况提交给本部门领导或直接交给公司领导审批，由人资处核实存档。 2、协同办公 公司各部门人员需要传递文件，须用OA与部门内部或其他部门人员、部门领导或公司领导进行日常的文件的交流和消息沟通。 3、会议通知 召开会议前，由各部门人员填写会议通知或方案，通知相关人员，描述会议相关信息，提交部门领导审核，部门领导沟通相关参会人员。需要分管领导以上参加的提交总经办申请。 4、公告调查 由各部门起草公告通知等信息，人资处核定公告内容及格式，核实无误后编号，交由该部门领导审核或直接交领导审核后在办公OA系统上直接发布。 5、新闻稿件登记 由各部门拟稿后交由相关领导审批发稿，稿件刊发后，再交由总经办审核登记、相关领导查阅后，由总经办文档管理员归档。 第五章 安全保密管理 第十六条OA系统使用要严格执行国家有关保密法律、法规和集团公司商业秘密保护的有关规定，确保国家秘密和企业商业秘密的安全。 第十七条OA系统中公文传输为非涉密电子公文。对涉及国家秘密，以及公司商业秘密机