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档案管理参考资料 第一部分 归档制度的编写 ? 　　归档制度就是确定归档范围、归档时间以及归档案卷质量要求和手续的一种实用文。 归档范围是指哪些文件应该归档，哪些文件不该归佳。从原则上说，凡是反映本机关或本企业工作活动，具有查考利用价值的文件材料均属于归档范围。 归档时间指文书处理部门需要归档的文件材料向档案室移交的时间。处理完毕的文件，由机关文书部门或业务部门立好卷，在次年６月底以前向档案部门移文。对于专业方面的专门文件，特殊载体的文件或住地分散的单位的文件，为了便于日常工作查考，可以适当延长归档时间。 　　归档案卷的质量要求与手续，在中共中央办公厅、国务院办公厅颁布的《机关档案工作条例》、《机关档案工作业务建设规范》及其它有关文件中，都做了明确规定。 　　各级档案部门，可以根据中办、国办统一规定，结合机关档案工作的实际，拟写出归档案卷质量要求及手续，并与前面的归档范围和时间，统一构成完整归档制度。 　　归档制度的拟写，主要是根据国家的统一规定，采用条款式一一例出。 第二部分 全宗内档案分类方案的编制 ? —、概念 　　全宗内档案的分类，就是把立档单位所形成的档案，按其来源、时间、内容和形式的异同，分成若干层次和类别，构成有机的体系。它包括选择分类方法、制订分类方案、类分档案材料和案卷排列等具体内容。 二、选择分类方法 编制好分类方案，首先必须选择分类方法。 最主要、最常用的只有三种：年度分类法、组织机构分类法和问题分类法。 　　年度分类法：根据形成和处理文件的年度将全宗内档案分成各个类别。一个立档单位内每一年度的文件，都有密切的联系。 　　组织机构分类法：按照立档单位的内部组织机构将全宗内档案分成各个类别，组织机构的名称就是类名。这种分类方法能概要地反映立档单位各个组织机构工作活动的面貌，最好地保持全宗内文件之间来源方面固有的联系。 组织机构分类法：按照立档单位的内部组织机构将全宗内档案分成各个类别，组织机构的名称就是类名。这种分类方法能概要地反映立档单位各个组织机构工作活动的面貌，最好地保持全宗内文件之间来源方面固有的联系。 　　问题分类法：也称事由分类法，就是按照文件内容所说明的问题将全宗内档案分为各个类别。这种分类方法，能使内容性质相同的文件比较集中，较好地保持文件之间在内容方面的联系，便于按专题查找和利用档案。 　　由于全宗是一个复杂的档案整体，所以在实际工作中，单纯采用一种方法分类是比较少的，一般都是两种方法结合使用，构成复式分类法。 复式分类法主要有四种： （１） 年度——组织机构分类法，就是首先把全宗内档案按年度分开，然后在每个年度下面再分组织机构。 （２） 组织机构——年度分类法，就是首先把全宗内档案按组织机构分开，然后在组织机构下面再分年度。 （３）年度——问题分类法，就是先把全宗内档案按年度分开后，在年度下面再分问题。 （４）问题——年度分类法，就是先把全宗内档案按问题分开后，在每个问题下面再分年度。 第三部分 案卷及其封面的编目 ? —、案卷的概念 　　案卷是按照一定的主题等内部特征和外部特征编立的、具有密切联系的若干文件的组合体。它既是档案的保管单位，也是档案数量统计和一般检索的基本单位之一。 二、案卷目录的类型及选择 　　案卷目录的类型基本上有两种：一是以全宗为单位编制的综合目录，二是以全宗内各种门类为单位编制的分册目录。 　　案卷目录类型的选择，应根据全宗的大小、全宗内案卷数量的多少、分类方案的结构、立档单位的组织状况，以及立卷归档和向档案馆移交的制度等情况而定。 三、案卷目录的结构与编制方法 　　（一）封面和扉页（里封） 　　其项目包括：挡案馆（室）名称；全宗号及案卷目录号；全宗名称及类别名称（如果一个全宗编若干本目录时，则应有机构或其他类别名称）；目录中档案的起止日期。 机关档案工作业务建设规范的规定的案卷目录封面格式如下： 案卷目录封面 目 录 名 称 （日年或组织机构） ? ? ? ? ? ? 全宗号： 档案室编目录号： 保管期限： 档案馆编目录号： （二）目次 　　要根据全宗内案卷的分类排列情况，分别写明各案卷分类类目的名称及其起止页码，也可包括案卷的起止号。它是案卷目录的索引及案卷目录内容各结构的纲要。 　　（三）序言或说明 　　一般多放在案卷目录的首页。序言中应叙述使用案卷目录和利用档案时了解的情况。如目录的结构、编制方法、立档单位和全宗简史，尤须说明全宗内档案的完整程度。每本案卷目录是否必须编写序言，其生活繁简程度如何，应根据案卷目录的内容和使用情况来决定。 　　（四）简称表 　　根据需要将案卷目录中使用的名词简称与其全称列为对照表，