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档案管理 为加强档案管理工作，使工作有序化、制度化、规范化，特制订档案管理办法如下： 一、认真收集、整理行业主管部门及相关部门下发的各类通知和文件，并按类别归类存档，需借阅复制文件时，经主管领导签字，做好登记后方可借阅。 二、做好公司公章、财务章、合同专用章的保管及使用；各类文件、合同等资料需盖章时须报请主管领导批准同意进行登记备案后方可加盖，以便查阅。 三、做好工程委托代理合同及相关资料的整理、保管工作；如需借阅，需经主管领导签字，并注明领用人姓名，方可领用。 四、负责办公用品及各类书籍、资料及软件的盘点登记保管和固定资产清理造册工作；做好登记工作，注明领用人姓名。 五、评标资料进行归整编号及时存档。 六、每一个季度进行一次档案资料的整理工作，评标资料分别按类别、工程规模、投资额等内容进行汇总。 招标部职责 一、部门人员认真学习法律法规知识，及时掌握新政策、新规范、新制度和新的工作要求，提高人员素质，加强业务学习，做到知法、守法、用法，形成良好的招标代理服务氛围。 二、加强内部监督管理，建立健全办事公开制度，对每个项目的代理全过程做到诚信公平、公正、廉法自律，为业主和投标单位提供优质、高效的服务。 三、负责审查投标人的资质等情况，编制招标文件，组织开标、评标及定标的招标代理全过程工作；协助业主办理相关业务；认真编制每个项目的招标文件，及时和业主沟通，经确认的招标文件，及时报招标监督管理部门备案。 四、组织好每次工程的现场踏勘和招标答疑，对投标单位质疑的问题，必须经过业主、工程量清单及预算编制人和监督管理部门认可，形成书面文件，部门人员不得擅自回答与投标有关的问题。 五、组织好各项工程的开标、评标及定标的工作，对整个过程做到公平、公正、诚实守信；协助业主和监督管理部门做好招标全过程中问题的解决工作。 六、及时办理各类项目的报建和中标通知书，从接到项目至中标通知书办理完毕中，对可预见性的问题要及时汇报解决，使每项工程的代理能准确无误的完成。 七、做好每项工程的招标文件的收集、整理，项目完成后及时报档案管理部门汇总封存。 八、积极配合各部门做好公司内部的管理工作，并提出合理化建议。 九、着装要保持清洁、得体，举止行为端庄、大方；待人接物要热情、周到、友好、礼貌；口齿清晰，维持好开标会场秩序，严格执行国家和地方的相关法律法规；遵守职业道德，严守会场纪律，做好保密工作；不得与任何投标单位有不正当接触，严禁吃喝送礼等现象发生；秉公办事，不得擅自修改投标内容和业主要求；尊重专家、业主和管理部门提出的建议，不得随意主张和发言。 十、接手市场部转交的业主委托的代理项目，如需公开招标的项目，认真填写招标公告，经确认后发布。 十一、查验前期资料，并做好记录，如发现问题及时与业主进行沟通解决，办理业主要求的图纸审查。 十二、收集整理相关前期资料，认真填写，报招标办及交易中心查验，确定开标时间；发放经过备案的招标文件及相关资料，做好记录。 十三、会同造价部门、业主和工程量清单编制人组织招标答疑会，解答投标单位提出的问题，形成书面文件，发放经业主和招标管理部门认可的招标文件补充。 十四、组织主持招标会的召开，并认真做好记录；及时办理相关手续及中标通知书，做好资料的存档工作；积极催收代理费，办理领导交办的其他业务。 综合行政部职责及范围 一、负责贯彻公司领导指示，做好上下联络沟通工作，及时向领导反映情况、反馈信息；搞好各部门间相互配合、综合协调工作；对各项工作和计划的督办和检查。 二、根据领导意图和公司发展战略，负责起草年度工作计划、年度工作总结和其他重要文稿，牵头或协助公司的规划研究。 三、负责公司日常行政事务管理，协助领导处理日常工作，负责领导的日常活动和外出活动的安排。 四、组织安排公司办公会议，或会同有关部门筹备公司其他会议及有关重要活动，做好会议记录和整理会议纪要，根据需要按会议决定发文。 五、负责公司来往信函的收发、登记、传阅、批示，做好公文的拟定、审核、印刷、传递、催办和检查，及文书档案资料的归档立卷管理的工作。 六、负责公司保密工作和法律事务，妥善保管和正确使用公司印章和介绍信，以及公司档案管理工作。 七、负责发布招标公告、公开报名、接待客人来访迎送等招待工作。 八、负责公司办公设施的管理，包括办公用品采购、发放、使用登记、保管、维护管理工作，负责传真机、复印机、计算机、数码相机、笔记本电脑的管理和使用。 九、负责公司各类管理制度的实施监督和改进的提议工作。 十、负责公司车辆调度、管理、维修、保养工作，确保公司员工正常工作用车，定期对司机进行交通安全教育，减少事故和违章，降低油耗。 十一、负责做好公司用水、电管理工作，认真抓好水、电的计量基础管理工作，定期检查和维修计量器具，抓好电器设备和线路的保养维修工作，加强用水、