2014文件与资料管制程序.docVIP

1.0目 的：本程序为使环境、HSPM系统及质量管理系统所使用之文件迅速、正确的流通,以确保各使用场所能适时获得有效之最新文件 2.0適用範圍：本程序适用于影响环境、HSPM系统及质量管理系统之相关文件及资料均属之,包括手册、程序文件、工作指导书、检验标准书、记录表格、外来文件、机密文件等 3.0定　　義： 3.1文 件：可用以追查為達成產品品質及產品環境品質系統是否有效運用之資料。以電子媒體，或以紙張為媒體的文書，具有規定的性質，包含正式的工程技術文件資料。 3.2電子媒體的文件：以電子的軟體或硬體(各類電子裝置)為呈現方式的文件. 3.3按階別分 3.3.1一階文件（手冊文件）：定义HSPM系统、质量、环境管理系统之政策、组织权责及目标， 列举出为达成既定政策及目标之指导纲要性文件. 3.3.2二階文件（程式文件）：叙述工厂某一运作流程及不同流程间之关联性文件. 3.3三階文件（工作指导文件）：依据程序文件及生产管理活动的需要,制定对工作作业、技术、 标准等细部说明之指导性文件，如作業標準、管理制度、使用手 冊、技術文件、檢驗標準等之資料文件案均屬之. 3.3.4四階文件（記錄用表/單）：用以记录活动的状态和可达到结果的文件 3.4按性質分： 3.4.1外來文件：指客户、分包商所提供之图檔/面、规范、标准、測試報告、法规(国家、国 际或行业)之文件及资料,经单位主管级(含)以上人员判定有保存价值者,须 加盖【外来文件】印章 3.4.2機密文件: 指需保密不易外泄及公开之文件，此文件在发行时须盖【机密文件】印章， 如公司研發策略、運行策略、設計圖面、訂單、合同書、員工私人資料、成 本結構圖、供應商採購價格表等。 3.4.3作废文件：发行新版文件后之旧版文件或失去效能之文件,此类文件须回收并盖上 【文件作废章】印章． 3.4.4受控文件：指直接用于指导生产或影响管理系统的一、二、三、四阶文件．此类文件须盖 【文件发行】印章,受控文件发行后须做版本变更及回收作业 3.5 HSPM：有害物质过程控制管理系统 4.0權　　責： 4.1各類文件製作、審查、核准權責區分表如下： 文件類別 制 作 審 查 核 准 一階文件 指定人員 管理者代表 總經理 二階文件 相關部門承辦人 部門主管 管理者代表 三階文件 部門主管指定 部門主管 部門主管 4.2文管中心： 4.2.1管理本公司文件之編碼、版本； 4.2.2執行、維護、保管機密文件； 4.2.3本公司之運作空白表單編碼及核發； 4.2.4執行管制文件會簽、複印、分配之工作； 4.2.5執行機密文件及管制文件之調閱、報廢、修正； 4.2.6內外部機密及管制文件之收發管理； 4.3原制订单位:负责文件的制订、修改及废止 4.4原制订单位之主管:负责一阶、二阶、三阶文件资料的审核 5.0流程圖 5.1文件管制流程 5.2外來文件管制流程圖 5.3廢止文件管制流程 6.0作業內容 6.1 文件资料的制定、会签、审核、核准 6.1.1文件资料的制定：文件的制定由各相关部门依工作需要自行制定 6.1.2一階文件由制定單位將制定OK之文件交於各相關單位主管簽核後，递交管理者代表审核及總經理核准后方可生效； 6.1.3二階文件由制定單位制定OK之文件交於各相關單位主管簽核後，由部門主管審核後交於管代核準後方可生效 6.1.4三阶、四阶文件经制定單位权责主管核准后即可生效 6.2文件管制规定 受控文件上均须盖【文件发行】印章;外來文件須加盖【外來文件章】印章，即可发行 6.3文件的发行、回收 6.3.1文件編號號申請：各制定單位在制定文件時需向文件中心發出“文件編號申請單”申請編號，由文管中心編好文件編碼交於申請單位 6.3.2一、二階文件及WIC三階文件制定/修訂時，經原單位主管核准生效後發電子檔及 “文件檢討調查表”於各相關部門，各部門在收到時將意見填寫於“文件檢討調查 表”中並回傳，原發文部門視各單位回復之意見確定是否需開會討論 6.3.3 SIP、SOP、四階文件由各單位主管核准生效即可 6.3.4各部門會簽後之文件，由各部門助理填寫[文件/記錄發行申請單]連同文件紙檔/電 子檔交於文管，文管在接收到待發行文件，進行列印或影印作業(注：列印部分可參 見原件將審核和核准人員名稱直接輸入電子文件，按需求列印發行數量)同時需發郵 件通知