重点项目档案案卷构成的一般要求2010.pptVIP

重点项目档案案卷构成的一般要求 台州市档案局 林丽云 主要内容 一、重点项目档案整理依据 二、重点项目档案整理质量要求 三、重点项目档案组卷原则 四、重点项目档案整理流程 一、重点项目档案整理依据 GB/T11811-2008 科学技术档案案卷构成的一般要求 DA/T28-2002 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范 二、重点项目档案整理质量要求 1、档案内在质量要求 2、档案制成材料质量要求 3、档案格式质量要求 4、档案案卷构成质量要求 1.档案内在质量要求 齐全完整：项目建设全过程文件、每一事情与问题的处理文件、每一份文件内容填写齐全。 原始性：文件应是直接、自然形成的历史记录，内容、签字盖章具有原始性。 准确有效：图纸与文字、文字与实际、总部与分部、正文与附件要一致；签字、盖章手续完备，准确有效。 2.档案制成材料质量要求 载体材料：文字纸张幅面为A4大小，长期存储的电子文件的介质应为不可擦除型光盘。 字迹材料：使用激光打印、红色印泥、碳素墨水等耐久字迹材料。 文件清晰度高，文件表面整洁、清晰，无污损、无锈蚀、无霉斑等现象。 3.档案格式质量要求 文件标题完整准确 文件编号系统规范 文件左侧留2.5公分以上的装订位置 施工图、工作图、竣工图、施工日记符合规定格式 4.档案案卷构成的质量要求 分类清楚 组卷规范 案卷排列有序 档号编制科学 编制了项目档案案卷目录 三、重点项目档案组卷原则 遵循科技文件的形成规律 保持案卷内文件的有机联系 来文与复文 请示与批复 转发件与被转发件 底稿与正本 总结与计划 结论与原因分析 一组会议文件 保持案卷的成套、系统 项目档案的特点之一就是成套性。成套性就是文件之间的联系性。 一组案卷或案卷之间，是一个有机体 一组案卷或案卷之间，能体现社会活动规律，并反映某一个方面的历史面貌 便于档案保管利用 相同保管期限、相同秘密等级的档案相对集中一个或一组案卷，确保档案信息安全 适当的案卷厚度，便于装订、便于搬运上架、便于复印和查阅利用。 四、重点项目档案整理流程 （一）系统收集 制订归档范围。对照归档范围，接收收集各部门、各有关人员形成的材料。 将接收进来的材料再检查一遍，确保符合原始、完整、准确等要求。 区分不作为重点项目档案归档文件。如文书文件、普发性文件、重份文件、事务性文件等 （二）科学分类 项目档案分类，就是根据项目档案的内容性质和形成特点，把一定范围的项目档案划分成不同的类别层次，从而形成具有一定从属关系和平行关系的不同等级的项目档案实体管理体系 编制分类方案 1、分类方法 按项目分类法或单位、分项工程分类法。 按保管期限分类法 阶段或问题分类法 时间分类法 文件名称分类法 来源分类法 按项目或单位、分项工程分类法 将一个项目或单位工程、分部、分项工程看做一个有机整体，分成一类。 例如： 兰溪电厂地基处理文件； 一号机锅炉焊接及热处理检验记录； 按工程阶段或问题、设备的结构分类法 即按问题、设备的结构、工程进行的不同阶段组卷。使用于施工文件。 例如： **电厂土地征用文件（工程进行的阶段） **局机关办公楼暖通结构竣工图（专业） **公司主厂房管道水压检验记录（设备结构） 按保管期限分类法 保管期限表 时间分类法 内容针对同一时间的文件可以组成一个案卷。时间特征明显的文件可采用此方法。 例如： **高速公路工程1标段8月份计量支付报表 **海塘工程3标段2004年1—3月份施工日记 名称分类法 就是将相同名称（文种）的文件组成一卷。 例如： **公司董事会2004年1-6月份会议纪要 **电厂2标段设计变更技术联系单 **学校一期工程房屋拆迁协议书 **水库工程监理部2004年1-50号工作联系单 来源分类法 将来自同一地区、作者或内容针对同一地区的文件组成一卷。 例如： 国华电力公司关于宁海电厂机构调整、人事任免问题的批复 宁海电厂工程指挥部关于宁海甲镇、乙镇房屋拆迁协议书 2、不同建设项目的分类方法 基建档案的分类方法 管理性文件材料：按问题、时间分类； 勘察设计材料和项目设计文件按项目或专业分类 施工（监理）基础资料：按工程部位（单位、分部、分项工程）组卷；按材料性质分类 项目竣工图按照图纸目录分类，或按建筑、结构，水电、暖通、电梯、消防，环保等顺序组卷 设备档案的分类方法 一台设备文件按台（套）将全部文件组成一卷 维修和维护记录可单独立卷，也可补充在原设备档案案卷内 大型设备分阶段分类：按前期、招投标材料、合同；随机材料；验收记录、调试记录、维修记录分别组卷 产品档案的分类方法 一个产品组成一卷 大型产品分阶段组卷 科研档案的