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网上辅导（七） 第六章 秘书职能（下） 南京电大 杨文珊 （E-mail：kfjy@njtvu.edu.cn；Tel：025-4702684） 【本章主要内容】 本章主要讲述秘书一般职能的后两项：协调关系和保守秘密。 【教学媒体】 《普通秘书学》：第六章 秘书职能（下）； 《普通秘书学学习指导书》：第六章 秘书职能（下）。 《秘书学》教学光盘第五、六讲 【技能训练】 结合本单位的实际,向有关人员宣讲一次保密纪律。 【复习与思考】 1．什么是协调关系?秘书协调的范围是什么? 2．协调工作的基本方法有哪些? 3．简述秘书协调的一般程序。 4．什么是秘密和保密?其区别是什么? 5．什么是国家秘密?其等级有哪些? 6．保密工作的纪律有哪些? 【基本术语与学习要点】 第四节 协调关系 【基本术语】 1．协调 2．协商 3．处理 4．辅助决策 【学习要点】 一、协调关系概述 协调是管理工作的一项综合职能，也是领导工作的一项重要任务。辅助领导者协调各种关系，是秘书机构的一项重要职能。 1、协调关系的涵义 协调作为秘书学的科学概念，是指秘书人员在其职责范围内，或在领导者的授权下，调整和改善组织之间、工作之间、人际之间的关系，促使各项活动趋向同步化与和谐化，以实现共同目标的过程。 2、协调活动的要素 协调活动是一种复杂的管理过程，它由诸多相互联系、相互作用的要素构成。秘书协调的基本要素有： （1）协调者，即协调主体。秘书协调的协调者，就是秘书人员。由于协调的内容和难易不同，协调者可能是某个秘书，也可能是某些秘书，还可能是由若干组织派人参加的协调群体。 （2）协调对象，即协调客体。协调对象至少是两个以上，或组织，或工作，或当事人。协调对象的多少，取决于协调内容的复杂程度。 （3）协调意图，即领导者对协调活动的指示、意见、要求和用意等。这是秘书协调的主观依据，也是协调能否成功的重要保证。秘书人员在协调的过程中，必须如实而富有创造性地执行协调意图。 （4）协调目标，即协调要达到的目的与结果。一般地说，协调目标有直接目标和最终目标。直接目标，就是统一认识，融洽关系，消除或者减少矛盾；最终目标，就是统一行动，齐心协力，保障组织目标的顺利实现。协调目标的制定必须明确、具体而又可行。 （5）协调环境，即协调活动的内外部条件，也就是协调活动的背景。 3、秘书协调的意义 秘书协调在领导工作、机关工作和秘书工作中都占有重要的地位，具有重要的意义。 首先，从领导工作上看。秘书协调是领导活动的延伸与补充，有利于领导工作的正常运行。 其次，从机关工作上看。秘书机构处在机关的枢纽位置上，理应肩负起协调的任务，辅助领导者化解矛盾，理顺关系，提高机关工作的质量和效率。 再次，从秘书工作上看。协调工作是新时期秘书工作的新发展，它既拓宽了秘书工作的领域，又提高了秘书工作的水平，从而强化了秘书机构的参谋助手作用。 二、秘书协调的范围 秘书协调的范围有以下三个方面： 1、内向协调 内向协调，亦称内部协调，就是同一组织机构中部门与部门之间各种关系的协调。内向协调是秘书协调的重点，在各类协调中所占比例最大，而且也容易见效。 2、纵向协调 纵向协调，又称上下级协调，就是同一组织系统中不同层级之间各种关系的协调。纵向协调又分为上行协调和下行协调。其中，以下行协调较多，而且难度较少。 3、横向协调 横向协调，亦称外部协调，就是同级组织或不相隶属组织之间各种关系的协调。秘书人员应通过有效的信息交流和公关艺术，去处理本级机关与兄弟组织之间的矛盾，以建立相互信赖的合作关系。 三、协调工作的程序 根据秘书协调的性质，协调工作有以下主要步骤： 1、受托 受托，就是秘书机构接受他人委托的协调任务。受托是协调工作的起点，也是秘书协调的依据。秘书人员对于来自任何一方的委托，都要认真加以登记。其内容包括委托者、受托日期、受托内容、受托要求、处理结果，等等。 2、审理 审理，就是对受托事项进行审议，以决定是否受理和如何受理。审理是协调工作的重要步骤，其目的在于限制协调范围，控制协调数量，以防止“协调升级”和“协调扩大化”。秘书机构应制定协调的职责和受理的条件，从制度上规定秘书协调的范围和任务。 3、核查 核查，就是对已受理的协调事项进行调查、核实和研究，以便统一认识和行动。核查是协调工作的前提和基础，决定着协调工作的成败。秘书人员必须坚持“一切从实际出发”的原则，在调查研究上多下功夫，似占有尽可能多的信息资料。 4、协商 协商，就是将处理问题的方案同协调各方见面，并通过共同商量以取得一致的意见。协商是协调工作的关键步骤，也是秘书协调的重要原则。秘书人员应以平等、谦和的态度，善于同协调各方商量问题，达成共识，解决矛盾。 5、处理 处理，就是在充分协商的基础上，对协调各