2014管理责任与沟通管理控制程序.docVIP

东莞－－包装 纸品有限公司 文件名称 管理责任与沟通管理控制程序 文件管理印章 文件编号 CH-QEP-03 B/0 质量环境二阶文件（QEP） 生效日期 2009-05-01 [文件修订记录表] 修订日期 更 改 内 容 页次 版本/版次 修订人 东莞－－包装 纸品有限公司 文件名称 管理责任与沟通管理控制程序 文件管理印章 文件编号 CH-QEP-03 B/0 质量环境二阶文件（QEP） 生效日期 2009-05-01 目的 1.1 确保公司管理系统的有效性与适宜性，并能持续改善系统的运作.。 1.2 对与管理有关的各类信息进行有效控制，确保公司内、外部信息及时准确传递和交流畅通，以增强顾客和相关方满意。 适用范围 适用于公司内部的信息伟递与处理，以及与外部各方面的信息交流。 主要职责 3.1行政部负责与环保、监测等相关方的联络与信息沟通. 3.2行政部负责与政府机关、社会团体等相关方的联络与沟通. 3.3采购部负责与供应商的信息的交流和管理. 3.4营业部负责和客户联络并保留相关记录. 3.5各部门负责其主管程序运行中相关信息的收集、处理、沟通和交流。. 程序内容 4.1信息的分类 4.1.1外部信息 （1）地方监测站、环保部门、质量技术监督局、认证机构等监测或检测的结果及反馈的信息. （2）政策法律、法规标准类信息,如环境法律法规、条例、产品标准等. （3）相关方反馈的信息及其投诉等,相关方指顾客、供应商、工程承包方、废物回收站等. （4）其他外部信息,如各部门直接或间接从外部获取的有关环境、质量管理和技术等方面的信息. 4.1.2内部信息 （1）正常信息:如方针目标、检验监测记录、内部审核与管理评审报告以及体系正常运行时的其 他记录等. （2）异常信息(不符合信息):如产品和体系内部审核的不合格报告、纠正与预防措施报告等. （3）紧急信息:如出现火灾、风暴、洪涝等天灾人祸情况下的信息与记录. （4）其他内部信息:如员工提案，要求报告等. 4.2信息的收集与处理 信息可采用书面资料、讨论交流、咨询,电子媒体等各种方式进行收集和传递。 东莞－－包装 纸品有限公司 文件名称 管理责任与沟通管理控制程序 文件管理印章 文件编号 CH-QEP-03 B/0 质量环境二阶文件（QEP） 生效日期 2009-05-01 4.2.1外部信息的收集和处理 1）营业部通过市场调查或通过会议、报刊、网络等渠道，收集市场信息。通过对重点客户不定期地走访，了解客户明示或隐含的需求和期望。 2）营业部负责合同签订与履行过程中客户信息的收集、整理。对客户抱怨、口头的意见和要求，应在与客户沟通交流的同时或沟通后，立即以记录的形式记录，所有的客户意见应予记录，其中包括客户的名称、涉及到订单或其要求的描述，以及意见的处理过程并签名。将信息传递至相关责任部门处置，营业部负责将改善结果反馈至客户。。 3）行政部负责环保、监测等部门的监测检查结果及反馈住处的收集,监测结果呈报管理代表 审查,再由管理代表评估后传递到公司相关部门,如监测或检查结果出现不符合情况时,按《纠正与预防措施控制程序》的要求进行处理. 4）行政部负责与当地的政府机关、村委、邻厂等联络,收集政策、法规标准类信息,并将此类信息分析后,转交体系中心,经管理者代表审批,传递至相关部门. 5）行政部负责与工程合同方及对废弃物回收方等进行信息沟通,对其环境施加影响;采购部负责与供应商、品管部负责与顾客进行信息沟通,以满足顾客要求;对来自上述相关方投诉的处理参考《纠正和预防措施控制程序》,当相关方有要求时,应尽快给予解决或答复.上述相关方反馈的其他信息,各对应部门反馈到相关部门组织处理. 6）各部门也可直接或间接从外部获取信息,如质量环境技术、管理等信息,应尽快以反馈到相关部门. 4.2.2外部信息的管理和归档 文控中心应对所收集的监测和测量信息以及法律、法规文件等进行标识和归档管理,以便查找和使用. 4.2.3内部信息的收集处理 正常信息的处理 各部门依据相关文件的规定直接收集和传递日常正常信息(如各类报表、检验报告单等)体系中心按相应程序文件的规定传递方针、目标和指标、内部审核结果、更新的法律法规等信息. 不符合信息的处理按《纠正和预防措施控制程序》. 东莞－－包装 纸品有限公司 文件名称 管理责任与沟通管理控制程序 文件管理印章 文件编号 CH-QEP-03 B/0 质量环境二阶文件（QEP） 生效日期 2009-05-01 紧急(环境)信息由发现部站或个人迅速传递给直接责任部门组织处理. 其他内部信息如员工提案,提供者可以以改善提案