文件分类整理的原则和返方法.docVIP

公司文件的分类 A、一级分类：按照各部门所产生的不同性质的文件分为十个部门，以各部门的字母来代表（公司编号表） B、二级分类：按照文件类型划分: 一级类目：公司所有资产证据类（A表示） A1：合同、协议 A2：公司章程、验资报告、账号、授权书、许可证、资产移交等 二级类目：公文类( B) B1：令、决定、议案：适用于对重要事项或者重大行动作出安排，如：各级人民政府的下发的强制性行政措施、本公司董事会决议、股东会会议纪要等 B2：公告；通告；通报：使用与宣布或公布重要事项或应当遵守获证周知的事项，如：上级机构下发的法定事项、社会公告、表彰先进、批评错误、规章制度等 B3：请示、皮肤：适用于向上级机关请示指示、批准，答复下级机关的请示事项 B4：报告、意见：适用于想上级机关汇报工作，，对重要问题提出见解和处理办法 B5：通知、函：适用于批转下级的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，不相隶属的单位之间商洽工作、询问和问题，如：任免人员等 B6：会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项 三级类目：普通文件类（C），其他一般性文件 司机类目：非文本载体的文件（D），如照片、软盘及其他声像资料等 按照文件受控类型主要分为受控文档与非受控文档，各类资产证据、秘密文件的原件原则上均属于受控文档，复印件原则上均属于非受控文档，在受控文件的编号前加K表示，不加均默认为非受控证件 C、三级分类：按照文件年度划分，以年月的数字代号表示，如0310代表2003年10月 D、四级分类：文件的原件Manuscript、复印件Copy分别以英文的第一个字母代表，如原件用M表示、复印件用C表示 E、五级分类：最后为文件的顺序号 以上为一般情况，有项目文件存在的情况下，项目文件单独存放，若项目多，种类也多，则按照项目分类。 一、总体要求 1.档案馆在工作中形成并办理完毕的具有保留和备查作用的文件材料，必须整理立卷，统一保管。按规定向中心档案室归档的材料，应保留一份原件或复印件。 2.每年初档案馆的工作人员负责将自己形成的上一年的文件材料按要求整理立卷。 二、整理原则 1.遵循文件形成的自然规律，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。 2.分类：一般按时间（年度）一问题分类。 3.排列：按形成时间顺序，结合事由进行排列。 4．编目：立卷文件应依据分类和文件排列填写文件目录。目录内容包括：件号、责任人、文号、题名、日期、页数等项目。 5.装盒：将立卷文件根据文件多少选择不同厚度档案盒装入盒内。 6.形成档案后统一按年度编流水号。档案盒外（脊背）要写明年度、问题和件数，集中存放。 三、利用工作人员可根据需要查阅利用档案。档案利用完毕管理人员必须按序放回原处 　　小故事3、老人与黑人小孩子 　　一天，几个白人小孩在公园里玩。这时，一位卖氢气球的老人推着货车进了公园。白人小孩一窝蜂地跑了上去，每人买了一个气球，兴高采烈地追逐着放飞的气球跑开了。白人小孩的身影消失后，一个黑人小孩怯生生地走到老人的货车旁，用略带恳求的语气问道：“您能卖给我一个气球吗?” 　　“当然可以，”老人慈祥地打量了他一下，温和地说，“你想要什么颜色的?” 　　他鼓起勇气说：“我要一个黑色的。” 　　脸上写满沧桑的老人惊诧地看了看这个黑人小孩，随即递给他一个黑色的气球。 　　他开心地接过气球，小手一松，气球在微风中冉冉升起。 　　老人一边看着上升的气球，一边用手轻轻地拍了拍他的后脑勺，说：“记住，气球能不能升起，不是因为它的颜色，而是因为气球内充满了氢气。” 　　大道理：成就与出身无关，与信心有关。这个世界是用自信心创造出来的。有自信，积极的面对自己所拥有的一切，这种积极和自信会帮助人登上成功的山顶。 　　小故事4、囚禁的章鱼 　　一只章鱼的体重可以达70磅。但是，如此庞大的家伙，身体却非常柔软，柔软到几乎可以将自己塞进任何想去的地方。 　　章鱼没有脊椎，这使它可以穿过一个银币大小的洞。它们最喜欢做的事情，就是将自己的身体塞进海螺壳里躲起来，等到鱼虾走近，就咬断它们的头部，注入毒液，使其麻痹而死，然后美餐一顿。对于海洋中的其他生物来说，它可以被称得上是最可怕的动物之一。 　　但是，人类却有办法制服它。渔民掌握了章鱼的天性，他们将小瓶子用绳子串在一起沉入海底。章鱼一看见小瓶子，都争先恐后地往里钻，不论瓶子有多么小、多么窄。 　　结果，这些在海洋里无往不胜的章鱼，成了瓶子里的囚徒，变成了渔民的猎物，变成人类餐桌上的美餐。是什么囚禁了章鱼?是瓶子吗?不，瓶子放在海里，瓶子不会走路，更不会去主动捕捉。囚禁了章鱼的是它们自己。它们向着最狭窄的路越走越远，不管那是一条多么黑暗的路，即使那条路是死胡同。 　　大道理