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优秀企业（生产行政经营）管理学习资料 行政文秘与公文写作 1、秘书长、办公厅（室）主任和一般秘书的区别：秘书长是领导，办公室主任是管理，秘书是做事。秘书与领导的关系：服务、服从、领会、适应。坚持“三服务”的指导思想 ：为本级领导服务，为各部门服务，为人民群众（员工与客户)服务。其中，为本级领导服务是重点。秘书工作的过程就是秘书工作者不断适应领导者辅助需求的过程。 2、 办公室的地位：中枢辅助：辅助、服务领导；综合办事：综合协调、关系全局性事务；外联窗口：处理公关事务、代表组织形象； “不管部”：该管的一定要管，没人管的照样管。概而言之：枢纽。办公室的基本职能：辅助领导：参谋辅助；办理事务：细心、谨慎。办公室无小事，事事牵涉大局。决策和辅助的4个阶段：决策准备阶段、预案设计阶段、方案优选阶段、决策实施阶段 3、有效沟通的关键要素:说、听、看、做。各层次沟通的测重点：①、高层：决策。经营计划制定、重点项目、重大政策、制度体系等。 ②、中层：用人。如何利用人力资源执行好、落实好公司决定、决策。③、基层：做事。如何把工作细化，带领员工具体怎么做，什么时间做，做到什么程度。会务工作的原则：充分准备、严密组织、周到服务、勤俭节约、安全保密、提高效率。 4、通用文书：①机关法定文书：行政机关公文（13种）、党的机关公文（14种）、军队机关公文（13种）；②机关事务文书：规章、制度、调查报告、总结、计划、简报、讲话稿、述职报告等；③机关日常应用文书：启事、条据、书表等 。 专用文书:法律、军事、外交、财经等。 私人文书：书信、日记、回忆录、读书笔记、生平简历等 行政公文共13种：①、上行文：报告、请示；②、平行文：通报、函；③、下行文：命令（令）、决定、公告、通告、通知、议案、批复、意见、会议纪要。 5、报告①涵义：适应于向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问。②、种类：内容分：综合报告、专题报告；目的分：工作报告、情况报告、答复报告、调查报告、总结报告。③基本结构形式：标题：两种，一是发文机关名称+事由+文种，二是事由+文种。特别注意：“申请”与“报告”不能混用，不能写成“申请报告”；主送机关：正文前一行，只能主送一个直接上级机关。 6、请示①涵义：适用于向上级机关请求指示、批准。②、种类：请求指示类的请示、请求批准类的请示、请求批转类的请示。③请示要用简短的语言，明确提出请上级指示、批准、批转的肯定要求。注意采用征询、请求和谦和的语气，使用期请的语言，通常以“以上意见妥否，请批示”、“以上请示如无不妥，请批准”、“特此请示，请予审批”，“以上请示如无不妥，请批转各有关单位执行”等惯用结语表达行文要求。切忌使用强硬、强人所难的语言。④1）请求指示类的请示：工作中遇到具体问题需要解决，但是没有相关政策依据，也无先例可以遵循，为了妥善解决问题而请示怎样做。请求批准类的请示：在机构、人事、财务、重要事件或重要人物的正理问题上，请上级机关进行审核批准即“请求这样做”。文中要提出具体意见和提供有关事项的完备材料，以便上级机关审核批准或了解有关情况。请求批转类的请示：针对本机关得出的涉及重大事项的解决方案、工作部署性意见，或拟订的重要规章制度，请求上级机关批转在相关机关或部门范围内执行，即“请求让同级机关或部门这样做”。 7、报告与请示的区别①行文目的不同：报告是为了向上级机关汇报工作、反映情况，是一种陈述性的文种，旨在主上级机关了解有关情况。请示是为了请求上级机关的指示和批准，要求上级机关给予答复。②、行文时间不同：报告可以是事中，也可以是事后行文。请示必须在事前行文，不能“先斩后奏”。③、内容要求不同：报告的内容可以具有综合性特点，可以同时反映多方面的情况和问题。请示的内容单纯，必须执行一文一事的原则。④、处理结果不同：报告行文后不需要上级机关回复。请示行文后，要求上级机关必须给予答复,上级机关同意与不同意都应答复。 8、函①涵义：适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。②种类：请求函：旨在向职能部门请求批准。亦指解决的问题涉及同级部门职能部门的职权范围，必须请求它们批准才行，应当使用“函”请求批准，而不能使用“请示”；如各部门（车间）缺员向人力资源部请求补员、车间向企管部请求基建改造等。只有下级机关向上级请求批准时才能使用“请示”行文；如各部门（车间）向公司（一般交办公室）或分管领导请求解决问题。原则上有“请求函”，必有“复函”。、批准函：用于批准有关机关的请求事项。、商洽函：旨在对方机关商洽有关事情,请求予以协助解决某个问题、询问函：即向对方询问了解有关事项，上下级机关、平行机关、无隶属关系的机关之间都可以使用。、答复函：答复对方询问和商洽之事。、告知函：向对方告知有关事项，以求得对方的协助配合。 二