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企业科技事业单位档号设置及文书档案条目录入 一 档号设置 依据：《档号编制规则》（DA/T13-1994　1995-06-12） 1 术语 1.1 档号：档案馆（室）在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码。档号是存取档案的标记，并具有统计监督作用。 1.1 全宗号：档案馆（室）给定每个全宗的代码。 1.3 案卷目录号：全宗内案卷所属目录的代码。 1.4 类别号：馆（室）藏档案类别的代码。 1 术语 1.5 项目号：产品、工程、课题、设备等档案的代字或代号。 1.6 案卷号：案卷排列的顺序号。 1.7 文件号：案卷内文件的顺序号 1.8 页（张）号码：案卷内文件每页（张）的顺序号。 1.9 代码：一个或一组有序的、易于计算机和人识别与处理的数字、字母、汉字及其它符号。 2 档号编制原则 2.1 唯一性原则：档案馆（室）内档号应指代单一。不同编号对象应赋予不同代码，一个代码只表示一个编号对象。 2.1 合理性原则：档号结构必须与馆藏档案的整理分类体系相适应。 2.2 稳定性原则：档号一经确定，一般不应随意改变。 2.4 扩充性原则：档号必须留有适当的递增容量，以便适应不断扩充档案的需要。 2.5 简单性原则：档号力求简短明了，以便减少代码差错，节省存贮空间，提高处理效率。 3 各种门类档号格式 　管理性文件材料（件装）：全宗号—年度.类别号—件号， 如：Grt-2009.0—0001格瑞投资有限公司2009年党群工作类第1件； 管理行文件材料（卷装）：全宗号—目录号.类别号—案卷号，如grt—1.0—0001—001格瑞投资有限公司第1号目录党群工作类第1卷。大类下可根据实际需要增设下级类目。 3 各种门类档号格式 科技档案（卷装）：全宗号—类别号—案卷号, 如：grt—5.1—0001—001格瑞投资基建类*项目第一卷。 会计档案（卷装）：全宗号-类别号-案卷号， 如：grt—6.1—0001—001格瑞投资会计业务类永久第一卷。 3 各种门类档号格式 实物档案：全宗号-类别号-件号，位数3-1-4，030-T-0001 照片档案：全宗号－分类号－张号，或全宗号-保管期限-张号。 档号中左边为上位代码，右边为下位代码，连写时上、下位代码之间用“—”（短横）相隔，上下级类目之间用“.”相隔。 4 档号的编制方法 4.1 全宗号的编制：全宗号是档案馆给立档单位编制的代号，一个单位所有档案都是这一全宗号。全宗号统一用3位阿拉伯数字表示。 4.2 类别号的编制：类别号是由汉字、汉语拼音字母或阿拉伯数字组成的代码标识。不同级位的类别之间可用间隔符“ · ”分开。不产生误解时，省略间隔符。类别号一般不应超过三级。在一个全宗内，不应有重复的类别号。 4 档号的编制方法 4.3 目录号的编制：案卷目录号应根据全宗内档案整理状况设置。可按不同时间，不同组织机构，不同保管期限，不同专题或不同载体形态设置案卷目录号。用3位阿拉伯数字标识。 每一案卷目录内案卷数量超过1000时，一般应另立案卷目录，并另编案卷目录号。 在一个全宗内不应有重复的案卷目录号。 4 档号的编制方法 4.4 案卷号的编制：案卷号用3位阿拉伯数字标识。目录内的案卷按排列次序流水编号，不应有空号。每一案卷目录内的全部案卷只应编一个流水顺序号。 4.5 件号的编制方法：件号用4位阿拉伯数字标识。不装订的案卷，卷内文件必须以“件”为单位装订编号。 二 条目录入 依据： 《档案著录规则》( DA / T18-1999 )； 《重庆市涪陵区文书档案条目录入细则》（涪档发〔1006〕39号）； 重庆市统一推广的“科怡文档一体化管理系统”软件的操作要求。 1 有关概念 1.1档案著录：在编制档案目录时，对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。 1.2档案条目：又称款目，档案著录的结果，是反映单份文件或案卷内容和形式特征的著录项目的组合。 1 有关概念 1.3档案条目录入：按照一定的格式和规则将档案条目录入到档案管理软件的过程。它是建立档案目录数据库，以供计算机进行检索、统计等项工作的基础工作。 1.4 录入项目：根据《档案著录规则》的规定,档号各组成项目、归档年度、保管期限、题名、责任者、文件形成时间、文号、页数等为必录项目。其余项目各单位可自行决定是否录入。 1 有关概念 1.5条目种类：按不同的著录对象，分为案卷级和文件级两种条目。案卷级条目以卷（册、袋、盒）为录入对象进行录入。文件级条目以单份文件为录入对象进行录入。 按传统案卷整理方式整理的档案，既要录入案卷级条目，也要录入文件级条目。按《归档文件整理规则》整理即按“件”整理的档案，只需录入文件级条目。 2 科怡软件的初始设置 2.1 全宗设置：在科怡软件的“