学院办公室工作要求.docVIP

唐山工业职业技术学院办公室工作标准 为进一步促进学院国家高职骨干院建设，提高学院办学水平，充分发挥办公室的职能作用，严格履行办公室各类人员岗位责任制，提高办事效率，强化工作质量，进一步增强服务能力和服务水平，使办公室的工作朝制度化、科学化、规范化和程序化方向发展。特制定本室工作规范。 一、每日工作准备及办事要求1、办公室工作人员必须遵守学院规定的作息时间，按时上下班。 出差、病、事假需按学院规定履行请假手续。2、上午上班要提前到达办公室，搞好卫生，整理好办公室，在规 定的上班时间开始工作。3、上班后要明确当日个人工作事项及分工，核查院领导当日的事 务安排表，做好有关准备工作，征询、了解院领导和办公室领导当日 的其他工作安排、交办任务。4、保持办公室的工作秩序，认真、迅速、高效、有序地进行工作。 5、节约资源，不得浪费水、电、纸张及其他办公资源。 6、下班后及时清理个人物品，关闭电脑、打印机、复印机等办公工具电源，检查门窗是否关紧。 二、文秘岗位工作规范 文秘工作的基本要求是准确、及时、保密。 （一）行文规范 1、拟搞。文秘人员必须根据领导交待或会议决定进行文件的起草工作，并按规定的格式和体类行文。学院规划、工作报告、院长工作报告、学院党政工作要点等重要文件的起草，文秘人员必须认真领会行文目的、意图，列出提纲。经有关领导同意后，方能动笔。初稿完成以后，文秘人员须反复修改，要求语言表达准确，文字简练通顺，标点符号正确，书写整洁清楚。 2、收稿。文秘人员收到各部门拟稿，以学院名义印发的各类文件时，要认真核对文种、公文格式、语言表述是否准确，确定无误后送各级领导批阅。 3、核稿。经反复修改后的文稿经初审后，送办公室主任审核。 4、签发。经核稿后的文稿，送有关院领导阅后定稿、签发。签发人对文件负责，署全名，注明年、月、日。 5、编号、院对、成文。经领导签发的文件，由办公室指定的秘书负责编号，仔细院对，形成正式文件。 6、加盖印章。院内发文做好打印、盖章、存档工作。发往学院以外的文件，由文秘人员认真院对后，印制成文，加盖院章。 7、分发。文件成文后，文秘人员要严格按发文范围进行分发。以学院名义上报下发的文件，要履行分发文的登记手续。定密文件要以机要件寄发。 8、归档。电子文件办理结束后直接归档。纸质文件加盖印章后与原稿一并存档，并及时向档案室办理移交手续。 （二）收文程序 1、机要文件的签收处理 机要件原则上由机要秘书负责签收，办公室其他人员受机要秘书之托，也可签收。接受机要文件时，在认真核对件数及号码后，方可签收。 机要秘书对接收的机要文件要立即启封，并进行登记、编号、分类，送交办公室主任拟办。 机要秘书根据办公室主任拟办意见，将机要件呈院领导传阅。传阅过程中，要认真做好文件的提示、收回工作，加速文件的传阅速度。 需转有关部门办理或传阅的文件，机要秘书要按照院领导批示分发，严格按照文件办理时限，确保办结，急件急办。 2、院内各单位发文的签收处理 秘书岗位人员要将院内各单位发文送办公室主任批阅，需送院领导的文件，及时送交院领导阅示。 3、院外来件的处理 凡是上级机关或外单位寄给办公室的文件材料及信函等，由办公室机要秘书负责拆封、登记、处理。 对上级及外单位寄来的一些有参考价值的文件材料，及时送交有关领导参阅。 对上级机关的来电，要认真详细地做好记录，及时送办公室主任和有关领导阅示，并将承办结果向有关领导汇报。 （三）来信来访处理 1、对院内外的群众来信，要以认真负责的态度进行处理。对询问事宜、反映问题的来信，要做好登记，及时处理。要求函复以及回话的，要在规定日期内予以答复。 2、办公室人员要热情接待每一位来访者，要抽出时间进行必要的交谈，需要有关部门协助处理的，应会同有关部门一道处理，使来访者满意。 三、学院印章使用程序 1、学院印鉴包括学院行政印章，钢印，院领导签名章，法人证书，组织机构证书、学院介绍信。 2、使用部门需填写《唐山工业职业技术学院公章使用审批表》，由部门、分管领导、院长批准后启用印鉴。 3、分管院领导、院长不在时，可通过电话、短信等方式请示，或由院领导授权办公室主任批准。 4、出示法人证书，组织机构证书复印件时，需在复印件上注明事由，并加盖公章。  四、公务接待工作规范 负责接待来院视察、检查、联系与办理有关工作和参观访问的领导和来宾。 1、要了解清楚领导、来宾的职务、级别、性别、人数、抵达日期和乘车、船、飞机的班次、联系方式等事项。 2、按学院有关规定确定接待规格，确定来宾住所，安排接送车辆和人员。 3、主动向来宾了解来访