文件管理制度(道路运输企业).doc

文件管理制度 1.目的 为规范公司文件的类别、编号规定、编写、评审、审批、发放、修订、作废管理，加强文件的系统性、协调性、合规性、适用性、唯一性，确保公司及所属分子公司、处室获得适用的有效版本，防止作废文件和资料的非预期使用，特制定本制度。 2.适用范围 本制度适用于公司内部文件以及外部文件（包括临时文件）的管理。 3.引用文件 《企业安全生产标准化基本规范》（AQ/T 9006-2010） 《道路旅客运输企业安全生产达标考评指标》 公司《公文管理办法》 4.术语和定义 4.1文件 document 信息及其承载媒体。 示例：记录、规范、程序文件、图样、报告、标准。 注1：媒体可以是纸张、磁盘、计算机软盘或光盘、照片或标准样品、或它们的组合。 注2：一组文件，如若干个规范和记录，通常被称为“documentation”。 注3：某些要求（如易读的要求）与所有类型的文件有关，然而对规范（如修订受控的要求）和记录（如可检索的要求）可以有不同的要求。 4.2相关方 interested party 与企业的安全绩效相关联或受其影响的团体或个人。 5.职责 5.1办公室 a)负责确定内、外部文件的管理要求。 b)负责标准化审查、编号及登记、发放文件。 c）负责安全生产有关的外来及临时文件的管理和控制。 5.2 其它各职能部门 a)负责编制及审核主管工作所需的文件。 b)参与会审相关文件。 5.3安全分管领导 a)负责审定（或批准）分管部门编制的文件。 b)参与会审相关文件。 c)参与审核安全管理手册。 d)负责批准公司安全操作规程。 5.4总经理 a)负责批准公司公文、安全管理手册及公司管理制度/办法、应急预案。 6.管理要求 6.1文件分类 a）安全方针和目标：规定公司安全管理体系的宗旨、方向以及安全管理体系应达到的目的。 b）安全管理手册：向公司内外部提供关于安全管理工作整体概括描述的纲领性文件，集中表述了公司安全管理体系过程和要素的顺序及其相互关系，展示了公司安全管理能力和对相关方的要求。 c）管理制度/办法（与安全相关）等：对安全管理手册的细化，规定如何一致地完成主要安全管理工作，确保标准化管理的文件。 d）安全管理职责：对公司各职能部门、各分子公司、各岗位的安全职责的规定，集中表达了公司岗位“安全生产责任制”，是落实“一岗双责”的具体表述。 e）应急预案：规定公司应对各种紧急情况的应急方法的文件。 f）安全操作规程：规定如何一致地完成各项现场作业活动，确保标准化作业的文件。 g）外部文件：与安全生产有关的国家、各级政府、上级部门、行业主管部门的法律法规、标准、指南。 h）临时文件：与安全生产有关的国家、各级政府、上级部门、行业主管部门、集团内部阶段性工作与要求的文件。 i）记录表格：规定填写内容的格式文件，一般随文件同时发布。 6.2文件编制总要求 6.2.1各类文件所规定的条款应明确而无歧义，并且在其范围所规定的界限内按需要力求完整、清楚、准确、相互协调，能被未参加文件编制的相关人员所理解。 6.2.2各类文件充分考虑与现行相关法律、法规、规章及相关标准，特别是强制性标准的协调性，并考虑最新管理水平，能达到控制风险的目的。 6.2.3在各层级文件内，文件的结构、文体和术语应保持一致，同类文件的结构及其章、条的编号应尽可能相同，类似的条款应使用类似的措辞来表达，相同的条款应使用相同的措辞来表达。 6.2.4在各层级文件内，某一给定概念应使用相同的术语。对于已定义的概念应避免使用同义词，每个选用的术语应尽可能只有唯一的含义。 6.2.5文件的内容应便于实施，并易被其他文件引用。 6.2.6为了保证文件的及时发布，在制定文件时，应遵守文件制定程序。在起草文件前，应确定预计的结构和内在关系，尤其应考虑内容的划分。 6.3文件编号规则 序号 文件类别 代码 备注 安全管理手册 公司简称/AQSC-年代号 管理程序 公司简称/AQCX 序号-年代号 应急预案 公司简称/GSYA 序号-年代号 安全操作规程 公司简称/GSGC 序号-年代号 安全工作职责 公司简称/AQZZ 序号-年代号 记录表格 公司简称/相关文件代码 JL序号版本号（如：A、B、C……） 例：重庆市汽车运输集团垫江运输有限责任公司（简称YYDJ）的文件编号： 安全管理手册：DJ/AQSC-2013； 文件管理制度：DJ/GSZD 01-2013； 突发事件综合应急预案：DJ/GSYA 01-2013； 汽车驾驶员安全操作规程：DJ/GSGC 01-2013； 安全工作例会制度中的安全会议记录：DJ/GSZD03 JL01A。 6.4文件编制、评审、审批、发布 6.4.1文件编制 6.4.1.1各部门根据管理需要按照本文