文件控制程序已完成.doc

程 序 文 件 编制/日期: 审核/日期: 核准/日期： 发放范围 总经理 财务 生产 业务 仓管 品管 采购 1、目的2、适用范围： 适用于企业内部管理体系有关的文件与资料的控制。 3、职责： 3.1文控：负责企业所有管理体系文件的发放和管理； 3.2各部门：负责自己部门所使用文件和资料的管理。 4、工作程序： 流程图 职责部门 相关表单 NG 制订/修改 报废 相关部门 上级领导 总 经 理 管理者代表 文控负责人 文控负责人 文件修改一览表 《修改报废申请表》 《受控文件一览表》 《发放/回收记录表》 《表格记录一览表》 5、文件和资料的分类及编号： 5.1.文件的资料分为如下几类： 5.1.1第一层文件：质量手册：阐明本企业质量管理体系如何满足ISO标准要求； 员工手册：阐明本企业人力资源管理体系； 安全手册：阐明本企业安全文明生产管理； 5.1.2第二层文件：程序文件：规定完成某项活动的途径(何人、何时、在什么地方、做什么事)。 5.1.3第三层文件：相关文件/作业指导书、控制卡、规章制度等：说明如何做。 5.1.4第四层文件：记录表单：用以收集、传递资讯、控制作业流程或证明过程已符合要求。 5.2.文件和资料编号： 5.2.1第一层文件编号： AKRQQ/HR/AQ--□□□ 顺序号 企业质量手册代号 5.2.2第二层文件编号： AKRCX-□□□ 顺序号 企业程序文件代号 5.2.3第三层文件编号： AKRSOP□□-□□□ 顺序号 部门代号（部门拼音缩写前2位） 行政-XZ 生产-SC 品管-PG 业务-YW 财务部-CW总经理-ZG 仓库-CK 采购-CG 作业文件代号 5.2.4第四层文件编号： AKRBD□□-□□□--□□ 顺序号 5.3.文件分为受控文件和非受控文件，受控文件的目录由文控提出，管理者代表批准, 受控文件分发时加盖“受控文件”印章，非受控文件不盖“受控文件”印章。 6、文件编写要求： 6.1.1第一层文件和第二层文件由管理者代表组织编写； 6.1.2第三层文件由各相关部门组织编写； 6.1.3第四层文件表单由各相关部门根据第一、二、三层文件需要提出； 6.1.4文件的编制要有依据，体现实用、规范、正确、有效性。 7、文件的批准： 7.1.1第一层文件、第二层文件由总经理批准。 7.1.2第三层文件由各相关部门编写，管理者代表批准。 7.1.3第四层文件连同第三级文件一同审批。 8、文件的发放与回收： 8.1.1文件制订、修订后由人事行政部文控对文件进行编号、版本、版次规定，并核准无误后，确定发放范围，登录于《受控文件一览表》上； 8.1.2受控文件的发放范围： 第一层文件、第二层文件：总经理、管理者代表、质量管理体系组织架构图中相关部门； 第三、四层文件：相关使用部门； 8.1.3受控文件由人事行政部文控统一复印所需的份数后，第一层、第二层文件在文件封面及文件每页显著位置加盖红色“受控文件”章，第三层文件于每页显著位置加盖红色“受控文件”章后发行，发行日期即为生效日期，并请接收单位在《文件发放与回收记录表》上签收，若为修订或废止文件需收回旧版文件，文件回收时应注意数量，并记录于《文件发放与回收记录表》上。若受控文件遗失，应注明原因并通知各部门以防止误用； 8.1.4文件发放后，回收的旧版文件，除了因知识经验保留外，文件管理员应予以及时销毁，保留的旧版原件正面加盖红色“作废文件”印章，予以识别； 8.1.5文件管理员应及时准确地制订识别文件现行状态的《受控文件一览表》，保持其最新版本； 8.1.6文件的分发号：文件发放到各使用人时应有一个相应的分发序号,表明文件的使用归属，一般分发 号用流水号，例：01，02，03等（见《文件发放