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适时采购管理——实现适时存货管理的龙头 一、存货管理的重要性 大多数企业的年度财务报告中，资产负债表中数额最大的流动资产项目都是存货。虽然存货是作为一项资产列示在资产负债表上的，但是大量存货的存在不仅占用大量资金、耗费资金成本。而且仓库中的存货还存在过时、毁损、被盗等风险；另外，其仓储成本也是不容忽视的。一个企业的存货库存量过多，就会因为其相关成本而侵蚀公司的毛利。许多企业的失败都是由于在存货上的投资过多，存货周转太慢，使得过量的营运资本需求导致了现金短缺，企业陷入财务危机的境地。因此加强存货管理、降低库存成本十分重要。 存货是采购、生产与销售的纽带，对存货的管理与企业的整个业务流程都有密切关系，一般来说企业的存货大部分集中在原材料上，产成品所占份额相对较少。从这个角度来看，加强原材料或零部件的采购环节的管理对控制存货的资金占用量有着决定性的意义。 二、三种存货采购模式研究 按照订购时点和订购数量的不同确定方法，可以将存货的采购分成三种类型：定量订货采购、定期订货采购和适时采购。定量订货采购和定期订货采购是传统生产方式下的两种采购模式，而适时采购则是适时生产（JIT）方式下的产物。 （一）两种传统的订货模式 定量定货采购模式和定期定货采购模式是目前有一定管理水平的企业所普遍采用的采购模式。 两者的区别主要在于：定量订货模式是“事件驱动”，而定期订货模式是“时间驱动”。也就是说，定量订货模式指当库存量达到规定的再订货水平的事件发生后，就进行订货，这种事件有可能随时发生，主要取决于对该物资的需求情况。相对而言，定期订货模式只限于在预定时期期末进行订货，是由时间来驱动的。 运用定量订货模式时（当库存量到达规定的再订货点R时，就进行订货），必须连续监控剩余库存量。因此，定量订货模式是一种永续盘存系统。它要求存货每次出库和入库时，都必须刷新存货明细记录以确认是否达到再订购点。而定期订货模式中，只需要定期对库存进行盘点，以确定盘点时的库存量是否达到再订购点。 在手工收集与处理信息的环境下，部分企业可能由于永续盘存制所需工作量太大而只能采用定期订货模式，而计算机在企业业务管理中的运用使得企业能对存货现存量能进行及时准确的掌握，因此，定量订货模式在很大程度上取代了定期订货模式。当然在一些经营特殊业务的单位，如经营鲜活产品的商业企业，因为没法保证账实相符，所以可能还在使用定期订货模式。 （二）适时采购订货模式 随着经济的发展，市场需求也在不断的变化，企业的存亡、兴旺与其是否能满足市场需求有着非常密切的关系。就目前来说，人的观念由“同化欲望”逐渐转变为“差别化欲望”，也就是说市场需求日益呈现出“个性化”态势。适时生产系统（JIT）就是是应这种市场需求的变化而产生的。传统的生产方式是大批量生产以满足突发性常规订货的需求，而个性化的需求要求企业根据市场需要进行小批量的生产，这种生产方式使得生产计划短期化，工艺过程和产品构成也必须适时进行调整，相应这种生产方式对原材料和外购零部件的要求的变化也比较频繁，需要根据生产进行适时采购。 适时采购实质上是一种生产控制拉动的采购形式，适时存货系统的核心哲学是仓库中的存货都不是必须持有的，应该消除或尽量减少，以接近近似的零库存。在这种思想指导下就必须根据生产需要来及时、快速、保质保量地进行适时采购，相应订购时点、订购数量以及供应商的选择相对前两种采购模式而言也必须有所改变。这种采购模式和定量订货采购模式一样属于“事件驱动”模式，只是触发事件较后者有所变化：安排生产事件发生后，就产生订货的需求，根据及时发出采购订单，进行货物的采购。 三、适时采购模式的流程分析 （一）流程图 流程图附于本文最末页。 （二）适时采购流程描述 1．生产部门根据市场需求编制生产计划； 2．采购计划部门根据生产计划和产品结构图，编制相关物料需求计划，根据特殊需要编制独立物料需求计划； 3．采购计划部门将相关物料需求计划和独立物料需求计划合并成物料需求计划； 4．采购计划部门根据物料需求计划和存货明细账中存货的现存量，编制采购计划； 5．采购部门根据供应商文件中对供应商所提供价格和产品质量的记录选择供应商，将一张采购计划细分几张采购订单或将几张采购计划合并为几张采购订单。 6．采购人员根据采购订单进行货物采购，货物入库，仓库部门开具采购入库单，财务部门（采购部门）获取来自供应商的采购发票； 7．根据采购入库单记存货明细账，根据采购发票记采购明细账。 至此，有关适时采购的业务流程基本解决，随后，有关部门的人员可以根据各种单据进行账务处理。 这种采购模式下，在某个生产周期开工时，库存量达到最大，随着生产的进行，库存逐渐减少，到生产周期结束时，库存量减至零。这也就意味着企业只有在某个生产周期内才有相关存货，企业存货的种类和占用资金的多少完全取决于