华夏文档操作指南.docVIP

目 录 第一章 系统简介 …………………. 2 第二章 文件管理系统 …………………. 5 第三章 档案管理系统 …………………. 8 第四章 文档改革系统 …………………. 15 第五章 系统控制面板 …………………. 20 华夏文档用户注册的操作 …………………. 26 《华夏文档一体化管理系统》是面向各级档案馆(室)、机关、企事业单位而开发的文件档案管理一体化软件。它具有主要用于处理办公室和档案室的文件日常管理、查询、借阅、和立卷归档，以及档案、文件进行系统管理与信息开发等。 第 一 章:系统简介 §1.1系统基本配置 1.硬 件： 586或以上处理器的计算机 鼠标控制器、彩色(VGA)显示器 50M或以上硬盘剩余空间 32M或以上内存 2.操作平台： 中文Windows95/98、 Windows 2000/XP、Windows NT等，或以上各类英文版加中文平台支持 3.开发语言: BorLand Delphi 6.0 4.数 据 库: 单机版 Microsoft Access 网络版 Microsoft SQL Servrer 7.0 §1.2系统安装操作 （ 序列号：111 ） (1)启动WINDOWS 系统； (2)将光盘放入光驱，自动执行安装程序； (3)输入姓名、公司名称、和序列号后，按提示按 “下一步”继续安装； (4)提示选择“是否阅读READ文件”或“安装数据引擎”，按“结束”完成安装程序。 §1.3 工作流程图 工 作 流 程 图 说明： 模式1：按照实际日常工作，办公室完成办文流程后，明年初文件移交档案室，分类立档归卷，以备查询； 模式2：档案升级达标是要求在一时期内将本单位以前所有档案分类整理，工作较繁多，华夏文档管理提供快捷途径，处理文件档案录入较多难题。达标之后，用户可以转回日常工作文档管理模式。 §1.4系统组成 在WINDOWS桌面中双击 “华夏文档管理系统XP” 图标（或开始---程序---华夏文档管理系统XP），进入到华夏文档管理器主窗口（如图1-1） （图1-1） 1、文件管理系统 现时文件、归卷文件、销毁文件的日常管理，如登记、修改(删除)、查询、借阅、正文录入、汇总、打印等； 2、档案管理系统 各门类案卷、卷内目录文件的日常管理，如案卷著录、卷内目录登记、文件归卷、查询、借阅、汇总、打印等； 3、文档改革系统 文档改革系统是指文书档案的归档办法改革，其他种类档案还是按传统办法做，以随办随归档（即文件传阅后即时归档）和一文一件为思路，文件（包括收文和发文）按照年份归类，每年再按永久、长期、短期三条流水线归档，直接用文件盒保存，每年底分别打印永久、长期、短期的归档文件目录，放在文件盒首页；文件多的单位还可以在期限下再按机构或问题细分； 3、文档编辑系统 可编辑各类文件的原文内容； 4、报表生成系统 设计生成各种类型的文件、档案的报表格式，如收（发）文登记表、呈批表、案卷目录、卷内目录、封面等； 5、系统控制面板 设置各种系统参数，如文件（档案）种类、文件分类、录入界面、部门人员、用户管理、权限管理、系统参数、数据备份、数据恢复、系统升级、初始化、系统注册、帮助文件等； 说明： 当用户选择系统中的任意模块进入系统时，例如在文件管理系统模块中，想要进入档案管理系统时，用户无需退出文件管理系统模块，就可切换到档案管理系统模块。 操作： 把鼠标移到WINDWS的底部工具栏，点击“华夏文档管理系统2000”栏目，系统把窗口展开，再选择对应模块。 系统工作日期的设定，将影响到进入系统后录入数据的日期 但不影响WINDOWS 98系统的日期； 把鼠标移动到任一模块上，单击左键，窗口会出使用权属于的单位名称（可进入“系统控制面板”修改单位名称），因系统启动需时间，请稍候片刻，注意不要再单击或双击左键； 第二章 文件管理系统 §2.1进入文件管理系统 (1)单击主界面的“文件管理系统”；（见图1-1） (2)在“用户姓名”中选择“系统管理员”，再输入密码（刚安装完后，密码为空，不用输入）； (3)点击“确定”按钮。进入“文件管理系统”主窗口（见图2-1） （图2-1） §2.2登记新文件 操作步骤 (1)在主窗口中，单击选择目录树中对应的文种，如收文、发